4 Cara Membuat Surat Pengunduran Diri, Pahami Tips dan Manfaatnya

Liputan6.com, Jakarta Mengundurkan diri atau resign dari suatu pekerjaan atau posisi di perusahaan adalah suatu hal yang umum terjadi dalam perjalanan karir seseorang. Pasalnya, seseorang sering menghadapi berbagai situasi ataupun pilihan yang mendorong dirinya untuk pindah tempat kerja ataupun beralih profesi. Oleh sebab itu, penting bagi kita mengetahui cara membuat surat pengunduran diri yang benar dan sopan.

Mengetahui cara membuat surat pengunduran diri yang benar akan membantu kita dalam perjalanan karir kita. Pasalnya, seseorang bisa saja tertarik ataupun harus keluar dari perusahaan tempatnya bekerja karena berbagai alasan. Bisa saja kamu harus pindah ke perusahaan lain karena mendapatkan tawaran yang lebih menjanjikan, atau kamu merasa bosan dan sulit berkembang di kantormu saat ini, dan segudang alasan pribadi lainnya.

Mengajukan surat pengunduran diri dari pekerjaan biasanya adalah syarat yang diminta oleh suatu perusahaan. Dengan memberikan surat ini, kamu bisa mengundurkan diri secara resmi dan terhormat dari perusahaan tempatmu bekerja. Surat pengunduran diri juga bisa menjadi pemberitahuan bagi perusahaan tentang ketersediaanmu dalam sebuah pekerjaan. Di samping itu, mengetahui cara membuat surat pengunduran diri yang benar bisa membuatmu mengundurkan diri dari posisi di perusahaanmu secara profesional. Dengan demikian, kamu bisa tetap menjaga hubungan baikmu dengan perusahaan tersebut yang akan berguna bagi perkembangan kehidupan karirmu di kemudian hari.

Berikut ini adalah beberapa cara membuat surat pengunduran diri yang benar dan profesional yang dirangkum dari berbagai sumber, Kamis (4/8/2022).

1. Tentukan Tanggal Pengunduran Diri

Cara membuat surat pengunduran diri yang pertama ialah menentukan tanggal kamu mengundurkan diri. Ini adalah hal yang penting karena biasanya setiap perusahaan mempunyai peraturannya masing-masing mengenai pengunduran diri seorang karyawan.

Untuk mengetahuinya, cobalah baca kontrak kerjamu ataupun peraturan perusahaanmu. Biasanya perusahaan akan mencantumkan ketentuan atau peraturan mereka di dalamnya. Biasanya ada perusahaan yang meminta karyawan untuk mengajukan pengunduran dirinya dalam batas waktu tertentu, contohnya sebulan sebelumnya. Batas waktu ini penting bagi perusahaan tempatmu bekerja karena mereka harus mencari orang yang akan menggantikanmu untuk mengisi posisi tersebut.

2. Gunakan Bahasa Formal

Cara membuat surat pengunduran diri yang berikutnya ialah menggunakan bahasa formal. Menggunakan bahasa yang formal saat menulis surat pengunduran diri adalah suatu hal yang penting untuk dilakukan. Hal ini akan surat yang kamu buat terlihat resmi dan profesional.

3. Beri Alasan yang Jelas

Salah satu poin terpenting dalam cara membuat surat pengunduran diri adalah dengan menuliskan alasan kamu mengundurkan diri dari perusahaan dan posisimu tersebut dengan jelas. Kamu pastinya memiliki beragam alasan mengapa kamu memutuskan untuk keluar dari perusahaan tempatmu bekerja. Bisa itu alasan pendidikan, karir, atau bahkan pribadi.

Tuliskan dan jelaskan alasanmu mengundurkan diri kepada manajemen perusahaan tempatmu bekerja tersebut dalam surat pengunduran diri yang kamu serahkan. Cobalah susun alasanmu sebaik mungkin tanpa harus mencela atau merendahkan perusahaan supaya kamu terlihat profesional dan supaya kamu bisa tetap menjaga hubungan baik dengan perusahaan tempatmu bekerja.

4. Isi Surat

Poin penting dalam cara membuat surat pengunduran diri yang berikutnya ialah mengetahui poin-poin yang harus kamu sapaikan dalam surat pengunduran diri milikmu. Dalam surat pengunduran diri, ada berbagai poin yang harus tercantum di dalamnya, yang meliputi:

- Tanggal surat dibuat

- Tujuan surat (seperti pada atasan atau HRD)

- Salam pembuka

- Tanggal pengunduran diri

- Nama lengkap

- Jabatan

- Nomor kepegawaian

- Ucapan terima kasih dan permohonan maaf

- Salam penutup

- Tanda tangan dan nama terang.

1. Jelas

Saat menulis surat pengunduran dirimu, kamu harus menuliskan semua poin yang ingin kamu sampaikan dengan bahasa yang formal dan jelas. Janganlah menulis surat pengunduran dirimu dengan bahasa yang ambigu. Selain itu, hindari surat pengunduran diri yang tampak seperti tawar menawar untuk mendapatkan kenaikan gaji atau pangkat.

2. Pemberitahuan Awal

Tips kedua adalah menyampaikan surat pengunduran dirimu dari jauh-jauh hari. Apabila perusahaanmu memiliki aturan mengenai waktu batas pengunduran diri, ikutilah aturan tersebut. Jangan mengajukan pengunduran dirimu secara mendadak.

