Cara Buat Surat Izin Sekolah yang Baik dan Benar

Liputan6.com, Jakarta Surat izin sekolah merupakan dokumen penting yang digunakan untuk memberitahukan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran seorang siswa dalam kegiatan belajar mengajar. Surat ini berfungsi sebagai media komunikasi resmi antara orang tua/wali murid dengan pihak sekolah untuk menyampaikan alasan ketidakhadiran siswa.

Dengan adanya surat izin yang jelas, pihak sekolah dapat memahami situasi yang dialami siswa dan mempertimbangkan ketidakhadirannya dengan bijak. Hal ini penting mengingat kehadiran di kelas seringkali menjadi salah satu aspek dalam penilaian akademik siswa. Berikut panduan untuk membuat surast izin sekolah yang baik dan benar.

Pada dasarnya, surat izin sekolah dapat ditulis oleh dua pihak, yaitu:

1. Siswa yang bersangkutan
2. Orang tua atau wali murid

Namun, terdapat beberapa ketentuan yang perlu diperhatikan:

• Jika surat izin ditulis oleh siswa, maka harus diketahui dan ditandatangani oleh orang tua/wali murid. Hal ini untuk memastikan bahwa orang tua/wali murid mengetahui dan menyetujui alasan ketidakhadiran siswa tersebut.
• Untuk alasan sakit atau kondisi darurat lainnya yang menyebabkan siswa tidak memungkinkan menulis surat sendiri, orang tua/wali murid dapat mewakili untuk menulis surat izin.
• Surat izin yang ditulis oleh orang tua/wali murid tidak memerlukan tanda tangan siswa, cukup ditandatangani oleh orang tua/wali murid saja.

Penting untuk diingat bahwa siapapun yang menulis surat izin, baik siswa maupun orang tua/wali murid, harus menggunakan bahasa yang sopan, formal dan mengikuti kaidah penulisan surat resmi yang baik dan benar.

Meskipun termasuk dalam kategori surat pribadi, surat izin sekolah tetap harus ditulis dengan format yang baik dan benar. Berikut adalah struktur dan format standar surat izin sekolah yang perlu diperhatikan:

1. Tempat dan tanggal surat

   Ditulis di bagian kanan atas surat. Contoh: Jakarta, 15 Maret 2024

2. Alamat tujuan surat

   Ditujukan kepada pihak sekolah, biasanya kepada wali kelas atau kepala sekolah. Contoh:

   Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas X IPA 1SMA Negeri 1 Jakartadi Tempat

3. Salam pembuka

   Menggunakan salam formal seperti "Dengan hormat," atau "Assalamualaikum Wr. Wb."

4. Pembuka surat

   Menjelaskan identitas pengirim surat dan maksud penulisan surat. Contoh:

   Saya yang bertanda tangan di bawah ini:Nama: Ahmad FauziOrang tua/wali dari:Nama: Aisyah PutriKelas: X IPA 1

5. Isi surat

   Menjelaskan alasan ketidakhadiran siswa secara jelas dan ringkas. Contoh:

   Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Senin, 15 Maret 2024 dikarenakan sakit demam.

6. Penutup surat

   Berisi ucapan terima kasih dan harapan. Contoh:

   Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

7. Salam penutup

   Menggunakan salam formal seperti "Hormat saya," atau "Wassalamualaikum Wr. Wb."

8. Tanda tangan dan nama terang

   Ditandatangani oleh pengirim surat (orang tua/wali murid atau siswa) disertai nama terang.

Dengan mengikuti struktur dan format di atas, surat izin sekolah akan terlihat rapi, formal, dan mudah dipahami oleh pihak sekolah.

Untuk membuat surat izin sekolah yang baik dan benar, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:

1. Gunakan bahasa yang formal dan sopan

   Hindari penggunaan bahasa gaul atau informal. Gunakan kata-kata baku dan kalimat yang efektif.

2. Tulis dengan singkat, padat, dan jelas

   Sampaikan informasi secara ringkas namun tetap mencakup semua hal penting yang perlu diketahui pihak sekolah.

3. Cantumkan informasi lengkap

   Pastikan mencantumkan nama lengkap siswa, kelas, nomor absen (jika ada), serta tanggal ketidakhadiran dengan jelas.

4. Berikan alasan yang jujur dan masuk akal

   Jangan membuat alasan palsu. Jelaskan alasan ketidakhadiran dengan jujur dan dapat dipertanggungjawabkan.

5. Perhatikan ejaan dan tata bahasa

   Pastikan tidak ada kesalahan penulisan, tanda baca, maupun struktur kalimat.

