Wahai Atasan, Ini Tips Jitu Kelola Tim dari Jarak Jauh

Liputan6.com, Jakarta Perusahaan harus mengadopsi model bekerja jarak jauh (remote working) sejak pandemi COVID-19. Sebanyak 42 persen dari pekerja sudah menjalankan model kerja ini.

Sebelum pandemi, mengelola pekerja jarak jauh (remote workers) tidak menjadi prioritas utama bagi atasan. Jadi, peralihan model kerja yang mendadak ini mengejutkan bagi pekerja.

Salah satu tantangan terbesar yang dihadapi atasan adalah mengelola tim dari jarak jauh. Cara ini menjadi menakutkan apabila Anda tidak terbiasa.

Melansir dari Florida News Times, Senin (23/8/2021), berikut adalah tips yang dapat membantu untuk menyukseskan pengelolaan tim dari jarak jauh.

1. Memahami dengan Teliti Tantangan Mengelola Pekerja Jarak Jauh

Langkah pertama untuk memberikan solusi dari suatu masalah adalah memahami masalahnya. Terdapat tiga masalah utama yang akan dihadapi saat mengelola pekerja jarak jauh, yaitu kurangnya waktu tatap muka, hambatan komunikasi, dan gangguan.

Waktu tatap muka yang tidak memadai memengaruhi pekerja. Mereka sudah terbiasa berinteraksi dengan rekan kerja secara fisik. Dengan demikian, bekerja jarak jauh membatasi interaksi sehingga meningkatkan stres.

Berkomunikasi dengan orang lain secara tatap muka lebih mudah dan cepat untuk dilakukan. Selain itu, lebih mudah pula bagi pekerja untuk tidak memperhatikan komunikasi yang dilakukan secara virtual saat bekerja jarak jauh. Berkomunikasi melalui platform digital dapat menghancurkan nuansa komunikasi interpersonal.

Kunci dari bekerja jarak jauh adalah fleksibilitas. Pekerja dapat bekerja dari mana saja.

Namun, ruang ini penuh dengan gangguan seperti kebisingan dan dapat berdampak negatif terhadap produktivitas pekerja.

Komunikasi merupakan bagian tidak terpisahkan dalam pengelolaan kerja jarak jauh. Akan tetapi, hal ini juga menjadi tugas tersulit yang harus dijalankan di lingkungan kerja.

Perbedaan zona waktu, budaya, hingga latar belakang pendidikan antarpekerja memperlambat proses komunikasi dalam lingkungan kerja virtual.

Anda harus mengatasi hambatan dengan menetapkan waktu tertentu untuk berkomunikasi dengan semua anggota tim di platform yang sama. Dorong semua anggota untuk mengambil bagian dalam latihan ini.

Komunikasi yang rutin mengurangi kesepian karena bekerja sendirian. Hal ini juga memberi Anda kesempatan untuk menindaklanjuti progres pekerjaan dari setiap individu.

3. Berikan Pekerja Alat yang Tepat

Sangat mudah bagi pekerja untuk mempresentasikan pekerjaannya di ruang kerja fisik, tetapi menjadi tantangan tersendiri apabila dilakukan di tempat kerja virtual.

Bayangkan seorang pekerja melakukan presentasi selama 30 menit hanya melalui suara kepada anggota tim. Kemungkinan besar anggota lainnya akan hilang fokus. Mereka tidak dapat membayangkan apa yang coba dikomunikasikan oleh orang yang sedang melakukan presentasi.

Menggunakan alat yang sesuai untuk pekerja jarak jauh bisa dicoba. Aplikasi seperti setapp.com memiliki alat yang efisien untuk memfasilitasi komunikasi tanpa batas antarpekerja.

Alat ini memungkinkan individu untuk menampilkan presentasi ke semua anggota tim tanpa perlu memiliki perangkat lunak yang sama.

Sulit bagi atasan untuk mengetahui suasana hati pekerja di ruang kerja virtual. Banyak orang mengalami berbagai hal selama pandemi, mulai dari kehilangan nyawa hingga pendapatan.

Kemungkinan ada anggota tim yang terpengaruh dengan hal tersebut sehingga memengaruhi produktivitasnya. Oleh karena itu, ciptakan lingkungan yang mendukung bagi pekerja jarak jauh dengan bersikap manusiawi.

Coba cari tahu pada jam berapa setiap anggota tim merasa nyaman menyelesaikan tugas. Jika Anda bisa, sesuaikan tenggat waktu dengan aktivitas mereka. Cara ini akan menjadi alat motivasi yang hebat.

5. Hindari Dorongan untuk Memantau Semua Hal dari Pekerja

Pekerja tidak suka jika Anda selalu memantau semua hal yang mereka kerjakan setiap waktu. Rasanya seperti Anda meragukan kemampuannya untuk menyelesaikan tugas yang ada. Pekerja yang terlalu dipantau dapat menumbuhkan kebencian hingga menimbulkan pengkhianatan.

Anda dapat menjalankan proses Check-in yang memungkinkan untuk mengetahui progress pekerjaan dan memberikan pekerja kesempatan untuk menyampaikan feedback. Anda dapat memberi tahu para pekerja jarak jauh bahwa pemberian feedback secara teratur akan efektif dalam pekerjaan dan memenuhi tenggat waktu mereka.

Semua pekerjaan tanpa jeda membuat para pekerja jarak jauh merasa jenuh dan tidak puas dengan tugasnya. Itulah yang menjadi alasan perusahaan mendorong latihan dalam membangun tim dalam lingkungan kerja fisik.

Gabungkan latihan yang sama di ruang kerja virtual dengan membangun koneksi di luar jam kerja. Atur waktu untuk melakukan obrolan yang menyenangkan saat Anda dan pekerja jarak jauh dapat terikat pada topik yang sama di luar pekerjaan.

Bagikan feedback positif selama sesi ini dan dorong pertemuan fisik untuk pekerja di lokasi yang sama.

Ikatan yang Anda ciptakan di luar ruang kerja memiliki pengaruh positif terhadap produktivitas pekerja. Hal ini mendorong kemampuan kolaboratif dan komunikasi. Nilai-nilai ini adalah kunci keberhasilan ruang kerja virtual.

7. Memberikan Gaji yang Cukup untuk Pekerja Jarak Jauh

Pekerjaan jarak jauh nembuat banyak bisnis melakukan penghematan biaya. Meskipun demikian, bukan berarti Anda menggaji para pekerja jarak jauh dengan bayaran yang tidak layak. Penghematan biaya dapat berasal dari biaya sewa dan perabot kantor untuk ruang fisik.

Gaji pekerja jarak jauh harus sesuai dengan layanan yang mereka berikan. Akan menjadi bahaya jika Anda membayar gaji lebih sedikit dan mengharapkan kualitas pekerjaan yang superior karena pekerja akan melirik bisnis lainnya. 

Pertimbangkan bonus dan upah lembur saat bekerja. Anda akan mempertahankan pekerja jarak jauh untuk waktu yang lama ketika mereka merasa dihargai. Hal ini akan menghemat banyak biaya untuk kebutuhan operasional dalam jangka panjang.

Reporter: Shania