Cara Scan Tanda Tangan dengan Mudah dan Cepat

Liputan6.com, Jakarta Di era digital saat ini, kebutuhan untuk membuat tanda tangan elektronik semakin meningkat. Baik untuk keperluan bisnis, akademik, maupun pribadi, tanda tangan digital dapat mempercepat proses penandatanganan dokumen tanpa harus bertemu langsung. Artikel ini akan membahas secara lengkap cara scan tanda tangan dengan mudah dan cepat menggunakan berbagai metode dan perangkat.

Tanda tangan digital merupakan versi elektronik dari tanda tangan manual yang biasa kita bubuhkan di atas kertas. Tanda tangan ini dibuat menggunakan teknologi kriptografi untuk memastikan keaslian dan integritas dokumen elektronik. Berbeda dengan tanda tangan biasa yang mudah dipalsukan, tanda tangan digital memiliki tingkat keamanan yang lebih tinggi karena dilengkapi dengan sertifikat digital yang unik untuk setiap penandatangan.

Beberapa keunggulan tanda tangan digital antara lain:

• Lebih aman dan sulit dipalsukan
• Dapat diverifikasi keasliannya
• Mempercepat proses penandatanganan dokumen
• Menghemat biaya cetak dan pengiriman dokumen fisik
• Ramah lingkungan karena mengurangi penggunaan kertas

Ada beberapa metode yang dapat digunakan untuk membuat tanda tangan digital, mulai dari yang sederhana hingga yang lebih canggih:

1. Scan Tanda Tangan Manual

Metode paling sederhana adalah dengan memindai tanda tangan manual yang sudah dibuat di atas kertas. Langkah-langkahnya:

• Buat tanda tangan di atas kertas putih polos menggunakan pulpen hitam
• Pindai menggunakan scanner atau foto menggunakan kamera smartphone
• Edit hasil scan untuk menghilangkan background dan memperjelas garis tanda tangan
• Simpan dalam format gambar seperti PNG atau JPG

2. Menggunakan Aplikasi Scanner

Berbagai aplikasi scanner di smartphone dapat digunakan untuk memindai tanda tangan dengan lebih mudah. Beberapa aplikasi populer antara lain:

• Adobe Scan
• CamScanner
• Microsoft Office Lens
• Google Drive (fitur scan)

Aplikasi-aplikasi ini dilengkapi fitur untuk mengoptimalkan hasil scan dan menyimpan dalam berbagai format.

3. Membuat Tanda Tangan Digital

Metode yang lebih canggih adalah membuat tanda tangan digital langsung menggunakan aplikasi khusus atau layanan online. Beberapa pilihan antara lain:

• DocuSign
• Adobe Sign
• HelloSign
• SignNow

Aplikasi-aplikasi ini menyediakan fitur untuk membuat tanda tangan digital yang aman dan dapat diverifikasi keasliannya.

Berikut adalah langkah-langkah detail untuk memindai tanda tangan menggunakan smartphone Android:

1. Siapkan Tanda Tangan

Buatlah tanda tangan di atas kertas putih polos menggunakan pulpen hitam. Pastikan tanda tangan terlihat jelas dan kontras dengan latar belakang.

2. Unduh Aplikasi Scanner

Unduh dan instal aplikasi scanner seperti Adobe Scan atau CamScanner dari Google Play Store.

3. Buka Aplikasi dan Pindai

Buka aplikasi scanner, arahkan kamera ke tanda tangan, dan ambil gambar. Aplikasi akan secara otomatis mendeteksi tepi dokumen dan mengoptimalkan hasil scan.

4. Edit Hasil Scan

Gunakan fitur editing yang tersedia di aplikasi untuk:

• Memotong gambar agar hanya menampilkan area tanda tangan
• Mengatur kontras dan kecerahan
• Menghilangkan background jika diperlukan

5. Simpan Hasil

Simpan hasil scan dalam format PNG atau JPG. Beberapa aplikasi juga memungkinkan penyimpanan langsung ke cloud storage seperti Google Drive atau Dropbox.

