Tujuan Application Letter: Panduan Lengkap Menulis Surat Lamaran Kerja yang Efektif

Liputan6.com, Jakarta Application letter atau surat lamaran kerja merupakan dokumen penting yang harus dipersiapkan dengan baik saat melamar pekerjaan. Surat ini menjadi pintu gerbang bagi pelamar untuk memperkenalkan diri dan meyakinkan perusahaan bahwa ia adalah kandidat yang tepat untuk posisi yang dilamar.

Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai tujuan, struktur, tips menulis, serta contoh application letter yang efektif.

Application letter adalah surat resmi yang ditulis oleh pencari kerja dan ditujukan kepada perusahaan atau instansi untuk melamar suatu posisi pekerjaan tertentu. Surat ini berisi informasi singkat mengenai latar belakang, kualifikasi, pengalaman, dan motivasi pelamar yang relevan dengan posisi yang dilamar.

Beberapa pengertian application letter menurut para ahli:

• Menurut Ali dan Tanzali dalam buku Pedoman Lengkap Menulis Surat, application letter adalah surat permohonan resmi yang dibuat oleh pencari kerja yang ditujukan kepada badan usaha atau instansi agar mendapatkan tawaran kerja.
• Thomas Means dalam buku Business Communication mendefinisikan application letter sebagai sebuah pesan yang ditulis oleh pencari kerja untuk menyatakan minatnya pada sebuah posisi pekerjaan dengan tujuan mendapatkan kesempatan wawancara dari pihak pemberi kerja.

Jadi, application letter merupakan sarana bagi pelamar untuk memperkenalkan diri, menyampaikan kualifikasi dan pengalaman yang dimiliki, serta mengungkapkan ketertarikan dan motivasinya terhadap posisi yang dilamar. Surat ini biasanya dikirimkan bersama dengan curriculum vitae (CV) atau resume sebagai kelengkapan berkas lamaran.

Application letter memiliki beberapa tujuan utama, antara lain:

1. Memperkenalkan Diri kepada Perusahaan

Melalui application letter, pelamar dapat memperkenalkan diri secara singkat namun menarik kepada perusahaan. Surat ini menjadi kesempatan pertama bagi pelamar untuk membuat kesan positif dan menarik perhatian HRD atau recruiter.

2. Menjelaskan Kualifikasi dan Pengalaman yang Relevan

Application letter memungkinkan pelamar untuk memaparkan kualifikasi, keahlian, dan pengalaman kerja yang relevan dengan posisi yang dilamar. Pelamar dapat menjelaskan bagaimana latar belakangnya sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3. Mengungkapkan Motivasi dan Ketertarikan

Dalam surat lamaran, pelamar dapat mengungkapkan motivasi dan alasan ketertarikannya terhadap posisi dan perusahaan yang dituju. Hal ini menunjukkan antusiasme dan keseriusan pelamar.

4. Meyakinkan Perusahaan

Tujuan akhir dari application letter adalah meyakinkan perusahaan bahwa pelamar adalah kandidat yang tepat untuk posisi tersebut. Surat yang ditulis dengan baik dapat meningkatkan peluang pelamar untuk dipanggil wawancara.

5. Melengkapi Informasi dalam CV

Application letter dapat memberikan informasi tambahan yang tidak tercantum dalam CV, seperti soft skills, motivasi personal, atau pencapaian spesifik yang relevan dengan pekerjaan.

Struktur application letter yang baik dan benar terdiri dari beberapa bagian penting, yaitu:

1. Kepala Surat (Heading)

Bagian ini berisi informasi kontak pelamar dan penerima surat, meliputi:

• Nama lengkap pelamar
• Alamat pelamar
• Nomor telepon dan email pelamar
• Tanggal penulisan surat
• Nama penerima surat (jika diketahui)
• Jabatan penerima
• Nama dan alamat perusahaan

2. Salam Pembuka (Salutation)

Gunakan salam pembuka yang formal dan sopan, seperti:

• Dear Mr./Ms. [Nama Penerima],
• Dear Hiring Manager,
• Dear Human Resources Manager,

3. Paragraf Pembuka

Paragraf ini berisi:

• Pernyataan tujuan menulis surat
• Posisi yang dilamar
• Sumber informasi lowongan
• Pernyataan singkat mengapa tertarik dengan posisi tersebut

4. Paragraf Isi

Bagian ini terdiri dari 1-2 paragraf yang menjelaskan:

