Paklaring Adalah: Pengertian, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Pengertian Paklaring

Liputan6.com, Jakarta Paklaring adalah dokumen resmi yang diterbitkan oleh perusahaan untuk mengonfirmasi pengalaman kerja seorang karyawan. Surat ini memuat informasi mengenai jenjang karir karyawan sejak awal hingga akhir masa kerjanya di perusahaan tersebut. Umumnya, paklaring diberikan ketika seorang karyawan mengundurkan diri, terkena pemutusan hubungan kerja (PHK), atau memasuki masa pensiun.

Secara lebih spesifik, paklaring merupakan surat keterangan yang menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja pada suatu perusahaan dengan posisi tertentu dan dalam jangka waktu tertentu. Dokumen ini bersifat resmi karena diterbitkan oleh perusahaan dengan mencantumkan kop surat resmi di dalamnya.

Informasi yang tercantum dalam paklaring biasanya meliputi:

• Nama karyawan
• Jabatan atau posisi
• Masa kerja
• Benefit yang diterima
• Besaran gaji terakhir

Semua informasi tersebut harus disahkan dan dibuktikan dengan tanda tangan pejabat yang berwenang, biasanya manajer HRD atau pimpinan perusahaan. Namun perlu dicatat bahwa di Indonesia, beberapa perusahaan memilih untuk tidak mencantumkan informasi mengenai benefit dan gaji dalam paklaring.

Penting untuk dipahami bahwa paklaring berbeda dengan surat referensi kerja. Surat referensi kerja biasanya memuat penilaian kinerja karyawan dari atasan, termasuk kelebihan dan kekurangannya. Sementara paklaring lebih berfokus pada konfirmasi bahwa seorang karyawan benar-benar pernah bekerja di perusahaan tersebut dengan posisi dan masa kerja yang tercantum.

Paklaring memiliki beragam fungsi dan manfaat penting bagi karyawan maupun perusahaan. Berikut ini adalah beberapa fungsi utama dari surat paklaring:

1. Persyaratan Melamar Pekerjaan Baru

Salah satu fungsi utama paklaring adalah sebagai dokumen pendukung saat melamar pekerjaan baru. Banyak perusahaan yang mensyaratkan calon karyawan untuk melampirkan paklaring sebagai bukti pengalaman kerja sebelumnya. Hal ini terutama berlaku untuk posisi manajerial atau level yang lebih tinggi.

Dengan adanya paklaring, perusahaan baru dapat memverifikasi riwayat pekerjaan yang tercantum dalam CV pelamar. Dokumen ini juga memberikan gambaran mengenai kualifikasi, kompetensi, dan pengalaman kerja yang dimiliki calon karyawan. Bagi pelamar, paklaring dapat menjadi nilai tambah yang meningkatkan peluang diterima di perusahaan baru.

2. Pencairan Dana BPJS Ketenagakerjaan

Paklaring merupakan salah satu dokumen wajib yang diperlukan untuk proses pencairan dana BPJS Ketenagakerjaan, khususnya Jaminan Hari Tua (JHT). Ketika seorang karyawan berhenti bekerja, baik karena mengundurkan diri maupun PHK, ia berhak mencairkan dana JHT yang telah terkumpul selama masa kerjanya.

Dalam proses pencairan ini, BPJS Ketenagakerjaan mensyaratkan adanya paklaring sebagai bukti bahwa karyawan tersebut sudah tidak lagi bekerja di perusahaan sebelumnya. Paklaring yang digunakan harus dilegalisir oleh perusahaan dan dilampirkan bersama dokumen pendukung lainnya.

3. Pengajuan Beasiswa Jalur Profesional

Bagi karyawan yang berencana melanjutkan pendidikan ke jenjang yang lebih tinggi, paklaring dapat berfungsi sebagai dokumen pendukung dalam pengajuan beasiswa jalur profesional. Baik untuk program Magister (S2) maupun Doktoral (S3), paklaring menjadi bukti valid bagi pemberi beasiswa mengenai pengalaman kerja pelamar.

Pemberi beasiswa seringkali membutuhkan konfirmasi bahwa pelamar memang bekerja di perusahaan dengan kualitas dan pencapaian yang diakui. Selain paklaring, biasanya juga diperlukan surat rekomendasi resmi dari pimpinan atau atasan yang menunjukkan bahwa perusahaan mendukung karyawan tersebut untuk melanjutkan pendidikan.

