Ingin Tim Kerja Kompak, Hindari Dulu 7 Kesalahan Komunikasi Ini

Liputan6.com, Jakarta Hubungan yang baik ada karena komunikasi berjalan baik. Baik itu hubungan kepada pasangan, sahabat, rekan kerja, atau dalam organisasi.

Hal itu berlaku untuk di sekolah, lingkungan tempat tinggal, atau lingkungan kerja. Hubungan tersebut bisa jadi renggang atau bahkan berhenti jika tidak adanya sebuah komunikasi yang baik. Terlebih dalam tim bisnis, komunikasi itu sangat penting.

Bentuk komunikasi yang buruk tentu akan sangat berdampak. Kegagalan dalam berkomunikasi dapat membebani bahkan mengakhiri hubungan.

Jika sudah terjadi seperti itu, bisa jadi organisasi atau tim Anda yang tadinya sedang berkembang justru terjadi kekacauan.

Karena itu, miskomunikasi di tempat kerja dalam tim atau organisasi bisnis Anda dapat menurunkan produktivitas. Oleh karenanya, perlu dihindari hal-hal yang membuat miskomunikasi dan akhirnya dapat membunuh produktivitas tim Anda.

Mengutip laman Forbes, Selasa (22/12/2020), ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menghindari kesalahan komunikasi tersebut. Berikut penjelasannya.

1. Hindari frasa yang buruk

Komunikasi tertulis sama pentingnya dengan komunikasi verbal. Penyampaian dan pemilihan kata yang buruk dapat membingungkan anggota lain yang membaca atau mendengarnya (ambigu). Tidak heran jika anggota lain jadi salah mengartikan sehingga perlu klarifikasi lagi.

Penulisan serta penyampaian yang jelas dan ringkas adalah hal yang utama. Terlebih di masa pandemi ini, banyak orang yang bekerja dari rumah (work from home). Mereka memerlukan informasi yang jelas.

Terkadang komunikasi verbal yang mereka andalkan. Biasanya jika akan berkomunikasi verbal, email dan pesan instan menjadi salah satu caranya. Oleh karena itu, tulislah pesan yang singkat, padat, serta tidak ambigu. Melalui hal tersebut, pemberi dan penerima informasi masih bisa berhubungan dan berinteraksi dengan baik.

Jika Anda harus memberi kritik kepada orang lain melalui komunikasi verbal, Anda perlu meningkatkan keterampilan tata bahasa terlebih dulu. Hal itu dilakukan agar Anda bisa mengomunikasikannya dengan baik.

2. Perbedaan zona waktu

Mungkin saja Anda akan berkomunikasi dengan rekan kerja yang jaraknya cukup jauh dengan Anda, seperti berbeda negara.

Dalam hal seperti itu, tantangannya adalah masalah waktu karena pasti setiap negara memiliki perbedaan waktu. Oleh karena itu, Anda bisa meminta rekan Anda untuk melampirkan zona waktu pada setiap rapat yang dijadwalkan.

Atau jika Anda akan mengadakan rapat, Anda harus memperjelas waktunya itu kapan. Dengan begitu, rekan atau anggota kerja lain bisa menyesuaikan dan membuat pengingat tentang rapat tersebut.

Anda bisa menetapkan jam kerja inti yang diberlakukan di perusahaan. Hal itu berguna untuk memastikan setiap anggota tim dapat menjangkau zona waktu lain yang berbeda sehingga setidaknya bisa terjadi sekali dalam sehari.

3. Harapan yang tidak jelas

Anda harus memperjelas tugas apa yang diberikan untuk anggota atau tim. Karena tanpa mereka dan Anda jelaskan dengan baik, produk yang dibuat nantinya kemungkinan tidak sesuai dengan keinginan. Oleh karena itu, sebelum membuat sesuatu yang baru Anda bisa menjelaskannya terlebih dulu kepada tim.

Tetapkanlah sesuai dengan harapan yang ada dalam tujuan Anda. Jika Anda meminta anggota tim untuk mendeskripsikan pekerjaan-pekerjaan, bisa memikirkan apakah nanti akan diposting langsung ke situs kerja atau tidak.

