Panduan Lengkap Penulisan Tujuan Surat yang Benar dan Efektif

Definisi dan Pengertian Tujuan Surat

Liputan6.com, Jakarta Tujuan surat merupakan bagian penting dalam sebuah surat yang menjelaskan maksud dan alasan penulisan surat tersebut. Tujuan surat biasanya ditulis pada bagian awal isi surat, setelah salam pembuka. Penulisan tujuan surat yang benar dan jelas akan membantu penerima surat memahami inti pesan yang ingin disampaikan.

Secara umum, tujuan surat dapat diartikan sebagai pernyataan singkat yang mengungkapkan maksud utama penulisan surat. Tujuan surat menjadi semacam ringkasan atau intisari dari keseluruhan isi surat. Dengan membaca bagian tujuan surat, penerima sudah bisa mendapatkan gambaran umum mengenai apa yang ingin disampaikan oleh pengirim surat.

Penulisan tujuan surat yang benar memiliki beberapa fungsi penting, antara lain:

• Memberikan kejelasan maksud dan tujuan penulisan surat
• Memudahkan penerima memahami inti pesan surat
• Menjadi pengantar sebelum masuk ke isi surat secara lebih detail
• Membantu penerima menentukan tindak lanjut yang diperlukan
• Meningkatkan efektivitas komunikasi melalui surat

Oleh karena itu, penulisan tujuan surat perlu dilakukan dengan cermat agar dapat menyampaikan maksud pengirim surat secara jelas dan efektif. Tujuan surat yang ditulis dengan baik akan membantu tercapainya tujuan komunikasi melalui surat tersebut.

Berikut adalah beberapa tips penting dalam penulisan tujuan surat yang benar dan efektif:

1. Tulis dengan singkat dan jelas - Tujuan surat sebaiknya ditulis secara ringkas dalam 1-2 kalimat saja. Hindari penjelasan yang terlalu panjang dan bertele-tele.
2. Gunakan bahasa yang lugas dan mudah dipahami - Pilih kata-kata yang sederhana dan hindari penggunaan istilah teknis yang sulit dimengerti. Tujuan surat harus dapat dipahami dengan mudah oleh penerima.
3. Fokus pada inti pesan utama - Sampaikan maksud utama penulisan surat secara langsung. Jangan mencampurkan dengan informasi tambahan yang kurang relevan.
4. Sesuaikan dengan jenis dan konteks surat - Tujuan surat resmi akan berbeda dengan surat pribadi. Pastikan penulisan sesuai dengan jenis dan konteks surat.
5. Gunakan kalimat aktif - Kalimat aktif akan terdengar lebih tegas dan jelas dibandingkan kalimat pasif. Misalnya "Kami mengundang Bapak..." bukan "Bapak diundang..."
6. Hindari penggunaan kata-kata mubazir - Hapus kata-kata yang tidak perlu seperti "dengan ini", "bersama surat ini", dll. Langsung sampaikan intinya saja.
7. Cek kembali ejaan dan tata bahasa - Pastikan tidak ada kesalahan penulisan yang dapat mengurangi kejelasan maksud surat.
8. Sesuaikan dengan penerima surat - Pertimbangkan siapa penerima surat dan sesuaikan gaya bahasa yang digunakan.
9. Sampaikan dengan sopan dan formal - Gunakan bahasa yang sopan dan formal terutama untuk surat-surat resmi.
10. Letakkan di awal paragraf pembuka - Tujuan surat sebaiknya diletakkan di awal paragraf pembuka agar langsung dapat dibaca.

Dengan menerapkan tips-tips di atas, penulisan tujuan surat akan menjadi lebih efektif dalam menyampaikan maksud utama surat kepada penerima. Tujuan surat yang ditulis dengan baik akan membantu kelancaran komunikasi melalui surat tersebut.

