5 Cara Atur Dokumen di Google Docs Secara Efektif, Pekerjaan Jadi Makin Mudah

Liputan6.com, Jakarta - Mengorganisasikan dokumen secara efektif, terutama yang panjang, terbilang cukup merepotkan. Namun, dengan fitur bawaan di Google Docs, kamu memiliki beberapa cara untuk menulis laporan, artikel, esai, proposal, dokumen tim, dan lainnya dengan cara yang efisien.

Selain itu, kamu juga bisa menyusun dokumen agar mudah menampilkan informasi dan memindai detailnya. Untuk itu, seperti dikutip dari Online Tech News, Sabtu (13/10/2023) beberapa fitur utama untuk mengatur dokumen kamu di Google Docs.

Jika kamu menginginkan sesuatu dalam konten yang dapat digunakan pembaca untuk menavigasi dokumen, kamu dapat menyisipkan daftar isi di Google Docs. Fitur ini masih dasar, tapi Google telah menyempurnakannya seiring berjalannya waktu agar dapat disesuaikan dan menarik.

Salah satu cara paling sederhana untuk membuat ikhtisar detail dokumen kamu adalah dengan fitur ringkasan dan kerangka. Alat praktis ini berada di luar konten,  sehingga tidak mengganggu dan dapat ditampilkan atau disembunyikan dengan satu klik.

Fitur organisasi ini memungkinkan kamu meringkas konten dokumen dan melompat ke bagian yang kamu perlukan dengan kerangka yang dibuat secara otomatis.

• Tampilkan dan tutup Summary dan Outline

Untuk menampilkan Summary dan Outline, buka tab View dan pilih Show outline. Kemudian akan ditampilkan ikon Show document outline di kiri atas ruang dokumen. Pilih untuk memperluasnya. 

Setelah selesai, gunakan panah Close document outline untuk menyembunyikannya dan ikon Show document outline untuk menampilkannya lagi.

• Tambahkan Summary dan Outline

Untuk menambahkan Summary, gunakan tanda plus untuk membuka kotak dan memasukkan teks. Jika ingin mengubahnya, cukup pilih ikon Edit (pensil).

Untuk menggunakan Outline di layanan Google ini, kamu tinggal menambahkan judul  ke dokumen, dan judul tersebut akan muncul di Outline secara otomatis. Kamu juga dapat menghapus judul tertentu dari Outline jika dengan klik tkamu X di sebelah kanan dokumen.

Menyertakan dan Menyesuaikan Daftar Isi/Table of Contents

Fitur ini merupakan fitur dasar, yang telah disempurnakan oleh Goolge seiring berjalannya waktu agar dapat disesuaikan dan menarik.

• Masukkan Daftar Isi

Untuk membuat daftar isi, masukkan teks untuk judul, lalu pilih level judul dari kotak Styles drop-down di toolbar. Dengan demikian, judul akan muncul secara otomatis.

Untuk menyisipkan tabel, letakkan kursor di dokumen di tempat yang inginkan. Lalu, buka menu Insert, pindah ke Table of Contents, dan pilih gaya dari Teks Biasa, Bertitik, dan Tertaut.

• Sesuaikan Daftar Isi

Untuk membuka alat pengeditan, pilih tabel untuk menampilkan toolbar kecil. Kemudian, gunakan tiga titik pada toolbar untuk memilih More Options. Saat sidebar terbuka, kamu akan melihat dua bagian untuk Formatting dan Heading Levels.

• Pemformatan/Formatting: pilih gaya tabel yang berbeda, tampilkan atau sembunyikan nomor halaman, dan secara opsional gunakan pemimpin tab seperti titik, garis, atau garis.
• Heading Levels: pilih judul yang ingin ditampilkan di tabel dan sesuaikan indentasi secara opsional.

Atur Ukuran Judul

Google menambahkan fitur yang sangat berguna ke Docs pada awal 2023. Fitur satu ini memungkinkan kamu bekerja dengan dokumen panjang dengan lebih mudah, karena bisa memperbesar dan memperkecil judul. 

Judul yang dapat diperkecil hanya berfungsi saat kamu menggunakan tata letak Pageless. Untuk menggunakan tata letak Pageless di dokumen baru atau yang sudah ada, buka File dan pilih Page setup. Lalu, pilih Pageless di bagian atas dan OK di bagian bawah.

Kamu akan melihat panah di sebelah kiri judul dokumen. Cukup gunakan panah tersebut atau klik kanan untuk mempersempit dan memperluas judul.

Lacak Info secara Mudah dengan Building Block

Building Blocks di Google Docs memberikan cara cepat dan nyaman untuk menampilkan informasi menggunakan tabel, entri teks, dan daftar drop-down. Cukup masukkan salah satu blok yang sudah dikemas ini dan masukkan detail kamu di satu tempat.

Saat ini kamu dapat memilih dari empat blok yang telah dibuat sebelumnya, termasuk peta jalan produk, pelacak ulasan, aset proyek, dan pelacak konten peluncuran.

Kamu juga dapat menggunakan Building Block sesuai kebutuhan.

Untuk menyisipkan Blok Penyusun, pilih lokasi di dokumen dan buka Insert > Building Blocks. Pilih jenis yang ingin kamu gunakan dari menu pop-out.

Berkolaborasi dalam Email, Undangan Kalender, dan Catatan Rapat

Alat keren lainnya untuk mengatur item di Google Docs adalah template bawaan. Ini sangat berguna jika kamu bekerja sama secara kolaboratif dalam email, undangan kalender, dan catatan rapat.

Untuk email, kamu dapat mengisi penerima, subjek, dan pesan. Lalu, pilih ikon Gmail untuk membuat draf langsung di Gmail.

Sementara untuk undangan kalender, masukkan judul, tamu, waktu mulai dan berakhir, lokasi, dan deskripsi. Gunakan ikon Calendar untuk membuka acara di Google Calendar.

Untuk catatan rapat, pilih acara dari daftar drop-down, dan kamu akan menerima blok dengan judul, tanggal, dan peserta dengan poin untuk catatan dan kotak centang untuk item tindakan. Gunakan ikon Email untuk membuat draf dengan catatan rapat di Gmail.