6. Gunakan kertas dan tinta yang baik

   Jika ditulis tangan, gunakan kertas yang bersih dan rapi serta tinta yang jelas terbaca.

7. Bubuhkan tanda tangan asli

   Tanda tangan harus asli, bukan hasil fotokopi atau scan.

8. Sertakan bukti pendukung jika diperlukan

   Untuk izin sakit dalam jangka waktu tertentu, dapat melampirkan surat keterangan dokter.

Dengan memperhatikan hal-hal di atas, surat izin yang dibuat akan lebih kredibel dan mudah diterima oleh pihak sekolah.

Berikut adalah beberapa contoh surat izin tidak masuk sekolah dengan alasan sakit yang dapat dijadikan referensi:

Contoh 1: Surat Izin Sakit (Ditulis oleh Orang Tua)

Jakarta, 15 Maret 2024

Kepada Yth.Bapak/Ibu Wali Kelas X IPA 1SMA Negeri 1 Jakartadi Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Ahmad FauziOrang tua/wali dari:Nama: Aisyah PutriKelas: X IPA 1No. Absen: 05

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Senin, 15 Maret 2024 dikarenakan sakit demam. Oleh karena itu, saya mohon Bapak/Ibu berkenan memberikan izin.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

Ahmad Fauzi

Contoh 2: Surat Izin Sakit (Ditulis oleh Siswa)

Surabaya, 20 April 2024

Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas XI IPS 2SMA Negeri 5 Surabayadi Tempat

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Budi SantosoKelas: XI IPS 2No. Absen: 10

Dengan ini saya memberitahukan bahwa saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Selasa, 20 April 2024 dikarenakan sakit flu dan demam. Saya mohon Bapak/Ibu berkenan memberikan izin atas ketidakhadiran saya tersebut.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

Budi Santoso

Mengetahui,Orang tua/Wali murid

(tanda tangan)

Slamet Riyadi

Contoh 3: Surat Izin Sakit untuk Jangka Waktu Lebih dari Satu Hari

Bandung, 5 Mei 2024

Kepada Yth.Bapak/Ibu Wali Kelas VIII ASMP Negeri 3 Bandungdi Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Siti AminahOrang tua/wali dari:Nama: Rahmat HidayatKelas: VIII ANo. Absen: 22

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar selama 3 (tiga) hari, terhitung mulai tanggal 5 hingga 7 Mei 2024. Hal ini dikarenakan anak saya harus menjalani perawatan di rumah sakit akibat demam berdarah. Sebagai bukti, bersama surat ini saya lampirkan surat keterangan dari dokter.

Saya mohon Bapak/Ibu berkenan memberikan izin atas ketidakhadiran anak saya tersebut. Kami akan berusaha agar anak saya dapat segera pulih dan kembali mengikuti kegiatan belajar seperti biasa.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

Siti Aminah

Selain karena sakit, ada berbagai alasan lain yang mungkin menyebabkan seorang siswa tidak dapat hadir di sekolah. Berikut beberapa contoh surat izin tidak masuk sekolah untuk berbagai keperluan:

Contoh 1: Surat Izin karena Ada Acara Keluarga

Yogyakarta, 10 Juni 2024

Kepada Yth.Bapak/Ibu Wali Kelas XII IPA 3SMA Negeri 2 Yogyakartadi Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Hendra WijayaOrang tua/wali dari:Nama: Dian PuspitaKelas: XII IPA 3No. Absen: 15

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Kamis, 10 Juni 2024 dikarenakan harus menghadiri acara pernikahan kakak kandungnya di luar kota. Oleh karena itu, saya mohon Bapak/Ibu berkenan memberikan izin.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

Hendra Wijaya

Contoh 2: Surat Izin karena Mengikuti Lomba

Semarang, 22 Juli 2024

Yth. Bapak/Ibu Guru Wali Kelas X IPS 1SMA Negeri 4 Semarangdi Tempat

Dengan hormat,

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Rini SusantiKelas: X IPS 1No. Absen: 18

Dengan ini saya memberitahukan bahwa saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada tanggal 22-24 Juli 2024 dikarenakan harus mengikuti Lomba Debat Bahasa Inggris Tingkat Provinsi yang diselenggarakan oleh Dinas Pendidikan Provinsi Jawa Tengah.