• Kualifikasi dan pengalaman yang relevan
• Prestasi atau pencapaian yang mendukung
• Keterampilan khusus yang dimiliki
• Alasan mengapa pelamar cocok untuk posisi tersebut

5. Paragraf Penutup

Paragraf ini berisi:

• Ucapan terima kasih atas perhatian pembaca
• Pernyataan kesiapan untuk wawancara
• Informasi kontak untuk tindak lanjut

6. Salam Penutup

Gunakan salam penutup formal seperti:

• Sincerely,
• Best regards,
• Yours faithfully,

7. Tanda Tangan

Cantumkan tanda tangan dan nama lengkap pelamar di bagian paling bawah surat.

Berikut beberapa tips penting dalam menulis application letter yang efektif:

1. Sesuaikan dengan Posisi dan Perusahaan

Pelajari dengan seksama informasi mengenai posisi yang dilamar dan perusahaan tujuan. Sesuaikan isi surat lamaran dengan kebutuhan dan nilai-nilai perusahaan. Tunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset dan memahami perusahaan dengan baik.

2. Gunakan Bahasa yang Formal dan Profesional

Pilih kata-kata dan kalimat yang formal, sopan, dan profesional. Hindari penggunaan bahasa gaul atau istilah yang terlalu kasual. Pastikan tata bahasa dan ejaan sudah benar.

3. Fokus pada Kualifikasi yang Relevan

Tonjolkan kualifikasi, pengalaman, dan keterampilan yang paling relevan dengan posisi yang dilamar. Jelaskan bagaimana latar belakang Anda sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

4. Berikan Contoh Konkret

Sertakan contoh konkret atau pencapaian spesifik yang menunjukkan kemampuan Anda. Gunakan data atau angka jika memungkinkan untuk memperkuat argumen.

5. Tunjukkan Antusiasme

Ekspresikan antusiasme dan ketertarikan Anda terhadap posisi dan perusahaan. Jelaskan mengapa Anda sangat tertarik bergabung dengan perusahaan tersebut.

6. Perhatikan Format dan Kerapian

Gunakan format yang konsisten dan rapi. Pilih jenis huruf yang mudah dibaca dengan ukuran yang sesuai. Pastikan tidak ada kesalahan ketik atau formatting.

7. Singkat dan Padat

Usahakan agar surat lamaran tidak lebih dari satu halaman. Sampaikan informasi penting secara singkat dan padat tanpa bertele-tele.

8. Proofread dan Edit

Baca ulang surat lamaran beberapa kali untuk memastikan tidak ada kesalahan. Minta bantuan orang lain untuk membaca dan memberikan masukan jika perlu.

Membuat application letter yang baik memberikan beberapa manfaat penting bagi pelamar kerja:

1. Meningkatkan Peluang Dipanggil Wawancara

Application letter yang menarik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dapat meningkatkan peluang pelamar untuk lolos seleksi awal dan dipanggil wawancara.

2. Menunjukkan Profesionalisme

Surat lamaran yang ditulis dengan baik menunjukkan profesionalisme dan keseriusan pelamar dalam melamar pekerjaan. Hal ini memberikan kesan positif kepada perusahaan.

3. Memperkuat Personal Branding

Melalui application letter, pelamar dapat membangun personal branding yang kuat dengan menunjukkan keunikan, kelebihan, dan nilai-nilai yang dimilikinya.

4. Mempersiapkan Diri untuk Wawancara

Proses menulis application letter membantu pelamar untuk merefleksikan kualifikasi dan pengalamannya, sehingga lebih siap menghadapi pertanyaan wawancara.

5. Membedakan Diri dari Pelamar Lain

Application letter yang ditulis dengan baik dapat membuat pelamar menonjol di antara kandidat lain yang mungkin memiliki kualifikasi serupa.

Meskipun sering dianggap sama, application letter dan cover letter memiliki beberapa perbedaan penting:

1. Tujuan

• Application letter: Bertujuan untuk melamar posisi spesifik yang sedang dibuka oleh perusahaan.
• Cover letter: Lebih umum dan dapat digunakan untuk mengirimkan CV/resume tanpa ada lowongan spesifik.

2. Isi

• Application letter: Lebih detail dalam menjelaskan kualifikasi dan pengalaman yang relevan dengan posisi yang dilamar.
• Cover letter: Lebih singkat dan berfokus pada pengenalan diri serta minat terhadap perusahaan secara umum.