Jika iya, berarti Anda perlu editor untuk menyunting naskahnya. Selain itu, jika Anda ingin tim atau perusahaan Anda dipormosikan Anda bisa meminta bantuan tim media sosial untuk membuat konten yang menarik.

Tidak ada yang menyukai momen saling tuduh. Kata-kata yang bisa memberi kesan menuduh akan menciptakan ketegangan dalam tim Anda.

Oleh karena itu, agar seluruh anggota tim dapat bekerja dengan baik, jangan sampai membuat tuduhan yang tidak produktif.

Sebagai pemimpin misalnya, Anda bisa mengajarkan karyawan mengenai akuntabilitas. Setiap orang bertanggung jawab atas konsekuensi tindakan mereka.

Jika anggota Anda berbuat salah, maka dia harus jujur mengakui kesalahannya. Di samping itu, jika anggota Anda meraih kemenangan, maka mereka berhak mendapatkan pujian atau apresiasi lain.

Sebagai seorang manajer, Anda tentu harus lebih mengetahui tentang karyawan atau anggota tim. Setidaknya jika mereka berbuat kesalahan, Anda dapat mengetahuinya. Ciptakanlah kejujuran dalam bekerja agar rasa nyaman itu bisa didapatkan dalam tim Anda.

5. Jangan diam saja

Sikap yang hanya diam dan tidak mengeluarkan suara (pendapat) akan menjadi sebuah kegagalan untuk tim. Itulah yang merupakan resep kegagalan dari sebuah bisnis. Seharusnya jika ragu, bicarakanlah.

Baik sewaktu-waktu itu dirasakan oleh Anda sebagai manajer atau anggota tim Anda lainnya. Bukan justru diam saja.

Saat melayani pelanggan pun sama saja. Jika ada pelanggan yang mengalami beberapa masalah dan belum terselesaikan, perbaikilah hingga masalah itu tidak terjadi lagi. Anda bisa bertanya kembali secara langsung atau menghubunginya.

Selain itu, jika sewaktu-waktu Anda sebagai manajer pun tidak ada di ruangan, jangan biarkan para anggota tim Anda hanya diam seharian karena hal tersebut akan memberi dampak buruk untuk ke depannya.

Setiap hal yang berlebihan pasti akan membahayakan juga nantinya. Komunikasi yang berlebihan pun bisa sama berbahayanya jika disandingkan dengan kurangnya komunikasi.

Khususnya pada pengelolaan mikro. Sebenanrnya tidak akan begitu banyak masalah yang muncul dalam produktivitas seperti manajemen mikro.

Jika tim Anda lebih cenderung mengelola mikro, mereka bisa memanfaatkan kesempatan pekerjaan tanpa pengawasan yang konstan. Tidak perlu berlebihan dalam pengelolaannya karena tidak perlu banyak berkomunikasi. Yakinlah Anda akan mendapatkan hasil yang lebih baik.

7. Kritik yang tidak konstruktif

Dalam mengerjakan pekerjaan, anggota tim Anda memang membutuhkan kritikan yang bisa memotivasi mereka untuk bekerja lebih baik.

Namun di samping itu, tidak semua kritikan bisa diterima oleh mereka. Berilah kritikan sekaligus masukan dan saran untuk mereka.

Itu lebih baik ketimbang Anda mengkritik tetapi tidak memberikan saran dan masukan, hanya seakan sebagai penyerangan untuk anggota tim Anda.

Bersikaplah konstruktif dalam mengkritik. Anda bisa membumbui kata-kata kritikan yang disampaikan dengan beberapa dorongan serta pujian di samping yang memang kinerja anggota Anda buruk dalam tim. Jika ada kritikan keras yang mengharuskan Anda untuk menyampaikannya, mungkin Anda bisa membungkusnya dengan sebuah pertanyaan 

Semakin baik Anda berkomunikasi dengan tim, semakin baik mereka berkomunikasi dengan Anda. Bukan hanya dengan Anda, tetapi dengan anggota yang lainnya pun sama.

Anda bisa memberikan contoh konkret kepada mereka agar dijadikan pelajaran oleh tim Anda. Sebab, Andalah jika seorang manajer yang memiliki peran cukup besar dalam membangun tim yang lebih produktif.

Reporter: Aprilia Wahyu Melati