2 Kesalahan Besar yang sering Bikin Menyesal Setelah Kirim Email soal Pekerjaan

Liputan6.com, Jakarta Mayoritas pekerja di perusahaan pernah merasakan penyesalan setelah mengirimkan email. Biasanya, profesional muda adalah yang paling sering merasakan penyesalan akibat email.

Menurut survei yang dilakukan oleh platform pembelajaran bahasa di Amerika Serikat, Babbel, sebanyak 88% orang yang disurvei mengatakan bahwa mereka pernah menyesali isi email kerja setelah menekan tombol kirim, dan 28% bahkan percaya bahwa email yang mereka kirimkan secara langsung merusak karier mereka.

Sekitar 1 dari 5 pekerja kantoran Gen Z yang berusia antara 18 dan 24 tahun juga mengatakan bahwa mereka "sangat sering menyesali" email yang mereka kirimkan.

Dua kesalahan besar yang sering menjadi penyesalan dalam mengirim email adalah kesalahan pengetikan dan pesan yang tidak jelas, kata pakar budaya dan linguistik di Babbel, Esteban Touma.

Untuk menghindari kesalahan-kesalahan tersebut, luangkan waktu untuk berhenti sejenak dan tinjau kembali email dengan hati-hati.

"Pastikan nada yang digunakan sesuai dan isinya jelas serta ringkas," kata Touma.

 

"Carilah ambiguitas atau potensi kesalahpahaman yang mungkin timbul dari kata-katanya. Pertimbangkan apakah semua informasi yang diperlukan telah dimasukkan dan apakah pesan tersebut secara efektif menyampaikan maksud yang anda inginkan."

Empat Langkah Agar Tidak Menyesal Dalam Mengirim Email

Touma menyarankan untuk menggunakan kerangka kerja GROW, yang merupakan singkatan dari:

• Goal: Apa yang ingin dicapai melalui pesan atau tanggapan ini?
• Reality: Apakah pesan ini sesuai dengan kenyataan yang terjadi?
• Options: Apakah pesan ini memberikan pilihan-pilihan kepada orang tersebut dalam mengambil keputusan?
• What will we do: Apakah pesan ini menjelaskan apa yang akan kita lakukan selanjutnya?

Dengan kata lain, "pastikan email tersebut menyertakan dengan jelas topik yang ingin dibahas, butir-butir tindakan, dan langkah selanjutnya," katanya.

Jika merasa gelisah saat menulis email, Touma mengatakan bahwa beristirahat sejenak menjadi hal yang dapat dilakukan agar melihat kembali pesan tersebut dengan "pikiran yang tenang dan tenang."

"Daripada langsung mengirim email, pertimbangkan untuk menyusunnya terlebih dahulu dan menyimpannya sebagai draf," tambahnya. "Hal ini memungkinkan anda untuk melihat kembali email tersebut dengan perspektif yang baru setelah beberapa waktu berlalu. Setelah melihat kembali draf tersebut, anda bisa mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki atau mempertimbangkan kembali isinya."

Untuk hal-hal yang mendesak, sebaiknya email tersebut direspons dalam waktu satu atau dua jam, kata Touma. Untuk email yang tidak memiliki deadline, merespons dalam waktu 24 jam "dianggap sopan dan profesional."

Selain itu, direktur operasional SDM di sebuah perusahaan perangkat lunak pembelajaran Epignosis, Christina Gialleli, memberikan tips tambahan untuk tidak menanggapi sesuatu di bawah tekanan, termasuk dalam menanggapi email.