4. Pengajuan Pinjaman Bank atau Kartu Kredit

Paklaring juga memiliki fungsi penting dalam proses pengajuan pinjaman bank atau kartu kredit. Lembaga keuangan seringkali meminta dokumen ini sebagai salah satu persyaratan untuk menilai kelayakan kredit calon nasabah.

Dengan adanya paklaring, bank atau lembaga pembiayaan dapat memverifikasi status pekerjaan dan pendapatan pemohon. Hal ini menjadi pertimbangan penting dalam menilai kemampuan finansial dan kredibilitas calon debitur, terutama untuk pengajuan pinjaman dengan nominal yang cukup besar.

Bagi karyawan yang masih aktif bekerja, paklaring dapat digunakan untuk mengajukan kartu kredit atau pinjaman bank. Dokumen ini memberikan bukti kuat mengenai status dan pendapatan karyawan, sehingga meningkatkan peluang persetujuan pengajuan kredit.

Meskipun paklaring merupakan hak karyawan, namun ada beberapa syarat yang harus dipenuhi untuk mendapatkannya. Berikut ini adalah persyaratan umum yang biasanya berlaku:

1. Masa Kerja Minimal

Kebanyakan perusahaan menetapkan syarat masa kerja minimal untuk mendapatkan paklaring, umumnya 1 tahun. Karyawan yang bekerja kurang dari periode tersebut dianggap belum memiliki pengalaman yang cukup signifikan untuk dicantumkan dalam paklaring. Ketentuan ini juga bertujuan untuk mendorong karyawan agar lebih mempertimbangkan keputusan resign ketika masa kerjanya masih singkat.

2. Prosedur Pengunduran Diri yang Baik

Untuk mendapatkan paklaring, karyawan harus mengundurkan diri dengan cara yang baik dan sesuai prosedur perusahaan. Ini mencakup penyampaian surat pengunduran diri sesuai dengan ketentuan yang berlaku, baik itu one month notice, three month notice, atau ketentuan lainnya. Selama masa kerja terakhir, karyawan juga diharapkan tetap menunjukkan kinerja yang maksimal.

3. Performa Kerja dan Relasi yang Baik

Menjaga performa kerja yang baik selama bekerja di perusahaan menjadi faktor penting dalam mendapatkan paklaring yang positif. Hal ini termasuk menjaga kedisiplinan, seperti kehadiran tepat waktu, dan menyelesaikan tugas dengan baik. Selain itu, memelihara hubungan baik dengan rekan kerja dan atasan juga penting, karena beberapa perusahaan mungkin melakukan konfirmasi ke rekan kerja sebelumnya saat proses rekrutmen.

4. Pemenuhan Kewajiban Sebelum Resign

Sebelum mengajukan paklaring, karyawan harus memastikan bahwa semua kewajiban dan tanggung jawab pekerjaan telah diselesaikan. Ini termasuk menyelesaikan proyek yang sedang berjalan, menyerahkan laporan akhir, dan melakukan serah terima pekerjaan kepada pengganti atau rekan kerja. Pemenuhan kewajiban ini menunjukkan profesionalisme dan integritas karyawan, yang dapat tercermin dalam paklaring yang diberikan.

Meskipun seringkali dianggap serupa, paklaring, surat keterangan kerja, dan surat rekomendasi kerja memiliki perbedaan signifikan dalam hal tujuan dan kontennya. Berikut ini adalah penjelasan mengenai perbedaan ketiga dokumen tersebut:

1. Paklaring

Paklaring adalah surat yang menyatakan bahwa seseorang pernah bekerja di suatu perusahaan dengan posisi dan jangka waktu tertentu. Dokumen ini diberikan ketika karyawan sudah tidak lagi bekerja di perusahaan tersebut, baik karena mengundurkan diri, PHK, atau pensiun. Isi paklaring biasanya meliputi:

• Identitas karyawan
• Posisi atau jabatan terakhir
• Masa kerja
• Pernyataan bahwa karyawan tersebut pernah bekerja di perusahaan

Paklaring bersifat netral dan objektif, tidak memuat penilaian kinerja secara detail.