Proses memindai tanda tangan di iPhone mirip dengan Android, namun menggunakan aplikasi bawaan atau aplikasi khusus untuk iOS:

1. Gunakan Aplikasi Notes

iPhone memiliki fitur scan dokumen bawaan di aplikasi Notes:

• Buka aplikasi Notes dan buat catatan baru
• Ketuk ikon kamera dan pilih "Scan Documents"
• Arahkan kamera ke tanda tangan dan ambil gambar
• Edit hasil scan jika diperlukan
• Simpan hasil scan

2. Aplikasi Scanner Pihak Ketiga

Alternatif lain adalah menggunakan aplikasi scanner pihak ketiga dari App Store seperti Scanner Pro atau Adobe Scan. Langkah-langkahnya serupa dengan aplikasi di Android.

Setelah memiliki file tanda tangan digital, berikut cara memasukkannya ke dokumen Microsoft Word:

1. Buka Dokumen Word

Buka dokumen Word yang ingin ditambahkan tanda tangan.

2. Sisipkan Gambar

Klik tab "Insert" pada ribbon, lalu pilih "Pictures" dan pilih file tanda tangan yang telah disimpan sebelumnya.

3. Atur Ukuran dan Posisi

Sesuaikan ukuran gambar tanda tangan agar proporsional dengan dokumen. Pindahkan ke posisi yang diinginkan dalam dokumen.

4. Atur Wrapping Text

Klik kanan pada gambar tanda tangan, pilih "Wrap Text", lalu pilih opsi yang sesuai (misalnya "In Front of Text" agar tanda tangan berada di atas teks).

5. Simpan Dokumen

Simpan dokumen Word yang telah ditambahkan tanda tangan digital.

Adobe Acrobat menyediakan fitur khusus untuk membuat dan menambahkan tanda tangan digital ke dokumen PDF:

1. Buka Dokumen PDF

Buka dokumen PDF yang ingin ditandatangani di Adobe Acrobat.

2. Pilih Tool Tanda Tangan

Klik ikon "Fill & Sign" di panel kanan, lalu pilih "Sign" dan "Add Signature".

3. Buat Tanda Tangan

Ada beberapa opsi untuk membuat tanda tangan:

• Ketik: Ketik nama Anda dan pilih gaya tulisan tangan
• Gambar: Gunakan mouse atau touchpad untuk menggambar tanda tangan
• Gambar: Unggah gambar tanda tangan yang sudah ada

4. Terapkan Tanda Tangan

Setelah membuat tanda tangan, klik "Apply" untuk menambahkannya ke dokumen. Atur posisi tanda tangan sesuai kebutuhan.

5. Simpan Dokumen

Simpan dokumen PDF yang telah ditandatangani.

Meskipun tanda tangan digital lebih aman dibandingkan tanda tangan manual, tetap ada beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk menjaga keamanannya:

1. Gunakan Layanan Terpercaya

Pilih layanan tanda tangan digital yang terpercaya dan memiliki sertifikasi keamanan yang diakui.

2. Lindungi Perangkat

Pastikan perangkat yang digunakan untuk membuat dan menyimpan tanda tangan digital dilindungi dengan kata sandi atau metode autentikasi lainnya.

3. Verifikasi Penerima

Pastikan dokumen yang ditandatangani dikirim ke penerima yang tepat dan terpercaya.

4. Gunakan Enkripsi

Jika mengirim dokumen bertanda tangan digital melalui email, gunakan enkripsi email untuk melindungi isinya.

5. Perbarui Secara Berkala

Perbarui tanda tangan digital secara berkala, terutama jika ada perubahan pada tanda tangan manual Anda.

Penggunaan tanda tangan digital memberikan berbagai manfaat dalam era digital saat ini:

1. Efisiensi Waktu

Proses penandatanganan dokumen menjadi lebih cepat tanpa perlu bertemu langsung atau mengirim dokumen fisik.

2. Penghematan Biaya

Mengurangi biaya cetak, pengiriman, dan penyimpanan dokumen fisik.

3. Keamanan Lebih Tinggi

Tanda tangan digital lebih sulit dipalsukan dan dapat diverifikasi keasliannya.

4. Kemudahan Akses

Dokumen bertanda tangan digital dapat diakses dari mana saja dan kapan saja melalui perangkat elektronik.

5. Ramah Lingkungan

Mengurangi penggunaan kertas sehingga lebih ramah lingkungan.

