Cara Buat Google Form: Panduan Lengkap Membuat Formulir Online dengan Mudah

Liputan6.com, Jakarta Google Forms merupakan layanan formulir online gratis dari Google yang memudahkan pengguna untuk membuat berbagai jenis formulir digital seperti survei, kuesioner, absensi, pendaftaran acara, dan banyak lagi. Dengan Google Forms, Anda dapat mengumpulkan informasi dari banyak orang secara efisien tanpa perlu mencetak dan membagikan kertas. Artikel ini akan membahas secara lengkap cara membuat dan menggunakan Google Forms untuk berbagai keperluan.

Google Forms adalah aplikasi pembuatan formulir online yang disediakan secara gratis oleh Google. Beberapa keunggulan utama Google Forms meliputi:

• Gratis dan mudah digunakan tanpa perlu menginstal software tambahan
• Dapat diakses dari berbagai perangkat (komputer, smartphone, tablet)
• Menyediakan berbagai jenis pertanyaan (pilihan ganda, isian singkat, skala linier, dll)
• Hasil survei otomatis tersimpan dalam spreadsheet untuk analisis lebih lanjut
• Dapat disesuaikan tampilannya dengan berbagai tema dan desain
• Mudah dibagikan melalui link, email, atau media sosial
• Memiliki fitur logika pertanyaan untuk membuat alur formulir yang dinamis

Dengan berbagai fitur tersebut, Google Forms menjadi solusi praktis untuk membuat formulir digital bagi individu, organisasi, maupun perusahaan. Mari kita bahas langkah-langkah detailnya.

Berikut adalah panduan lengkap membuat Google Forms menggunakan komputer:

1. Buka Google Forms

Ada beberapa cara untuk mengakses Google Forms:

• Buka browser dan kunjungi forms.google.com
• Atau buka Gmail, klik ikon Google Apps di pojok kanan atas, lalu pilih Google Forms
• Bisa juga melalui Google Drive, klik New > More > Google Forms

2. Pilih Template atau Buat Form Kosong

Setelah masuk ke Google Forms, Anda akan melihat beberapa pilihan template atau opsi untuk membuat form kosong. Untuk pemula, disarankan memilih "Blank" atau form kosong agar bisa menyesuaikan sepenuhnya.

3. Beri Judul dan Deskripsi Form

Langkah pertama adalah memberi judul form pada kolom "Untitled form". Tambahkan juga deskripsi singkat di bawahnya jika diperlukan untuk menjelaskan tujuan formulir.

4. Tambahkan Pertanyaan

Klik tombol "+" di sidebar kanan untuk menambahkan pertanyaan baru. Ada beberapa jenis pertanyaan yang bisa dipilih:

• Short answer: untuk jawaban singkat berupa teks
• Paragraph: untuk jawaban panjang berupa paragraf
• Multiple choice: pilihan ganda dengan satu jawaban
• Checkboxes: kotak centang untuk memilih beberapa jawaban
• Dropdown: pilihan dalam bentuk dropdown
• Linear scale: skala linear (misalnya 1-5)
• Multiple choice grid: tabel pilihan ganda
• Date: untuk memilih tanggal
• Time: untuk memilih waktu

5. Sesuaikan Pengaturan Pertanyaan

Untuk setiap pertanyaan, Anda bisa menyesuaikan beberapa pengaturan:

• Ubah jenis pertanyaan dengan mengklik dropdown di samping pertanyaan
• Centang "Required" jika pertanyaan wajib dijawab
• Klik titik tiga untuk opsi lanjutan seperti deskripsi, validasi, atau shuffle
• Gunakan tombol duplikat untuk menyalin pertanyaan
• Hapus pertanyaan dengan ikon tempat sampah

6. Atur Tampilan dan Tema

Klik ikon palet warna di atas untuk mengubah tema formulir. Anda bisa memilih warna, font, dan menambahkan gambar header untuk mempercantik tampilan.

7. Atur Pengaturan Form

Klik ikon roda gigi untuk mengakses pengaturan form. Di sini Anda bisa mengatur:

• Collect email addresses: untuk mengumpulkan alamat email responden
• Limit to 1 response: agar satu orang hanya bisa mengisi sekali
• Edit after submit: izinkan responden mengedit jawaban setelah submit
• See summary charts and text responses: tampilkan ringkasan hasil ke responden

8. Preview Form

Klik ikon mata di atas untuk melihat pratinjau formulir. Pastikan semua pertanyaan dan pengaturan sudah sesuai keinginan.