3. Panjang

• Application letter: Biasanya lebih panjang, bisa mencapai satu halaman penuh.
• Cover letter: Umumnya lebih singkat, sekitar setengah halaman.

4. Penggunaan

• Application letter: Digunakan saat melamar posisi spesifik yang diiklankan.
• Cover letter: Dapat digunakan untuk mengirimkan lamaran secara umum atau networking.

Berikut adalah contoh application letter dalam bahasa Inggris untuk posisi Marketing Manager:

[Your Name]

[Your Address]

[City, State ZIP Code]

[Your Email]

[Your Phone Number]

[Date]

[Hiring Manager's Name]

[Company Name]

[Company Address]

[City, State ZIP Code]

Dear [Mr./Ms. Last Name],

I am writing to express my strong interest in the Marketing Manager position at [Company Name] as advertised on [where you found the job posting]. With my extensive experience in digital marketing and team leadership, I am confident that I would be a valuable asset to your marketing department.

Over the past seven years, I have successfully led marketing teams and campaigns for various B2B and B2C companies. In my current role as Senior Marketing Specialist at XYZ Corp, I have:

• Increased website traffic by 150% through strategic SEO and content marketing initiatives

• Managed a team of 5 marketing professionals, consistently meeting or exceeding quarterly KPIs

• Developed and executed social media strategies that resulted in a 200% increase in engagement across all platforms

• Implemented data-driven marketing approaches, leading to a 25% increase in lead generation

I am particularly drawn to [Company Name]'s commitment to innovation and sustainable practices. Your recent campaign focusing on eco-friendly products aligns perfectly with my personal values and professional expertise in green marketing.

I am excited about the opportunity to bring my skills and passion for marketing to [Company Name]. I am confident that my experience in digital marketing, team leadership, and data-driven strategies would make me a strong addition to your team.

Thank you for your time and consideration. I look forward to the opportunity to discuss how I can contribute to [Company Name]'s continued success. Please feel free to contact me at [your phone number] or [your email] to arrange a meeting.

Sincerely,

[Your Name]

1. Apakah application letter harus ditulis tangan?

Tidak selalu. Saat ini, sebagian besar perusahaan lebih memilih application letter yang diketik dan dikirim secara digital. Namun, ada beberapa perusahaan yang masih meminta surat lamaran tulis tangan. Pastikan untuk membaca instruksi lamaran dengan seksama.

2. Berapa panjang ideal sebuah application letter?

Application letter sebaiknya tidak lebih dari satu halaman. Usahakan untuk menyampaikan informasi penting secara singkat dan padat dalam 3-4 paragraf.

3. Apakah perlu menyebutkan ekspektasi gaji dalam application letter?

Umumnya tidak perlu menyebutkan ekspektasi gaji dalam application letter, kecuali jika perusahaan secara spesifik meminta informasi tersebut. Pembahasan mengenai gaji biasanya dilakukan pada tahap wawancara atau negosiasi.

4. Bagaimana jika saya tidak memiliki pengalaman kerja?

Jika Anda fresh graduate atau belum memiliki pengalaman kerja, fokuskan pada kualifikasi akademik, keterampilan yang relevan, pengalaman magang, atau kegiatan ekstrakurikuler yang mendukung posisi yang dilamar.

5. Apakah perlu melampirkan foto dalam application letter?

Di Indonesia, melampirkan foto dalam application letter masih umum dilakukan. Namun, praktik ini mulai ditinggalkan di banyak negara untuk menghindari bias dalam proses rekrutmen. Ikuti petunjuk yang diberikan oleh perusahaan.

Application letter merupakan komponen penting dalam proses melamar pekerjaan. Surat ini menjadi kesempatan bagi pelamar untuk memperkenalkan diri, menunjukkan kualifikasi, dan meyakinkan perusahaan bahwa ia adalah kandidat yang tepat untuk posisi yang dilamar. Dengan memahami tujuan, struktur, dan tips menulis application letter yang efektif, pelamar dapat meningkatkan peluangnya untuk lolos seleksi awal dan dipanggil wawancara.

Ingatlah bahwa setiap application letter harus disesuaikan dengan posisi dan perusahaan yang dituju. Lakukan riset mendalam tentang perusahaan dan posisi yang dilamar, serta tonjolkan kualifikasi dan pengalaman yang paling relevan. Dengan persiapan yang matang dan penulisan yang baik, application letter dapat menjadi langkah awal yang kuat dalam perjalanan karir Anda.