7 Aturan Dasar buat Tambah Produktivitas Kerja

Liputan6.com, Jakarta Di zaman era digital, terdapat banyak gangguan dalam bekerja. Mulai dari keberadaan media sosial, permainan di hp, hingga fasilitas internet yang mudah bisa membuat sistem kerja di kantor kacau dan menjadi gangguan.

Jadi, apa yang bisa dilakukan dengan berbagai gangguan tadi? Bagaimana menjadi produktif saat bekerja?

Meskipun tidak ada sistem yang dapat sepenuhnya menghilangkan gangguan dan pengalihan saat kerja, sejatinya ada 9 aturan dasar yang dapat diterapkan untuk membantu meningkatkan level produktivitas kerja.

Tapi apa yang sebenarnya diperlukan untuk menjadi produktif? Menyelesaikan lebih banyak tugas dalam daftar atau bekerja dengan jam kerja lebih lama, tidak berarti bisa membuat seseorang menjadi lebih produktif. Ini hanya berarti kamu lebih sibuk, dan produktivitas tidak boleh disamakan dengan kesibukan.

Melansir laman lifehack.org, Kamis (9/7/2020), berikut 7 aturan dasar meningkatkan produktivitas kerja:

1. Hindari mengerjakan banyak hal sekaligus (multitasking)

Multitasking dapat memberi kesan bahwa lebih banyak tugas dapat diselesaikan saat melakukan banyak hal sekaligus. Namun, yang terjadi adalah sebaliknya.

Penelitian menunjukkan bahwa upaya melakukan beberapa hal pada saat bersamaan memakan banyak waktu dan mempengaruhi produktivitas.

Bahkan peralihan antar tugas dapat menghabiskan hingga 40 persen dari waktu bekerja seseorang. Itu karena fokus dan konsentrasi terus-menerus terhambat karena harus beralih di antara tugas.

Jika kamu memiliki banyak tugas, tentukan prioritas dan alokasikan waktu yang cukup untuk setiap tugas. Dengan begitu kamu dapat mengerjakan apa yang paling penting terlebih dahulu dan memiliki cukup waktu untuk menyelesaikan sisa tugas.

2. Matikan Kode Notifikasi di Ponsel

Menurut jajak pendapat Gallup, lebih dari 50 persen pemilik ponsel pintar di Amerika mengakui memeriksa ponsel mereka beberapa kali dalam satu jam.

Menonaktifkan telepon— atau setidaknya pemberitahuan — selama jam kerja adalah cara yang baik untuk mencegah Anda memeriksa ponsel sepanjang waktu.

Hal yang sama berlaku untuk komputer. Jika Anda memiliki hak istimewa untuk mengakses media sosial di desktop kantor, matikan notifikasi di sana.

Saran lain, keluar dari akun media sosial. Karenanya ketika kamu merasakan keinginan untuk memeriksanya, Anda kesulitan masuk ke akun tersebut.

3. Atur Gangguan yang Ada 

Ada gangguan tertentu di kantor yang tidak dapat dihindari. Seperti permintaan dari manajer, rapat atau kolega yang meminta bantuan.

Untuk mengatasi ini, pendekatan terbaik adalah mengetahui bagaimana menangani gangguan seperti seorang profesional.

Jadilah proaktif dan beri tahu orang-orang di sekitarmu tentang kebutuhan Anda untuk fokus kerja. Aktifkan status menjadi "sibuk/tidak tersedia" di aplikasi obrolan kerja.

Dengan mengantisipasi dan memiliki rencana untuk mengelolanya, ini akan meminimalkan peluangmu terkena interupsi.

Tonton Video Ini

Mark Twain salah satu tokoh terkenal mengatakan bahwa:"Jika tugasmu memakan kodok, yang terbaik adalah melakukannya di pagi hari. Dan jika itu tugasmu untuk memakan dua katak, yang terbaik adalah makan yang terbesar dahulu."

Pada dasarnya berarti bahwa kamu harus menyelesaikan tugas terbesar, yang paling mendesak terlebih dahulu.

Semua memiliki tugas besar dan penting yang tidak ingin kita dilakukan, tetapi tahu hal itu harus dilakukan. Sebab itu memiliki konsekuensi terbesar jika kita tidak menyelesaikannya.

Teknik Eat The Frog adalah teknik produktivitas yang mendorong untuk melakukan tugas yang paling penting dan paling tidak diinginkan terlebih dahulu.

Menyelesaikan tugas khusus ini sebelum hal lain akan memberimu rasa pencapaian yang besar. Ini akan memotivasimu untuk menyelesaikan tugas-tugas yang lain dengan semangat.

5. Kurangi Rapat

Rapat dapat menghabiskan banyak waktu, padahal waktu tersebut sebenarnya dapat digunakan untuk melakukan sesuatu yang bermanfaat.

Rapat membuat Anda harus menunggu semua orang untuk datang, mengobrol dan pada akhirnya terjebak ke dalamnya. 

Alternatifnya? Jangan menggelar rapat. Kamu akan terkejut betapa banyak hal yang dapat diselesaikan melalui email atau panggilan telepon secara cepat.

Tetapi itu tidak berarti kamu harus menghilangkan rapat sama sekali. Ada keadaan tertentu di mana diskusi tatap muka dan negosiasi masih diperlukan. Pastikan kamu mempertimbangkan opsi sebelumnya.

6. Lebih Terorganisir

Memiliki ruang kerja yang tidak terorganisir dan berantakan dapat membatasi kemampuan untuk fokus. Menurut para peneliti, kekacauan fisik dapat berdampak negatif pada kemampuan untuk berkonsentrasi dan menerima informasi. Itulah sebabnya menjaga lingkungan kerjamu tertata dengan baik dan bebas kekacauan adalah penting.

Pastikan Anda memiliki sistem mengelola diri sendiri sehingga tahu apa yang harus dilakukan ketika dokumen mulai menumpuk.

Menjadi terorganisir juga akan memastikan Anda tahu di mana menemukan alat tulis, atau dokumen yang tepat saat membutuhkannya.

 7. Minum Air Putih

Meskipun Anda tahu harus melakukannya, namun minum air putih sering terlupa saat bekerja. Banyak dari Anda memilih minum teh atau kopi sebagai minuman berkafein agar tetap terjaga.

Namun, seperti istirahat, minum air putih sangat penting untuk menjaga tingkat produktivitas di tempat kerja. Sederhana dan efektif memang.

Tidak minum cukup air putih dapat menyebabkan dehidrasi dan juga sakit kepala, kelelahan, dan penambahan berat badan.

7 aturan dasar di atas tentang produktivitas kerja bukanlah akhir dari semua. Anda dan perusahaan tempat bekerja mungkin memiliki kiat lain tentang cara meningkatkan dan mempertahankan produktivitas terbaik.

Bagaimanapun, itu adalah sesuatu yang dapat dirasakan secara berbeda tergantung pada pekerjaan dan lingkungan kerja yang tepat.

Reporter: Erna Sulistyowati