Memberitahu perusahaan tempatmu bekerja sedini mungkin adalah suatu hal yang diperlukan oleh perusahaan tempatmu bekerja. Pasalnya, mereka juga butuh waktu untuk mencari orang yang akan menggantikanmu untuk mengisi posisi tersebut. Selain itu, menyampaikan pengunduran diri sejak jauh-jauh hari juga akan membantu perusahaan supaya tidak memberikan proyek baru yang harus kamu pegang menjelang pengunduran dirimu.

3. Berikan Dukungan

Sampaikan dukungan pada surat pengunduran diri yang kamu serahkan kepada perusahaanmu. Kamu dapat menulis sebuah paragraf yang menyatakan kalau kamu menawarkan bantuan untuk memastikan pekerjaan yang sedang berlangsung dan proyek akan berhasil. Hal ini untuk memberi kepastian kepada perusahaanmu dan rekan-rekan kerjamu bahwa kamu tidak akan meninggalka mereka begitu saja dan tetap akan menuntaskan tanggung jawab yang kamu miliki sebelum keluar dari perusahaan tersebut.

4. Ucapkan Terima Kasih

Jangan lupa untuk mengucapkan rasa terima kasihmu kepada perusahaan, atasan, dan rekan-rekan kerjamu di dalam surat pengunduran diri yang kamu buat. Ingatlah bahwa surat pengunduran diri yang kamu buat akan masuk ke dalam catatan pekerjaanmu. Tentunya kamu menginginkan catatan bahwa kamu adalah seseorang yang bermartabat dan profesional. Ucapkanlah terima kasih atas kesempatan, pengalaman, pelajaran, dan bimbingan yang kamu dapatkan selama kamu berada di persuahaan tersebut.

5. Ringkas

Tulislah surat pengunduran dirimu secara ringkas. Jangan menulis surat pengunduran diri dengan bahasa yang bertele-tele. Sebuah surat pengunduran diri hanya membutuhkan beberapa paragraf saja. 

1. Lebih profesional dan terhormat

Membuat surat pengunduran diri sebelum keluar dari perusahaanmu dapat membuatmu keluar secara profesional dan terhormat. Dengan demikian, kamu tidak hanya dapat menjaga reputasi baik yang kamu punya di perusahaan tersebut, tetapi juga menjaga hubungan baik yang kamu punya dengan mereka. Kalau kamu mengundurkan diri tanpa mengajukan surat pengunduran diri, maka reputasimu bisa menjadi buruk di mata perusahaan.

2. Memberikan Kesempatan Bagi Perusahaan Untuk Mencari Pengganti

Saat kamu memberitahu perusahaan tentang pengunduran dirimu melalui surat pengeunduran diri kamu akan memberikan waktu yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mencari pengganti yang akan mengisi posisimu. Dengan demikian, pekerjaan mereka tidak akan terganggu dan mereka juga tidak perlu kerepotan mencari pengganti dalam jangka waktu yang sangat pendek.

3. Memperjelas Status Pekerjaan

Memberikan surat pengunduran diri kepada perusahaan akan memperjelas status pekerjaanmu di perusahaan tersebut. Dengan demikian, maka posisi dan hubungan antara kamu dan perusahaanmu menjadi jelas dan tidak menggantung.

4. Mengakhiri pekerjaan secara resmi

Pengajuan surat pengunduran diri adalah proses paling akhir dari proses keluarnya seseorang dari pekerjaan dan perusahaannya. Setelah itu, kamu pun bisa mengundurkan diri dengan baik sesuai dengan waktu yang kamu ajukan.

Yogyakarta, 18 Agustus 2021

Kepada Yth:

Kepala PT. Surya Makmurdi

Jl. Sudirman no 22

Yogyakarta

Dengan hormat,

Melalui surat ini, saya Tasya, bertujuan untuk mengajukan permohonan pengunduran diri dari jabatan staf keuangan di PT. Surya Makmur terhitung pada tanggal 18 September 2021. Adapun alasan saya untuk tidak lagi bekerja di PT. Surya Makmur adalah hendak melanjutkan studi S2 di kota lain.

Saya mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas semua bimbingan, ilmu, dan pengalaman selama saya berada di perusahaan ini. Saya juga berterima kasih kepada perusahaan yang telah memberi kesempatan saya untuk terus berkembang dalam karier.

Saya juga memohon maaf atas kesalahan yang saya perbuat baik yang saya sadari atau tidak sadari. Saya berharap PT. Surya Makmur semakin maju dan berkembang.

Demikian surat pengunduran diri ini saya buat dengan penuh kesadaran atas keinginan sendiri dan tidak ada paksaan dari siapa pun.

Hormat saya,

Tasya

Contoh Surat Pengunduran DIri

Medan, 10 April 2021

Kepada Yth.

Direktur PT. Richers Finance

di Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini,

Nama : Satya Adhi

Tempat, tgl. lahir : Malang, 31 Januari 1994

No. Register : T8007

Jabatan : Teller

Bekerja sejak : 2015

Bermaksud mengajukan permohonan mengundurkan diri dari PT. Richers Finance. Alasan saya mengundurkan diri adalah karena ingin berwirausaha. Saya menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada Bapak, serta segenap direksi dan karyawan PT. Richers Finance.

Demikian pengunduran diri dari saya. Apabila ada kurang lebihnya, saya mohon maaf sebesar-besarnya.

Hormat saya,

Satya Adhi