Sebagai bukti, saya lampirkan surat undangan lomba tersebut. Saya mohon Bapak/Ibu berkenan memberikan izin atas ketidakhadiran saya.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

Rini Susanti

Mengetahui,Orang tua/Wali murid

(tanda tangan)

Bambang Suryono

Contoh 3: Surat Izin karena Mengurus Administrasi

Medan, 8 Agustus 2024

Kepada Yth.Bapak/Ibu Wali Kelas XI TKJ 2SMK Negeri 1 Medandi Tempat

Dengan hormat,

Saya yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: Surya DarmaOrang tua/wali dari:Nama: Andi PratamaKelas: XI TKJ 2No. Absen: 07

Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Senin, 8 Agustus 2024 dikarenakan harus mengurus pembuatan KTP-el di Kantor Kecamatan. Oleh karena itu, saya mohon Bapak/Ibu berkenan memberikan izin.

Demikian surat izin ini saya sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, saya ucapkan terima kasih.

Hormat saya,

(tanda tangan)

Surya Darma

Untuk membuat surat izin sekolah yang efektif dan mudah diterima oleh pihak sekolah, perhatikan tips-tips berikut:

1. Tulis surat dengan jelas dan ringkas

   Hindari penggunaan kalimat yang berbelit-belit. Sampaikan informasi secara langsung dan mudah dipahami.

2. Berikan alasan yang spesifik

   Jangan hanya menulis "ada keperluan keluarga" tanpa penjelasan. Berikan detail yang cukup agar pihak sekolah dapat memahami situasi dengan baik.

3. Sebutkan durasi ketidakhadiran dengan jelas

   Jika izin lebih dari satu hari, sebutkan tanggal mulai dan berakhirnya izin dengan jelas.

4. Gunakan kalimat yang sopan dan formal

   Hindari penggunaan bahasa gaul atau terlalu santai. Gunakan bahasa yang sopan dan sesuai dengan etika surat-menyurat resmi.

5. Periksa kembali sebelum diserahkan

   Pastikan tidak ada kesalahan penulisan nama, tanggal, atau informasi penting lainnya. Baca ulang surat sebelum ditandatangani dan diserahkan.

6. Sertakan kontak yang bisa dihubungi

   Cantumkan nomor telepon atau alamat email yang bisa dihubungi jika pihak sekolah memerlukan informasi tambahan.

7. Lampirkan bukti pendukung jika ada

   Untuk izin karena sakit dalam jangka waktu lama atau mengikuti kegiatan tertentu, sertakan surat keterangan dokter atau surat undangan kegiatan sebagai bukti.

8. Sampaikan surat izin tepat waktu

   Usahakan untuk menyampaikan surat izin sebelum atau pada hari ketidakhadiran. Jika terpaksa terlambat, berikan penjelasan yang masuk akal.

Dengan mengikuti tips-tips di atas, surat izin yang dibuat akan lebih efektif dan memiliki kemungkinan lebih besar untuk diterima dengan baik oleh pihak sekolah.

Meskipun memiliki tujuan yang sama yaitu meminta izin, surat izin sekolah memiliki beberapa perbedaan dengan jenis surat izin lainnya, seperti surat izin kerja atau surat izin cuti. Berikut beberapa perbedaan utamanya:

1. Penerima surat

   Surat izin sekolah ditujukan kepada pihak sekolah, biasanya wali kelas atau kepala sekolah. Sementara surat izin kerja ditujukan kepada atasan atau HRD perusahaan.

2. Bahasa yang digunakan

   Surat izin sekolah umumnya menggunakan bahasa yang lebih sederhana dan mudah dipahami, mengingat penulisnya bisa jadi adalah siswa. Surat izin kerja cenderung menggunakan bahasa yang lebih formal dan profesional.

3. Alasan ketidakhadiran

   Alasan dalam surat izin sekolah biasanya terkait dengan kondisi kesehatan siswa, kegiatan keluarga, atau kegiatan ekstrakurikuler. Surat izin kerja memiliki alasan yang lebih beragam, termasuk cuti tahunan, keperluan bisnis, atau pengembangan diri.

4. Format surat

   Surat izin sekolah umumnya memiliki format yang lebih sederhana dan fleksibel. Sementara surat izin kerja seringkali memiliki format baku yang ditentukan oleh perusahaan.

5. Durasi izin

   Surat izin sekolah biasanya untuk jangka waktu yang relatif singkat, mulai dari satu hari hingga beberapa hari. Surat izin kerja bisa mencakup durasi yang lebih panjang, termasuk cuti tahunan atau cuti melahirkan.

6. Konsekuensi

   Ketidakhadiran di sekolah mungkin berdampak pada nilai kehadiran atau ketertinggalan materi pelajaran. Sementara ketidakhadiran di tempat kerja bisa berdampak pada produktivitas, gaji, atau jenjang karir.

7. Penandatangan

   Surat izin sekolah bisa ditandatangani oleh siswa (dengan persetujuan orang tua) atau langsung oleh orang tua/wali. Surat izin kerja umumnya hanya ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan.