9. Bagikan Form

Klik tombol "Send" di pojok kanan atas untuk membagikan formulir. Ada beberapa opsi:

• Via email: kirim langsung ke alamat email
• Get link: dapatkan link untuk dibagikan
• Embed HTML: untuk menyematkan form di website
• Social media: bagikan ke media sosial

Membuat Google Forms melalui perangkat mobile seperti smartphone atau tablet juga sangat mudah. Berikut langkah-langkahnya:

1. Buka Aplikasi Google Forms

Jika belum terinstal, download aplikasi Google Forms dari Play Store (Android) atau App Store (iOS). Buka aplikasi dan login dengan akun Google Anda.

2. Buat Form Baru

Tap ikon "+" di pojok kanan bawah untuk membuat form baru. Pilih template atau mulai dari form kosong.

3. Edit Judul dan Deskripsi

Ketuk area judul untuk mengedit judul form. Tambahkan deskripsi jika diperlukan.

4. Tambah Pertanyaan

Tap tombol "+" untuk menambah pertanyaan baru. Pilih jenis pertanyaan yang diinginkan dari menu yang muncul.

5. Atur Pertanyaan

Untuk setiap pertanyaan, Anda bisa:

• Ketuk judul untuk mengedit teks pertanyaan
• Tap ikon di samping pertanyaan untuk mengubah jenis
• Gunakan toggle "Required" untuk mewajibkan jawaban
• Tap titik tiga untuk opsi lanjutan

6. Sesuaikan Tampilan

Tap ikon palet warna di atas untuk mengubah tema dan warna form.

7. Atur Pengaturan

Tap ikon roda gigi untuk mengakses pengaturan form seperti batasan respons, notifikasi email, dll.

8. Preview dan Bagikan

Gunakan ikon mata untuk melihat pratinjau. Jika sudah siap, tap ikon "Send" untuk membagikan form via email, link, atau media sosial.

Agar formulir Anda mendapatkan respons optimal, perhatikan tips berikut:

1. Tentukan Tujuan dengan Jelas

Sebelum membuat form, tentukan tujuan spesifik yang ingin dicapai. Apakah untuk survei kepuasan pelanggan, pendaftaran acara, atau pengumpulan data lainnya? Tujuan yang jelas akan membantu Anda merancang pertanyaan yang tepat.

2. Buat Pertanyaan yang Singkat dan Jelas

Hindari pertanyaan yang terlalu panjang atau ambigu. Gunakan bahasa yang sederhana dan mudah dipahami oleh target responden Anda.

3. Gunakan Berbagai Jenis Pertanyaan

Manfaatkan berbagai tipe pertanyaan yang disediakan Google Forms untuk membuat survei lebih menarik dan informatif. Variasikan antara pilihan ganda, skala, dan pertanyaan terbuka.

4. Kelompokkan Pertanyaan Terkait

Gunakan fitur "Section" untuk mengelompokkan pertanyaan-pertanyaan yang berhubungan. Ini akan membuat form lebih terstruktur dan mudah diisi.

5. Manfaatkan Logika Percabangan

Gunakan fitur "Skip logic" atau "Branching" untuk membuat alur pertanyaan yang dinamis berdasarkan jawaban sebelumnya. Ini membuat pengalaman mengisi form lebih personal dan efisien.

6. Uji Coba Sebelum Disebarkan

Selalu lakukan uji coba terlebih dahulu sebelum menyebarkan form. Minta beberapa orang untuk mengisi dan berikan feedback tentang kejelasan pertanyaan dan kemudahan pengisian.

7. Optimalkan untuk Mobile

Pastikan form Anda mudah diisi melalui perangkat mobile. Hindari pertanyaan yang terlalu panjang atau kompleks yang sulit dilihat di layar kecil.

8. Tambahkan Elemen Visual

Gunakan gambar, logo, atau video untuk membuat form lebih menarik secara visual. Namun jangan berlebihan agar tidak mengganggu fokus responden.