2. Surat Keterangan Kerja

Surat keterangan kerja adalah dokumen yang menyatakan bahwa seseorang masih aktif bekerja di suatu perusahaan. Surat ini biasanya dikeluarkan atas permintaan karyawan untuk berbagai keperluan, seperti:

• Pengajuan visa
• Pembukaan rekening bank
• Pengajuan kredit
• Keperluan administrasi lainnya

Isi surat keterangan kerja meliputi:

• Identitas karyawan
• Posisi atau jabatan saat ini
• Tanggal mulai bekerja
• Status kepegawaian (tetap/kontrak)
• Gaji (opsional, tergantung kebutuhan)

Surat ini menegaskan status aktif karyawan di perusahaan.

3. Surat Rekomendasi Kerja

Surat rekomendasi kerja adalah dokumen yang berisi penilaian dan rekomendasi dari atasan atau kolega mengenai kinerja dan karakter seorang karyawan. Surat ini biasanya digunakan untuk:

• Melamar pekerjaan baru
• Mendaftar program pendidikan
• Mengajukan beasiswa

Isi surat rekomendasi kerja meliputi:

• Identitas pemberi rekomendasi
• Hubungan dengan karyawan yang direkomendasikan
• Penilaian terhadap kinerja, kemampuan, dan karakter karyawan
• Kelebihan dan pencapaian karyawan
• Rekomendasi untuk posisi atau program yang dilamar

Surat ini bersifat lebih personal dan subjektif, memberikan gambaran mendalam tentang kualitas profesional dan pribadi karyawan.

Proses meminta paklaring mungkin berbeda-beda tergantung kebijakan masing-masing perusahaan. Namun, ada beberapa langkah umum yang bisa Anda ikuti untuk memperoleh paklaring:

1. Pahami Kebijakan Perusahaan

Sebelum mengajukan permintaan paklaring, pastikan Anda memahami kebijakan perusahaan terkait hal ini. Beberapa perusahaan mungkin memiliki prosedur standar untuk pengajuan paklaring, sementara yang lain mungkin memerlukan permintaan khusus. Anda bisa menanyakan hal ini ke bagian HRD atau atasan langsung.

2. Ajukan Permintaan Secara Formal

Setelah memahami prosedurnya, ajukan permintaan paklaring secara formal. Ini bisa dilakukan melalui email atau surat tertulis yang ditujukan kepada HRD atau atasan langsung. Dalam permintaan tersebut, jelaskan tujuan Anda meminta paklaring dan kapan Anda membutuhkannya.

3. Siapkan Informasi yang Diperlukan

Untuk mempermudah proses pembuatan paklaring, siapkan informasi-informasi penting seperti:

• Nama lengkap dan nomor karyawan (jika ada)
• Tanggal mulai dan berakhir masa kerja
• Posisi atau jabatan terakhir
• Departemen atau divisi tempat Anda bekerja

4. Tindak Lanjuti Permintaan

Setelah mengajukan permintaan, pastikan untuk menindaklanjutinya. Jika dalam beberapa hari Anda belum mendapat respons, jangan ragu untuk menghubungi kembali pihak terkait. Tanyakan status permintaan Anda dan kapan kira-kira paklaring bisa Anda terima.

5. Periksa Isi Paklaring

Ketika Anda menerima paklaring, periksa dengan teliti isinya. Pastikan semua informasi yang tercantum akurat dan sesuai dengan riwayat kerja Anda. Jika ada kesalahan atau informasi yang kurang, segera sampaikan kepada pihak yang mengeluarkan paklaring untuk dikoreksi.

6. Ucapkan Terima Kasih

Setelah menerima paklaring, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pihak yang telah membantu proses pembuatannya. Ini bukan hanya sebagai bentuk kesopanan, tetapi juga membantu menjaga hubungan baik dengan perusahaan lama Anda.

Bagi pihak HRD atau pejabat yang bertanggung jawab membuat paklaring, berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk membuat dokumen ini:

1. Gunakan Kop Surat Resmi Perusahaan

Mulailah dengan menggunakan kop surat resmi perusahaan. Ini mencakup logo perusahaan, nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan informasi kontak lainnya. Penggunaan kop surat resmi menunjukkan bahwa dokumen tersebut adalah dokumen resmi dari perusahaan.

2. Cantumkan Judul dan Nomor Surat

Beri judul "SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA" atau "PAKLARING" di bagian atas surat, diikuti dengan nomor surat untuk keperluan pengarsipan.