Memahami perbedaan-perbedaan ini penting agar kita dapat menulis surat izin yang sesuai dengan konteks dan kebutuhan masing-masing, baik itu untuk keperluan sekolah maupun pekerjaan.

Meskipun terlihat sederhana, banyak orang yang masih melakukan kesalahan saat menulis surat izin sekolah. Berikut beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dan harus dihindari:

1. Tidak mencantumkan tanggal surat

   Tanggal surat penting untuk menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan memberikan konteks waktu untuk izin yang diminta.

2. Salah menulis nama atau informasi penting

   Kesalahan penulisan nama siswa, kelas, atau tanggal izin dapat menimbulkan kebingungan dan ketidakpercayaan dari pihak sekolah.

3. Menggunakan bahasa yang terlalu santai

   Meskipun ditujukan kepada guru yang mungkin sudah akrab, tetap gunakan bahasa yang sopan dan formal dalam surat izin.

4. Memberikan alasan yang tidak jelas atau tidak masuk akal

   Alasan yang tidak spesifik atau terkesan dibuat-buat dapat mengurangi kredibilitas surat izin.

5. Tidak menyertakan tanda tangan

   Surat izin tanpa tanda tangan orang tua/wali atau siswa (jika ditulis sendiri) dianggap tidak sah.

6. Menulis terlalu panjang lebar

   Surat izin sebaiknya singkat dan langsung ke pokok permasalahan. Hindari menulis hal-hal yang tidak relevan.

7. Menggunakan kertas atau tinta yang tidak layak

   Surat yang ditulis di kertas sobek atau dengan tinta yang sudah pudar memberi kesan tidak serius.

8. Tidak menyebutkan durasi izin dengan jelas

   Jika izin lebih dari satu hari, sebutkan dengan jelas kapan siswa akan kembali masuk sekolah.

9. Mengirim surat terlambat

   Usahakan untuk mengirim surat izin sebelum atau pada hari ketidakhadiran, bukan beberapa hari setelahnya.

10. Tidak menyimpan salinan surat

    Selalu simpan salinan surat izin sebagai bukti jika diperlukan di kemudian hari.

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan di atas, surat izin yang dibuat akan lebih profesional dan memiliki kemungkinan lebih besar untuk diterima dengan baik oleh pihak sekolah.

Seiring perkembangan teknologi, beberapa sekolah mulai mengadopsi sistem izin digital sebagai alternatif atau pelengkap surat izin konvensional. Berikut beberapa alternatif yang mungkin tersedia di sekolah-sekolah tertentu:

1. Aplikasi sekolah

   Beberapa sekolah memiliki aplikasi khusus yang memungkinkan orang tua untuk mengirim pemberitahuan ketidakhadiran siswa secara online.

2. Pesan singkat (SMS) atau WhatsApp

   Beberapa guru atau wali kelas menerima izin melalui SMS atau pesan WhatsApp, terutama untuk izin mendadak.

3. Email

   Pengiriman surat izin melalui email resmi sekolah juga mulai diterima di beberapa institusi pendidikan.

4. Formulir online

   Beberapa sekolah menyediakan formulir izin online yang dapat diisi oleh orang tua/wali murid melalui website sekolah.

5. Panggilan telepon

   Untuk kasus-kasus darurat, beberapa sekolah menerima izin melalui panggilan telepon yang kemudian akan dicatat oleh pihak administrasi sekolah.

Meskipun alternatif digital ini semakin populer, penting untuk diingat bahwa:

• Tidak semua sekolah menerima metode izin digital. Pastikan untuk mengonfirmasi kebijakan sekolah terlebih dahulu.
• Beberapa sekolah mungkin meminta surat izin tertulis sebagai tindak lanjut dari izin digital yang diberikan.
• Izin digital tetap harus menggunakan bahasa yang sopan dan formal, serta mencantumkan informasi lengkap seperti pada surat izin konvensional.
• Simpan bukti pengiriman izin digital (misalnya screenshot pesan atau email) sebagai arsip jika diperlukan di kemudian hari.

Dengan adanya alternatif digital ini, proses pemberian izin menjadi lebih cepat dan efisien. Namun, tetap penting untuk mengikuti prosedur dan etika yang berlaku di masing-masing sekolah.

Menulis surat izin sekolah yang baik dan benar merupakan keterampilan penting yang perlu dikuasai oleh setiap siswa dan orang tua. Surat izin bukan hanya formalitas, tetapi juga cerminan tanggung jawab dan etika dalam berkomunikasi dengan pihak sekolah.

Beberapa poin penting yang perlu diingat dalam membuat surat izin sekol