9. Berikan Estimasi Waktu Pengisian

Jika form Anda cukup panjang, berikan informasi di awal tentang perkiraan waktu yang dibutuhkan untuk mengisi. Ini membantu responden mempersiapkan diri.

10. Ucapkan Terima Kasih

Jangan lupa untuk menambahkan pesan terima kasih di akhir form. Ini menunjukkan apresiasi Anda atas waktu dan partisipasi responden.

Setelah formulir disebarkan dan mendapatkan respons, langkah selanjutnya adalah menganalisis hasilnya. Google Forms menyediakan beberapa cara untuk melihat dan mengolah data yang terkumpul:

1. Lihat Ringkasan Otomatis

Google Forms secara otomatis membuat visualisasi data dalam bentuk grafik dan diagram. Untuk melihatnya:

• Buka form Anda dan klik tab "Responses"
• Di sini Anda akan melihat ringkasan jumlah responden dan grafik untuk setiap pertanyaan
• Gunakan dropdown di atas untuk melihat respons individual atau ringkasan

2. Analisis Mendalam dengan Google Sheets

Untuk analisis lebih lanjut, Anda bisa mengekspor data ke Google Sheets:

• Di tab "Responses", klik ikon Google Sheets
• Pilih untuk membuat spreadsheet baru atau menambahkan ke yang sudah ada
• Di Sheets, Anda bisa menggunakan berbagai fungsi dan formula untuk mengolah data

3. Gunakan Add-ons untuk Analisis Lanjutan

Ada beberapa add-on Google Forms yang bisa membantu analisis lebih mendalam:

• Form Publisher: untuk membuat dokumen atau sertifikat otomatis dari respons
• Advanced Summary: memberikan insight tambahan dari data Anda
• Form Notifications: kirim notifikasi ketika ada respons baru

4. Ekspor Data ke Format Lain

Jika perlu, Anda bisa mengekspor data ke format lain seperti CSV atau PDF:

• Di tab "Responses", klik titik tiga di pojok kanan atas
• Pilih "Download responses" dan pilih format yang diinginkan

5. Buat Laporan Kustom

Untuk presentasi atau laporan, Anda bisa membuat visualisasi kustom:

• Salin data dari Sheets ke aplikasi seperti Google Data Studio
• Buat dashboard interaktif untuk menampilkan hasil survei

Google Forms sangat fleksibel dan dapat digunakan untuk berbagai tujuan. Berikut beberapa contoh penggunaan Google Forms dalam berbagai bidang:

1. Pendidikan

• Kuis online untuk siswa
• Formulir pendaftaran kursus atau seminar
• Survei kepuasan siswa terhadap pengajaran
• Pengumpulan tugas atau proyek
• Evaluasi performa guru oleh siswa

2. Bisnis dan Pemasaran

• Survei kepuasan pelanggan
• Riset pasar untuk produk baru
• Pengumpulan feedback karyawan
• Pendaftaran webinar atau event
• Formulir pemesanan produk

3. Organisasi dan Komunitas

• Pendaftaran anggota baru
• Voting untuk pemilihan pengurus
• Pengumpulan ide atau saran dari anggota
• RSVP untuk acara komunitas
• Survei kebutuhan anggota

4. Penelitian Akademis

• Kuesioner untuk pengumpulan data penelitian
• Formulir persetujuan partisipan penelitian
• Survei longitudinal dengan beberapa tahap
• Pengumpulan data demografi responden

5. Manajemen Acara

• Pendaftaran peserta konferensi atau seminar
• Pengumpulan preferensi makanan untuk catering
• Feedback pasca acara
• Pendaftaran volunteer atau panitia

6. Kesehatan dan Medis

• Skrining awal pasien
• Pengumpulan riwayat medis
• Survei gaya hidup dan kesehatan
• Evaluasi kepuasan pasien terhadap layanan

7. Pemerintahan dan Pelayanan Publik

• Survei kepuasan masyarakat terhadap layanan publik
• Pengumpulan laporan warga
• Pendaftaran program bantuan sosial
• Pengumpulan masukan untuk kebijakan baru

Saat menggunakan Google Forms, penting untuk memperhatikan aspek keamanan dan privasi data. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1. Pengaturan Visibilitas dan Akses

Google Forms memungkinkan Anda mengatur siapa yang dapat melihat dan mengisi formulir:

• Pilih "Restrict to [your organization] users" untuk membatasi akses hanya ke pengguna dalam organisasi Anda
• Gunakan opsi "Anyone with the link can respond" jika ingin formulir dapat diakses publik
• Aktifkan "Collect email addresses" jika perlu verifikasi identitas responden

2. Enkripsi Data

Google secara otomatis mengenkripsi data yang dikumpulkan melalui Forms:

• Data dalam perjalanan dienkripsi menggunakan HTTPS
• Data yang disimpan dienkripsi di server Google

3. Batasi Pengumpulan Data Sensitif

Hindari mengumpulkan informasi sensitif jika tidak benar-benar diperlukan:

• Jangan meminta data pribadi seperti nomor KTP atau rekening bank melalui Google Forms
• Jika harus mengumpulkan data sensitif, gunakan layanan yang lebih aman dan sesuai regulasi

4. Perhatikan Kebijakan Retensi Data

Tentukan berapa lama data akan disimpan:

• Hapus respons yang sudah tidak diperlukan
• Atur kebijakan retensi data sesuai kebutuhan dan regulasi yang berlaku

5. Informasikan Kebijakan Privasi

Beri tahu responden bagaimana data mereka akan digunakan:

• Tambahkan link ke kebijakan privasi di awal formulir
• Jelaskan tujuan pengumpulan data dan siapa yang akan memiliki akses

6. Gunakan Fitur Keamanan Google Workspace

Jika menggunakan Google Workspace (G Suite), manfaatkan fitur keamanan tambahan:

• Aktifkan otentikasi dua faktor untuk akun administrator
• Gunakan kontrol akses berbasis peran untuk membatasi siapa yang dapat membuat dan mengelola formulir

7. Perhatikan Regulasi Data

Pastikan penggunaan Google Forms mematuhi regulasi data yang berlaku:

• Untuk data di Uni Eropa, perhatikan aturan GDPR
• Di Indonesia, perhatikan UU Perlindungan Data Pribadi

Salah satu keunggulan Google Forms adalah kemampuannya untuk diintegrasikan dengan berbagai aplikasi lain, baik dari Google maupun pihak ketiga. Berikut beberapa integrasi yang bisa Anda manfaatkan:

1. Google Sheets

Integrasi paling umum dan mudah adalah dengan Google Sheets:

• Respons formulir otomatis masuk ke spreadsheet
• Memudahkan analisis data lebih lanjut
• Bisa diatur untuk memperbarui spreadsheet secara real-time

2. Google Calendar

Untuk formulir yang berkaitan dengan jadwal atau acara:

• Otomatis membuat event di Calendar berdasarkan respons formulir
• Cocok untuk pendaftaran acara atau pemesanan jadwal konsultasi

3. Google Sites

Jika Anda memiliki website yang dibuat dengan Google Sites:

• Formulir dapat dengan mudah disematkan ke dalam halaman website
• Memungkinkan pengumpulan data langsung dari pengunjung situs

4. Zapier

Zapier memungkinkan integrasi dengan ratusan aplikasi lain:

• Kirim notifikasi ke Slack setiap ada respons baru
• Tambahkan responden ke mailing list di Mailchimp
• Buat tugas di Trello berdasarkan respons formulir

5. IFTTT (If This Then That)

Platform otomasi yang bisa menghubungkan Google Forms dengan berbagai layanan:

• Kirim SMS setiap ada respons baru
• Simpan lampiran dari formulir ke Dropbox
• Posting ringkasan respons harian ke media sosial

6. Google Apps Script

Untuk pengembang, Google Apps Script membuka banyak kemungkinan:

• Buat logika kustom untuk memproses respons
• Kirim email otomatis ke responden
• Integrasikan dengan API eksternal

7. CRM dan Sistem Manajemen Pelanggan

Beberapa CRM memiliki integrasi langsung atau melalui Zapier:

• Salesforce: tambahkan lead baru dari respons formulir
• HubSpot: update informasi kontak berdasarkan respons

Meskipun Google Forms umumnya mudah digunakan, kadang-kadang Anda mungkin menghadapi beberapa masalah. Berikut adalah beberapa pertanyaan umum dan solusinya:

1. Mengapa responden tidak bisa mengisi formulir saya?

Beberapa kemungkinan penyebab:

• Formulir belum dipublikasikan. Pastikan Anda telah mengklik "Send" dan membagikan link yang benar.
• Pengaturan privasi terlalu ketat. Periksa apakah Anda membatasi akses hanya untuk organisasi tertentu.
• Batas respons tercapai. Jika Anda mengatur batas jumlah respons, formulir akan otomatis ditutup setelah batas tercapai.