Meskipun sering digunakan secara bergantian, tanda tangan digital dan tanda tangan elektronik memiliki beberapa perbedaan:

Tanda Tangan Digital:

• Menggunakan teknologi kriptografi
• Memiliki sertifikat digital yang unik
• Dapat diverifikasi keasliannya
• Lebih aman dan sulit dipalsukan
• Biasanya digunakan untuk dokumen resmi dan transaksi penting

Tanda Tangan Elektronik:

• Bentuk umum dari tanda tangan non-fisik
• Bisa berupa gambar scan, tanda tangan di layar sentuh, atau bahkan centang di kotak persetujuan
• Tidak selalu menggunakan teknologi kriptografi
• Tingkat keamanan bervariasi
• Sering digunakan untuk dokumen informal atau transaksi sehari-hari

Penggunaan tanda tangan digital di Indonesia diatur dalam beberapa peraturan perundang-undangan:

1. UU ITE

Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) mengakui keabsahan tanda tangan elektronik dalam transaksi elektronik.

2. PP PSTE

Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE) mengatur lebih lanjut tentang tanda tangan elektronik.

3. Kekuatan Hukum

Tanda tangan digital yang memenuhi persyaratan memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum yang sah.

4. Penyelenggara Sertifikasi Elektronik

Tanda tangan digital yang dikeluarkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang terdaftar di Kementerian Komunikasi dan Informatika memiliki legitimasi hukum yang kuat.

Berikut beberapa tips untuk mengoptimalkan penggunaan tanda tangan digital:

1. Pilih Layanan yang Tepat

Pilih layanan tanda tangan digital yang sesuai dengan kebutuhan dan tingkat keamanan yang diinginkan.

2. Buat Tanda Tangan yang Jelas

Pastikan tanda tangan digital Anda jelas dan mudah dikenali, mirip dengan tanda tangan manual.

3. Simpan dengan Aman

Simpan file tanda tangan digital di tempat yang aman dan terlindungi.

4. Gunakan Kata Sandi

Jika memungkinkan, gunakan kata sandi untuk mengamankan penggunaan tanda tangan digital Anda.

5. Perbarui Secara Berkala

Perbarui tanda tangan digital Anda secara berkala, terutama jika ada perubahan pada tanda tangan manual.

1. Apakah tanda tangan digital sah secara hukum?

Ya, tanda tangan digital yang memenuhi persyaratan tertentu diakui sah secara hukum di Indonesia berdasarkan UU ITE dan PP PSTE.

2. Apakah tanda tangan digital aman?

Tanda tangan digital umumnya lebih aman daripada tanda tangan manual karena menggunakan teknologi kriptografi dan dapat diverifikasi keasliannya.

3. Bisakah tanda tangan digital dipalsukan?

Meskipun sulit, tanda tangan digital tetap bisa dipalsukan jika tidak dijaga dengan baik. Oleh karena itu, penting untuk menggunakan layanan terpercaya dan menjaga keamanan perangkat.

4. Apakah saya perlu membeli perangkat khusus untuk membuat tanda tangan digital?

Tidak, Anda bisa membuat tanda tangan digital menggunakan smartphone atau komputer yang sudah ada dengan aplikasi yang sesuai.

5. Berapa lama tanda tangan digital berlaku?

Masa berlaku tanda tangan digital bervariasi tergantung pada jenis sertifikat yang digunakan. Beberapa berlaku 1-3 tahun dan perlu diperbarui setelahnya.

Tanda tangan digital telah menjadi bagian penting dalam era digitalisasi saat ini. Dengan berbagai metode yang tersedia, mulai dari scan tanda tangan manual hingga pembuatan tanda tangan digital menggunakan aplikasi khusus, proses penandatanganan dokumen menjadi lebih efisien dan aman. Penting untuk memahami cara membuat, menggunakan, dan menjaga keamanan tanda tangan digital agar dapat memanfaatkannya secara optimal dalam berbagai keperluan, baik pribadi maupun profesional. Dengan memperhatikan aspek hukum dan keamanan, tanda tangan digital dapat menjadi solusi yang handal untuk berbagai transaksi dan dokumen penting di era digital.