Hati-hati, Ada 1 Gangguan Bekerja yang Bisa Membunuh Produktivitas

Liputan6.com, Jakarta Terkadang tidak mungkin rasanya untuk memperhitungkan banyaknya pertemuan yang dilakukan setiap minggunya, bagi pekerja. Ternyata hal ini bisa menjadi salah satu pemicu menurunkan produktivitas kerja.

Melihat pada penelitian baru Microsoft yang dikutip CNBC Make It, kalender kerja berbagai perusahaan termasuk tidak terkendali.

Sejak Februari 2020, orang-orang menghadiri rapat dan panggilan Microsoft Teams 3 kali lebih banyak per minggu di tempat kerja, peningkatan yang luar biasa sebesar 192 persen.

Pengguna Teams tersibuk bahkan menghabiskan hampir 8 jam, atau satu hari kerja penuh, setiap minggu dalam rapat online saja.

Nyatanya, kondisi kerja jarak jauh yang mengurangi peluang bertemu tatap muka di kantor telah menciptakan menjamurnya pertemuan daring.

Menurut Microsoft, saat ini, tiga tahun kemudian, perusahaan mencoba memperbaiki arah hingga menemukan cara untuk membuat pertemuan langsung dan virtual lebih efisien dengan frekuensi yang mengecil.

CNBC Make It mengutip Colette Stallbaumer, manajer umum Microsoft 365 bahwa rapat itu sendiri sebenarnya bukanlah masalah.

Menurutnya, rapat pada dasarnya dilakukan untuk brainstorming ide-ide baru, mengetahui informasi terbaru dari kinerja karyawan, hingga melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan yang akan membuat pekerja merasa terlibat.

"Ketika kegiatan tersebut berlangsung lama, dijalankan dengan buruk, dan tidak memiliki tujuan yang jelas, rapat akan menjadi sumber stres bagi karyawan bahkan manajer mereka," Stallbaumer menjelaskan.

Faktanya, rapat yang tidak efisien adalah gangguan nomor 1 di tempat kerja yang mampu mengganggu produktivitas, didukung oleh adanya terlalu banyak rapat, menurut survei Microsoft terhadap 31.000 pekerja di seluruh dunia, yang dilakukan antara Februari dan Maret 2023.

Banyaknya rapat seperti hanya melelahkan pekerja dan menyisakan waktu yang seharusnya bisa untuk ‘pekerjaan mendalam’ pada tugas yang membutuhkan fokus lebih tinggi tanpa distraksi, menurut Stallbaumer lagi.

Hampir dua dari tiga orang, terlepas dari apakah mereka bekerja dari jarak jauh, secara langsung, atau dengan jadwal hybrid, mengatakan bahwa mereka kesulitan memiliki waktu dan energi untuk melakukan pekerjaan mereka karena rapat dan e-mail yang membengkak, Microsoft melaporkan.

Pekerja mengakui, motivasi mereka untuk menghadiri rapat adalah menerima informasi penting yang bisa membantu mereka melakukan pekerjaan dengan lebih baik dan menerima atau memberikan evaluasi terhadap kinerja sesama rekan kerja.

Sayangnya, lebih dari setengah orang, sebanyak 58% mengatakan sulit untuk bertukar pikiran dalam rapat virtual, 57% lainnya sulit mengejar pembahasan rapat ketika mereka datang terlembat ke rapat, dan 55% merasa solusi dalam rapat seringkali tidak jelas.

Stallbaumer pun menekankan, pemimpin bisnis perlu menetapkan nada dan ekspektasi yang jelas tentang bagaimana rapat akan dilakukan, juga menambahkan bahwa rapat harus bertujuan meningkatkan kesejahteraan dan produktivitas karyawan, bukan mengurasnya.

Dalam CNBC Make It, ada solusi yang ditawarkan Stallbaumer untuk membuat rapat lebih efisien adalah mendorong perusahaan untuk memanfaatkan rekaman rapat, fitur penjadwalan e-mail, pesan instan, dan transkrip yang didukung AI sehingga karyawan memiliki lebih banyak fleksibilitas dalam cara dan waktu mereka terlibat dalam rapat.

Beberapa perusahaan mulai menerapkannya dalam kebijakan baru mereka. Pada bulan Januari, Shopify mengumumkan bahwa mereka membatalkan semua pertemuan berulang dengan tiga orang atau lebih dan melarang semua pertemuan pada hari Rabu.

Dampaknya, waktu rata-rata yang dihabiskan karyawan dalam rapat turun 33% dalam dua bulan pertama tahun 2023 saja, Shopify juga mengharapkan beberapa tim untuk menyelesaikan proyek 25% lebih banyak tahun ini dibandingkan tahun lalu, seperti dilaporkan CIO Dive.

Di sisi lain, ada pula perusahaan yang mulai mempraktikkan dunia kerja tanpa pertemuan rapat. Pada Juli 2022, TechSmith, perusahaan pengembangan perangkat lunak yang berbasis di East Lansing, Michigan, menjalani sebulan penuh tanpa rapat, diganti dnegan mengandalkan metode komunikasi asinkron seperti Slack, Trello, dan e-mail untuk bekerja lintas tim.

Sebagai dampaknya, karyawan yang semuanya bekerja dari rumah pada saat itu, melaporkan peningkatan 15% dalam hal merasa produktif, diikuti dengan 85% yang mengatakan akan mempertimbangkan untuk mengganti rapat di masa mendatang dengan komunikasi asinkron.

CEO TechSmith Wendy Hamilton menjelaskan kepada FastCompany pada bulan Februari bahwa percobaan sebulan ini menciptakan perubahan yang bertahan lama di kalangan pekerja. Semakin banyak tim yang membatalkan rapat berulang demi pembaruan asinkron, seperti mengedarkan presentasi Powerpoint yang telah direkam sebelumnya.

Namun, untuk menjaga semangat kolaborasi tatap muka, tetap diadakan 5 menit pertama pertemuan untuk obrolan ringan opsional dan mengejar ketinggalan. Karyawan yang tidak tertarik dengan bagian ini dapat bergabung dalam rapat lima menit setelah waktu mulai resminya.

“Saat rapat Anda membengkak, tidak ada yang percaya bahwa rapat itu penting. Sekarang orang menganggapnya lebih serius. Ada jauh lebih sedikit kebencian di sekitar mereka atau pertanyaan tentang nilai mereka, hanya dengan mencoba memiliki lebih sedikit yang lebih baik.” jelas Hamilton.