2. Bagaimana cara menghapus respons tertentu?

Untuk menghapus respons individual:

• Buka spreadsheet yang terhubung dengan formulir
• Cari baris respons yang ingin dihapus
• Klik kanan pada nomor baris dan pilih "Delete row"

3. Apakah saya bisa mengubah formulir setelah mendapat respons?

Ya, Anda bisa mengubah formulir kapan saja, namun perhatikan:

• Menambah atau menghapus pertanyaan bisa mempengaruhi analisis data yang sudah ada
• Jika mengubah opsi jawaban, respons sebelumnya mungkin tidak lagi sesuai

4. Bagaimana cara memindahkan formulir ke akun Google lain?

Saat ini tidak ada fitur untuk memindahkan formulir antar akun. Alternatifnya:

• Buat salinan formulir di akun baru
• Copy-paste pertanyaan secara manual ke formulir baru

5. Mengapa grafik ringkasan tidak muncul?

Beberapa alasan mungkin:

• Belum ada respons yang masuk
• Jenis pertanyaan tidak mendukung visualisasi (misalnya pertanyaan terbuka)
• Ada masalah loading. Coba refresh halaman

6. Bagaimana cara mengatur notifikasi email untuk respons baru?

Untuk mengatur notifikasi:

• Buka formulir dan klik "More" (tiga titik vertikal)
• Pilih "Get email notifications for new responses"
• Pilih frekuensi notifikasi yang diinginkan

7. Apakah ada batasan jumlah respons yang bisa diterima Google Forms?

Google Forms sendiri tidak memiliki batasan jumlah respons, namun ada beberapa hal yang perlu diperhatikan:

• Spreadsheet yang terhubung memiliki batas 5 juta sel
• Jika formulir sangat kompleks atau menerima respons dalam jumlah sangat besar, mungkin akan mengalami perlambatan

8. Bagaimana cara membuat formulir yang bisa diisi berulang kali oleh responden yang sama?

Untuk memungkinkan pengisian berulang:

• Buka pengaturan formulir
• Di bagian "Responses", nonaktifkan opsi "Limit to 1 response"

9. Apakah Google Forms mendukung upload file?

Ya, Google Forms mendukung upload file:

• Tambahkan pertanyaan baru dan pilih tipe "File upload"
• Anda bisa mengatur jenis file yang diizinkan dan ukuran maksimum
• File yang diupload akan disimpan di Google Drive Anda

10. Bagaimana cara membuat formulir dalam bahasa selain Inggris?

Untuk mengubah bahasa formulir:

• Klik ikon roda gigi untuk membuka pengaturan
• Di tab "General", pilih bahasa yang diinginkan dari dropdown "Form language"

Google Forms merupakan alat yang sangat berguna dan fleksibel untuk membuat berbagai jenis formulir online. Dengan fitur-fitur yang mudah digunakan, integrasi yang luas, dan kemampuan analisis data yang baik, Google Forms menjadi pilihan populer baik untuk keperluan pribadi maupun profesional.

Dari membuat survei sederhana hingga kuesioner kompleks, dari pendaftaran acara hingga pengumpulan feedback, Google Forms dapat memenuhi berbagai kebutuhan pengumpulan data. Kemudahan akses melalui berbagai perangkat juga menjadikannya solusi yang praktis di era digital ini.

Namun, penting untuk selalu memperhatikan aspek keamanan dan privasi data, terutama jika Anda mengumpulkan informasi sensitif. Gunakan pengaturan privasi yang tepat dan selalu informasikan kepada responden bagaimana data mereka akan digunakan.

Dengan memahami cara membuat, mengelola, dan menganalisis Google Forms, Anda memiliki alat yang powerful untuk mengumpulkan dan mengolah informasi dengan efisien. Jadi, mulailah eksplorasi dan manfaatkan potensi Google Forms untuk kebutuhan Anda!