Panduan Cara Mengirim Fax, Simak Tipsnya agar Dokumen Sampai dengan Aman

Liputan6.com, Jakarta Cara mengirim fax masih banyak digunakan untuk memindahkan dokumen dari tempat satu ketempat yang lain. Fax adalah singkatan dari faksimili, sebuah teknologi komunikasi yang digunakan untuk mengirimkan dokumen dalam bentuk gambar atau teks dari satu tempat ke tempat lain melalui jaringan telekomunikasi. Teknologi fax telah ada sejak pertengahan abad ke-19, ketika Alexander Bain mengembangkan mesin yang dapat memindai gambar dan mengirimkannya melalui kawat telegraf pada tahun 1843.

Mesin fax modern terdiri dari beberapa komponen utama, termasuk scanner, modulator/demodulator, printer, dan saluran komunikasi. Ketika melakukan cara mengirim fax, dokumen dimasukkan ke dalam mesin fax, scanner akan memindai dokumen tersebut dan mengonversi gambar atau teks ke dalam format digital. Selanjutnya, modulator atau demodulator (modem) mengubah data digital menjadi sinyal audio yang dapat dikirim melalui saluran telepon atau internet. Sinyal audio tersebut kemudian dikirim melalui saluran komunikasi ke mesin fax penerima. Di sisi penerima, sinyal audio tersebut diterjemahkan oleh modem menjadi data digital kembali dan dikirim ke printer untuk dicetak menjadi dokumen asli.

Ada beberapa jenis mesin fax yang tersedia, termasuk mesin fax yang berdiri sendiri, mesin fax yang terintegrasi dengan printer, dan layanan fax online. Layanan fax online memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima dokumen melalui internet tanpa harus memiliki mesin fax fisik. Berikut cara mengirim fax yang Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Senin (6/3/2023). 

Meskipun teknologi fax mungkin kurang populer dibandingkan dengan beberapa dekade yang lalu, penggunaan teknologi fax masih dianggap penting dan efektif untuk keperluan bisnis atau hukum tertentu di beberapa tempat atau organisasi. Berikut cara mengirim fax dengan menggunakan mesin fax tradisional maupun melalui internet.

Cara Mengirim Fax dengan Mesin Fax Tradisional

a. Pastikan mesin fax terhubung ke jaringan telepon.

b. Masukkan dokumen yang ingin dikirim ke dalam feeder mesin fax atau meletakkannya di atas scanner, tergantung pada tipe mesin fax yang digunakan.

c. Pilih nomor fax penerima dengan mengetik nomor pada tombol numerik mesin fax. Pastikan nomor yang dimasukkan benar dan tidak salah.

d. Tekan tombol "send" atau "fax" pada mesin fax untuk mengirim dokumen ke nomor fax yang dituju.

Cara Mengirim Fax melalui Internet

Cara mengirim fax melalui internet memungkinkan untuk mengirim dokumen dari perangkat seluler atau komputer tanpa perlu mesin fax tradisional. Berikut cara mengirim fax melalui internet. 

a. Cari layanan fax online yang terpercaya dan sesuai dengan kebutuhan. Ada banyak layanan yang tersedia di internet, seperti eFax, MyFax, dan FaxZero.

b. Daftar dan buat akun pada layanan fax online yang sudah dipilih.

c. Unggah dokumen yang ingin dikirim ke layanan fax online. Caranya, mklik tombol "upload" atau "choose file" pada layanan fax online.

d. Masukkan nomor fax penerima di layanan fax online. Pastikan nomor yang dimasukkan benar dan tidak salah.

e. Klik tombol "send" atau "fax" pada layanan fax online untuk mengirim dokumen ke nomor fax tujuan.

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu cara mengirim fax dengan sukses, baik dengan menggunakan mesin fax tradisional maupun layanan fax online

1. Pastikan nomor fax penerima benar. Jika nomor fax yang dimasukkan salah, dokumen tidak akan terkirim ke penerima yang seharusnya.

2. Pastikan dokumen yang ingin yang dikirim berada dalam format yang tepat. Beberapa mesin fax atau layanan fax online mungkin hanya menerima dokumen dalam format tertentu, seperti PDF atau TIFF.

3. Pastikan dokumen yang dikirim jelas dan mudah dibaca. Jika dokumen sulit dibaca atau terlalu buram, penerima mungkin kesulitan untuk memahami isinya.

4. Pastikan mesin fax tradisional terhubung ke jaringan telepon yang stabil dan baik. Jika jaringan telepon tidak baik, dokumen mungkin tidak terkirim atau terpotong saat sedang dalam proses pengiriman.

5. Pastikan layanan fax online yang digunakan terpercaya dan aman. Beberapa layanan mungkin memiliki masalah keamanan atau privasi, jangan lupa untuk menyertakan informasi yang diperlukan pada dokumen fax, seperti nomor telepon atau alamat email pengirim jika diperlukan oleh penerima untuk memberikan respons.

6. Periksa kembali dokumen sebelum mengirimkannya, untuk memastikan bahwa semua informasi dan data yang diperlukan sudah terisi dengan benar dan tidak ada kesalahan pengetikan atau kesalahan lainnya.

7. Pastikan bahwa pengirim mengetahui batas waktu pengiriman dokumen fax yang ditetapkan oleh penerima. Beberapa perusahaan atau institusi mungkin memiliki batas waktu yang ketat untuk menerima dokumen fax, sehingga pastikan untuk mengirim dokumen dalam waktu yang tepat agar tidak terlambat.