4 Tujuan Administrasi Perkantoran, Pengertian, Fungsi, Serta Ciri-Cirinya

Liputan6.com, Jakarta Tujuan administrasi perkantoran tentu sangatlah penting dalam perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Administrasi sendiri adalah sebuah bentuk usaha dan aktivitas yang berkaitan dengan pengelolaan kebijakan untuk mencapai tujuan tertentu. Kegiatan administrasi dalam perkantoran biasanya berkaitan dengan perihal surat-menyurat, catatan, pembukuan rekening, agenda, dan lain sebagainya yang bersifat ketatausahaan.

Jadi, bisa diartikan juga bahwa tujuan administrasi perkantoran adalah rangkaian kegiatan perencanaan dan pengorganisasian dalam menyusun atau mengatur berbagai macam hal yang tentu berperan penting dalam penyusunan administrasi hingga kegiatan dan evaluasi dalam lingkup kantor, perusahaan bahkan organisasi. 

Berikut ini tujuan administrasi perkantoran yang Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Senin (18/7/2022).

Administrasi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), diartikan sebagai usaha dan kegiatan yang meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Selain itu, ada juga pengertian administrasi menurut beberapa ahli administrasi diantaranya : 

Ulbert

Menurut Ulbert, Administrasi dalam arti yang sempit merupakan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara berurut, baik dari dalam maupun dari luar dengan tujuan menyediakan keterangan serta memudahkan agar mendapatkan kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Pengertian dari Ulbert ini kemudian dikenal sebagai istilah Tata Usaha.

William Spriegel dan Ernest Daview

Menurut Pendapat William Spriegel dan Ernest Davies, yang tertuang dalam buku Principle of Business Organization and Operation, Manajemen Perkantoran diartikan sebagai pengarahan secara menyeluruh terhadap kegiatan-kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan dan penjualan.

George R.Terry

Ditulis dalam buku berjudul Office Management and Control, administrasi perkantoran menurut George R. Terry diartikan sebagai kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengkordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor serta pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Arthur Grage

Menurut Arthur Grage administrasi adalah suatu fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan warkat suatu organisasi.

Tujuan administrasi sangat penting dalam melihat perkembangan sebuah organisasi atau perusahaan. Tujuan administrasi sendiri akan membantu perusahaan dalam melakukan perencanaan dan evaluasi dari kegiatan-kegiatan yang telah dilakukan. Adapun tujuan administrasi perkantoran, diantaranya:

1. Administrasi bertujuan untuk memonitoring kegiatan atau data yang dimiliki oleh perusahaan atau organisasi. Dengan adanya administrasi, maka kegiatan perkantoran akan di monitoring seluruh kegiatan yang dilakukan. 

2. Agar pengelola usaha bisa melakukan serta mengevaluasi suatu kegiatan-kegiatan dalam pengorganisasian perusahaan.

3. Menyusun suatu program pengembangan usaha dan suatu kegiatan pengorganisasian.

4. Dengan adanya aministrasi, bertujuan untuk mengamankan data serta catatan atau mengamankan suatu kegiatan usaha dan organisasi perusahaan

Selain tujuan administrasi perkantoran, ada beberapa fungsi administrasi juga yang perlu diketahui.

1. Perencanaan (planning)

Perencanaan adalah kegiatan untuk mengumpulkan data awal, pengolahan data, hingga menyusun rencana, untuk membuat sebuah pekerjaan, atau proyek tertentu. Kegiatan perencanaan dalam perkantoran meliputi:

- Adanya perencanaan gedung

- Tata ruang kantor serta penerangan/cahaya di kantor

- Perlengkapan juga peralatan serta perabotan kantor

- Standar kualitas kerja serta sistem informasi dan telekomunikasi

2. Penyusunan (organizing)

Fungsi Penyusunan sendiri adalah kegiatan untuk membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi demi tercapainya suatu kesatuan usaha misalnya : 

- Adanya pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi perusahaan

- Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

- Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

3. Pengadaan tenaga kerja (staffing)

Pengadaan tenaga kerja merupakan fungsi administrasi untuk menemukan, menilai, serta mengevaluasi juga menetapkan hubungan kerja dengan karyawan atau tenaga kerja. Kegiatan ini meliputi:

- Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan.

- Mengatur recruitment atau pemutusan hubungan kerja

- Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan.

4. Pemberian bimbingan (directing)

Fungsi administrasi berikutnya adalah pemberian bimbingan, agar tugas dapat dilaksanakan dengan maksimal dan mendapatkan hasil yang memuaskan. 

- Adanya penyatuan visi misi karyawan dan organisasi

- Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan. 

5. Pengkoordinasian (coordinating)

Fungsi administrasi adalah salah satu fungsi untuk mengkoordinasi seluruh kepentingan juga tujuan dari perusahaan yang dilaksanakan agar bisa bersatu dan dapat sejalan. 

6. Pelaporan (reporting)

Fungsi administrasi sebagai pelaporan adalah memberikan informasi mengenai apa yang telah dilakukan dalam sebuah kegiatan sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban.

7. Penganggaran (budgeting)

Budgeting adalah suatu kegiatan pengelolaan berkelanjutan mengenai keuangan atau anggaran.

Untuk mencapai suatu tujuan administrasi, harus benar-benar memahami apa saja ciri-cirinya:

1. Adanya suatu kelompok atau organisasi yang terdiri dari dua atau lebih.

2. Terdapat kerja sama antar pegawai dan atasan.

3. Terdapat suatu proses atau usaha.

4. Adanya sebuah bimbingan, dalam kepemimpinan dan dalam pengawasan.

5. Dalam sebuah perusahaan, organisasi, atau instansi harus memiliki satu tujuan