Kelebihan dan Kekurangan Email yang Perlu Diketahui, Kenali Fungsi dan Cara Kerjanya

Liputan6.com, Jakarta Kelebihan dan kekurangan email mungkin masih belum banyak diketahui. Hal ini disebabkan karena semua orang sudah menggunakannya terlebih dahulu tanpa mempertimbangkan lagi apa saja kelebihan dan kekurangan email itu sendiri.

Kegunaan email memang sangat penting bagi setiap orang di era digital ini. Fungsinya tentu tidak hanya untuk saling berkirim pesan dengan orang lain saja, namun juga sangat diperlukan untuk berselancar di dunia internet. 

Apalagi, sekarang ini semua media sosial sudah mewajibkan kamu untuk memiliki akun email terlebih dahulu sebelum mendaftar dan membuat akun media sosial tersebut. Bahkan kamu harus punya akun Gmail untuk bisa menggunakan ponsel berbasis Android.

Menilik berbagai fungsinya, tidak heran mempunyai akun email sudah menjadi salah satu kewajiban untuk setiap orang, apalagi bagi orang-orang yang selalu bersentuhan dengan internet. 

Berikut Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Rabu (17/1/2021) tentang kelebihan dan kekurangan email.

Sebelum mengetahui kelebihan dan kekurangan email, kamu perlu mengenali cara kerjanya terlebih dahulu. Cara kerja email sebenarnya sama saja seperti kamu sedang menulis surat untuk orang lain.

Namun yang membedakan hanyalah kalau email bisa mengirim pesan lebih cepat dan dapat disertai dengan file tertentu yang ingin dikirim sekaligus. Berikut beberapa cara kerja email secara singkat.

1. Buat kamu yang sudah memiliki akun email, bisa membuka emailnya dan kemudian menuliskan isi pesan yang ingin dikirm.

2. Selanjutnya, pengguna email tersebut memberikan instruksi pada aplikasi email untuk mengirimkan pesan pada alamat email lainnya.

3. Email server akan mengindentifikasi alamat email tujuan, lalu mengirimkannya ke email server lain yang lokasinya dekat dengan alamat tujuan.

4. Saat pesan email terkirim ke alamat email penerima, maka isi pesan tersimpan di email server hingga si penerima membuka pesannya.

5. Saat penerima membuka pesan di kotak pos atau inbox, maka aplikasi email penerima akan meminta email baru yang ada pada email server lalu mengunduhnya ke dalam komputer si penerima email.

6. Selanjutnya, penerima email dapat melihat dan membaca isi pesan yang telah diunduh tadi.

Kelebihan dan kekurangan email mungkin perlu kamu kenali sebagai bahan pembelajaran. Faktanya, dengan perkembangan internet yang sangat pesat, kekurangan email yang dulunya membuat kamu agak jengkel, perlahan mulai bisa dihilangkan.

Kelebihan Email

Kelebihan dan kekurangan email yang pertama bisa dilihat dari kelebihannya, yaitu sebagai berikut:

- Pengoperasian atau penggunaannya sangat mudah.

- Bisa mengirim pesan dengan sangat cepat.

- Biaya penggunaan yang murah, bahkan gratis hanya dengan menggunakan jaringan internet.

- Privasi lebih terjamin.

Kekurangan Email

Kelebihan dan kekurangan email selanjutnya tentu dari bagian kekurangannya, yaitu sebagai berikut:

- Apabila terdapat kesalahan bentuk penulisan, seperti salah pada bagian alamat tujuan, maka email tidak akan terkirim. Hal ini tentu perlu diperhatikan dengan saksama.

- Tidak dapat terkirim apabila internet lambat, koneksi internet menjadi lambat, apabila kotak surat yang dituju penuh, maka email yang akan datang bisa terhapus. Hal ini sebenarnya sudah makin jarang terjadi dengan perkembangan pesat internet.

Itulah beberapa kelebihan dan kekurangan email yang perlu kamu ketahui. Dalam mengenali kelebihan dan kekurangan email ini, kamu mungkin perlu juga mengetahui fungsinya.

Setelah mengetahui kelebihan dan kekurangan email, kamu perlu memahami fungsi email, yaitu:

Mengirim dan Menerima Pesan

Fungsi email yang pertama dan paling umum adalah berguna untuk mengirim dan menerma email dari orang lain dimanapun mereka berada. Pesan tersebut dapat terkirim ke tujuan dalam waktu yang sangat cepat, bahkan hanya dalam hitungan detik saja.

Namun, untuk bisa merasakan kecepatan dalam berkirim pesan dengan menggunakan email, kamu memerlukan koneksi internet yang cepat. Hal ini diperlukan baik untuk pengirim atau penerima email.

Melalui email, kamu bisa mengirimkan berbagai jenis file dan dokumen digital dengan ukuran tertentu yang telah ditentukan, baik itu foto, video, teks, dan lain sebagainya. Untuk mengirimkan semua ini melalui email, kamu bisa menggunakan atau menambahkannya dalam lampiran (attachment) pada email.

Berguna untuk Mendaftarkan Diri di Media Sosial

Fungsi email selanjutnya adalah untuk mendaftarkan diri kamu apabila ingin bergabung pada beberapa media sosial yang ada. Ya, sebagian besar layanan media sosial atau website hampir semuanya membutuhkan email penggunanya agar bisa melakukan aktivasi di website tersebut.

Misalnya saja untuk situs media sosial, situs e-commerce, game online, situs forum, dan berbagai layanan lainnya yang menharuskan kamu mendaftarkan akun dengan menggunakan email.

Sebagai Identitas Diri

Fungsi email lainnya adalah sebagai identitas diri. Ya, ini dikarenakan dimana segala akses internet menggunakan data pribadi. Sehingga apabila kamu aktif di dunia maya, maka identitas diri di internet dimana orang lain dapat menghubungi pengguna email melalui alamat email miliknya.

Bagi beberapa orang juga penggunaan email sudah menjadi kewajiban. Pasalnya email sering kali menjadi syarat mutlak untuk proses aktivasi berbagai layanan digital seperti untuk aktivasi smartphone, untuk aktivasi layanan berlangganan surat, dan lain sebagainya.

Maka tak heran, identitas mu bisa dikenal melalui digital karena telah memiliki akun email ini.

Email sebagai Media Pemasaran

Bukan menjadi fungsi email yang terakhir, namun fungsi email yang satu ini bisa juga kamu gunakan untuk pemasaran online. Kebanyakan pebisnis online melakukan pemasaran melalui email untuk meningkatkan penjualnnya.

Pemasaran yang dilakukan melalui email ini merupakan salah satu pemasaran online yang paling tua. Namun hingga kini email marketing masih termasuk ke dalam jenis pemasaran online yang sangat efektif.