3. Tuliskan Identitas Pembuat Surat

Mulai isi surat dengan menuliskan identitas pembuat surat, biasanya pejabat HRD atau pimpinan perusahaan. Contoh:

"Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Lengkap]

Jabatan: [Jabatan]

Perusahaan: [Nama Perusahaan]"

4. Cantumkan Identitas Karyawan

Selanjutnya, tuliskan identitas karyawan yang dimaksud dalam paklaring. Ini mencakup:

 

 

• Nama lengkap

 

 

• Nomor identitas karyawan (jika ada)

 

 

• Tempat dan tanggal lahir

 

 

• Alamat

 

 

5. Jelaskan Riwayat Kerja

Berikan penjelasan mengenai riwayat kerja karyawan di perusahaan. Ini meliputi:

 

 

• Tanggal mulai bekerja

 

 

• Tanggal berakhirnya masa kerja

 

 

• Posisi atau jabatan terakhir

 

 

• Departemen atau divisi tempat bekerja

 

 

6. Tambahkan Keterangan Tambahan (Opsional)

Jika diperlukan dan sesuai kebijakan perusahaan, Anda bisa menambahkan keterangan tambahan seperti:

 

 

• Alasan berakhirnya hubungan kerja (misalnya pengunduran diri atau PHK)

 

 

• Pernyataan umum mengenai kinerja karyawan (tanpa memberikan penilaian detail)

 

 

7. Berikan Pernyataan Penutup

Akhiri surat dengan pernyataan penutup, misalnya:

"Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya."

8. Cantumkan Tempat, Tanggal, dan Tanda Tangan

Di bagian bawah surat, tuliskan tempat dan tanggal pembuatan surat. Beri ruang untuk tanda tangan, nama lengkap, dan jabatan pembuat surat. Jangan lupa untuk membubuhkan cap atau stempel perusahaan untuk menegaskan keaslian dokumen.

9. Periksa Kembali Isi Surat

Sebelum menyerahkan paklaring kepada karyawan, periksa kembali seluruh isi surat untuk memastikan tidak ada kesalahan informasi atau penulisan.

Berikut ini adalah contoh format paklaring yang bisa dijadikan referensi:

[KOP SURAT PERUSAHAAN]

SURAT KETERANGAN PENGALAMAN KERJA

Nomor: [Nomor Surat]/[Kode Perusahaan]/[Bulan]/[Tahun]

Yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Lengkap Pembuat Surat]

Jabatan: [Jabatan Pembuat Surat]

Perusahaan: [Nama Perusahaan]

Dengan ini menerangkan bahwa:

Nama: [Nama Lengkap Karyawan]

Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir Karyawan]

Alamat: [Alamat Lengkap Karyawan]

Nomor Identitas Karyawan: [Nomor ID Karyawan, jika ada]

Adalah benar karyawan yang telah bekerja di perusahaan kami dengan rincian sebagai berikut:

Tanggal Mulai Bekerja: [Tanggal Mulai Kerja]

Tanggal Berakhir Bekerja: [Tanggal Berakhir Kerja]

Jabatan Terakhir: [Jabatan Terakhir]

Departemen: [Nama Departemen]

Selama masa kerjanya, yang bersangkutan telah melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya dengan baik.

Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Tempat], [Tanggal]

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Pembuat Surat]

[Jabatan Pembuat Surat]

[Cap/Stempel Perusahaan]

Paklaring merupakan dokumen penting dalam dunia kerja yang memiliki berbagai fungsi dan manfaat. Sebagai bukti resmi pengalaman kerja, paklaring dapat menjadi aset berharga bagi karyawan dalam menunjang karir dan keperluan administratif lainnya. Bagi perusahaan, penerbitan paklaring merupakan bentuk tanggung jawab dan profesionalisme dalam mengelola sumber daya manusia.

Penting bagi karyawan untuk memahami hak dan prosedur dalam memperoleh paklaring, serta menjaga kinerja dan hubungan baik selama bekerja. Di sisi lain, perusahaan perlu memiliki sistem dan kebijakan yang jelas terkait penerbitan paklaring untuk memastikan proses yang efisien dan adil bagi semua pihak.

Dengan pemahaman yang baik tentang paklaring, baik karyawan maupun perusahaan dapat memanfaatkan dokumen ini secara optimal untuk mendukung perkembangan karir dan profesionalisme di dunia kerja.