6 Tips Sederhana dan Efektif Kelola Dokumen di Tempat Kerja

Liputan6.com, Jakarta Pernahkah Anda menemukan diri Anda dalam posisi dimana Anda mati-matian mencari dokumen di tempat kerja tetapi Anda tidak dapat menemukannya, padahal dokumen tersebut sedang sangat Anda perlukan? Jika ya, maka Anda tidak sendiri.

Jika tidak, anggaplah diri Anda beruntung. Menemukan data dan dokumen dengan mudah merupakan keterampilan penting bagi mereka yang bekerja dengan komputer. Banyak dari kita melakukan praktik buruk saat mengelola dokumen dan di kemudian hari, menemukan diri kita sendiri dalam situasi yang membuat frustrasi.

Melansir dari Warrington Worldwide, Rabu (5/5/2021), berikut 6 tips sederhana yang akan membuat Anda lebih baik dalam mengelola dokumen di tempat kerja.

1. Gunakan Nama File yang Pendek

Bantulah diri Anda sendiri dengan membuat nama file tetap ringkas. Terkadang, saat terburu-buru untuk menyimpan sesuatu, Anda bisa jadi tidak mempertimbangkan diri Anda di masa depan dan malah menanamkan betapa mudahnya Anda dapat memindahkan file tersebut.

Jaga agar nama file tetap singkat dan pastikan jelas apa dokumennya. Jangan bermain-main dengan singkatan yang kompleks tapi tidak akan Anda ingat nantinya. Simpanlah dokumen Anda dengan nama deskriptif singkat dan Anda akan berterima kasih ketika Anda dapat mengingat dan menemukan letaknya dengan mudah.

Banyak pelaku bisnis telah beralih ke sistem perangkat lunak manajemen dokumen untuk membantu menjaga keamanan file dan semuanya di satu tempat. Biasanya langkah ini digunakan untuk kontrak, dokumen hukum, dan perjanjian karena dokumen semacam itu sangatlah penting dan memiliki urgensi tinggi. 

Beberapa sistem perangkat lunak manajemen menawarkan ruang kerja digital yang unik dan terpadu dimana orang dapat secara bersamaan mengakses dokumen bisnis mereka dimana saja di dunia dan kapan saja. Sistem pengarsipan online ini akan menyelamatkan bisnis dari keharusan untuk mengajukan dokumen secara fisik lagi. 

Kelebihan lain menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen adalah Anda tidak perlu khawatir tentang mencadangkan file karena terdapat teknologi canggih yang siap melakukan segalanya untuk Anda.

3. Gunakan Nama Deskriptif untuk Folder

Folder dan subfolder sangat penting untuk memastikan bahwa dokumen lebih mudah ditemukan. Meskipun tampaknya perlu lebih banyak upaya untuk mengeklik folder kemudian ke subfolder, hal ini akan membuatnya menjadi lebih teratur dan lebih mudah dinavigasi. 

Selain itu, trik ini membuat semuanya ringkas dan Anda tidak perlu memfilter ratusan dokumen dalam satu folder karena semuanya akan dipecah menjadi potongan-potongan kecil. Proses ini dikenal sebagai 'chunking', dan gagasan di baliknya adalah semakin detail nama folder maka akan semakin mudah dan cepat untuk menemukan apa yang Anda butuhkan.

4. Arsipkan dan Hapus File Lama

Kesalahan umum yang dilakukan adalah tidak menghapus file lama. Meskipun penting untuk mengetahui file apa yang harus disimpan, file lama dan tidak terpakai hanya akan menghabiskan ruang penyimpanan dan menjadi kekacauan virtual yang mempersulit pencarian dokumen yang Anda butuhkan. 

Menghapus dan mengarsipkan file adalah salah satu tugas yang terus menerus bisa jadi sering Anda tunda dimana Anda akan melakukannya besok tetapi hari besok yang dimaksud tidak pernah datang. 

Daripada melakukan itu, pertimbangkan untuk menyiapkan rutinitas bulanan untuk memeriksa file. Dengan begitu Anda tidak menghabiskan terlalu banyak waktu untuk menghapus file, tetapi Anda juga melakukannya secara teratur sehingga tidak menjadi tugas yang mustahil dan hanya direncanakan tetapi tidak dilakukan.

Seringkali di tempat kerja, kita berbagi akses ke folder dan dokumen dengan kolega lain, jadi kita harus memberi contoh yang baik. Jika Anda mengarsipkan dan menyimpan dokumen secara teratur, kebiasaan ini diharapkan akan mendorong orang lain untuk melakukan hal yang sama. 

Meski bisa memakan waktu dan beberapa pengingat secara verbal, tetapi pada akhirnya, mempraktikkan apa yang Anda katakan akan menjadi kebiasaan. Fokuslah pada kebiasaan dan praktik Anda karena apa pun yang berubah di sekitar Anda hanyalah bonus. Bersabarlah dan percayai prosesnya.

6. Cadangkan Dokumen

Tak seorang pun ingin memikirkan tentang skenario terburuk, tetapi jika Anda gagal mempersiapkannya maka bersiaplah untuk gagal. Baik Anda mengajukan dokumen secara fisik atau digital, Anda harus memiliki rencana cadangan jika terjadi kesalahan. 

Jika Anda menggunakan perangkat lunak manajemen dokumen, maka ini bukan sesuatu yang perlu Anda khawatirkan karena perusahaan yang Anda gunakan sudah tahu semuanya. 

Jika tidak, atau jika Anda menyimpan file secara digital, Anda perlu mencadangkannya di hard drive atau USB. Komputer dan laptop punya potensi untuk rusak, jadi pastikan dokumen Anda telah dicadangkan pada sumber sekunder.

Dengan beberapa tips sederhana tadi, Anda akan menjadi jauh lebih baik dalam mengelola dokumen di tempat kerja. Tidak hanya akan meningkatkan efisiensi, tetapi juga produktivitas dan mendorong terciptanya teknik praktik yang baik diantara rekan kerja.

Reporter: Priscilla Dewi Kirana