Penulisan tujuan surat yang benar dan efektif memberikan berbagai manfaat penting, antara lain:

1. Memperjelas maksud surat - Tujuan surat yang ditulis dengan baik akan memperjelas maksud dan alasan penulisan surat tersebut kepada penerima.
2. Meningkatkan efektivitas komunikasi - Penerima dapat langsung memahami inti pesan surat sehingga komunikasi menjadi lebih efektif.
3. Memudahkan penerima menentukan tindak lanjut - Dengan memahami tujuan surat, penerima dapat menentukan tindak lanjut atau respon yang diperlukan.
4. Menghemat waktu pembacaan - Penerima tidak perlu membaca keseluruhan isi surat untuk memahami maksudnya.
5. Menghindari kesalahpahaman - Tujuan yang jelas akan mengurangi risiko kesalahpahaman antara pengirim dan penerima surat.
6. Meningkatkan profesionalisme - Penulisan tujuan surat yang baik menunjukkan profesionalisme dan keseriusan pengirim.
7. Membantu pengarsipan - Tujuan surat yang jelas memudahkan proses pengarsipan dan pencarian surat di kemudian hari.
8. Mempercepat proses tindak lanjut - Penerima dapat langsung memproses atau menindaklanjuti surat sesuai tujuannya.
9. Meningkatkan citra pengirim - Tujuan surat yang ditulis dengan baik akan meningkatkan citra positif pengirim di mata penerima.
10. Membangun hubungan yang baik - Kejelasan tujuan surat membantu membangun komunikasi dan hubungan yang baik antara pengirim dan penerima.

Dengan berbagai manfaat tersebut, penulisan tujuan surat yang benar menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Tujuan surat yang efektif akan mendukung tercapainya maksud penulisan surat secara keseluruhan.

Penulisan tujuan surat memiliki tradisi dan kebiasaan tersendiri dalam budaya surat-menyurat di Indonesia. Beberapa tradisi penulisan tujuan surat yang umum dijumpai antara lain:

• Penggunaan kata pengantar seperti "Dengan hormat," atau "Dengan ini" sebelum menyampaikan tujuan surat.
• Penulisan tujuan surat di awal paragraf pembuka, biasanya setelah salam pembuka.
• Penggunaan bahasa formal dan sopan, terutama untuk surat-surat resmi.
• Penyampaian tujuan surat secara tidak langsung dan bertele-tele, terutama pada surat-surat lama.
• Penggunaan kata-kata baku seperti "memberitahukan", "mengundang", "melaporkan", dll.
• Penulisan tujuan surat yang cenderung panjang dan detail.
• Penggunaan kalimat pasif seperti "Bapak diundang untuk..."
• Pencantuman referensi surat sebelumnya jika ada.
• Penggunaan kata "bersama ini" untuk surat yang menyertakan lampiran.
• Penulisan tujuan surat yang disesuaikan dengan hierarki jabatan penerima.

Namun seiring perkembangan zaman, tradisi penulisan tujuan surat di Indonesia juga mengalami perubahan. Saat ini penulisan tujuan surat cenderung lebih ringkas, langsung, dan efektif. Penggunaan bahasa yang lebih lugas juga semakin umum dijumpai, terutama untuk surat-surat bisnis.

Meski demikian, unsur kesopanan dan formalitas dalam penulisan tujuan surat masih tetap dipertahankan, terutama untuk surat-surat resmi. Penulisan tujuan surat yang baik perlu memperhatikan konteks budaya dan tradisi surat-menyurat di Indonesia.

Penulisan tujuan surat resmi dan tidak resmi memiliki beberapa perbedaan yang perlu diperhatikan. Berikut adalah perbandingan penulisan tujuan surat resmi dan tidak resmi:

Surat Resmi:

• Menggunakan bahasa formal dan baku
• Struktur kalimat lebih kompleks
• Tone bahasa serius dan objektif
• Menggunakan kata-kata sopan seperti "dengan hormat"
• Menghindari penggunaan singkatan
• Mencantumkan referensi surat sebelumnya jika ada
• Cenderung lebih panjang dan detail
• Menggunakan kop surat resmi
• Mencantumkan nomor surat
• Ditandatangani oleh pejabat berwenang

Surat Tidak Resmi:

• Menggunakan bahasa sehari-hari yang lebih santai
• Struktur kalimat lebih sederhana
• Tone bahasa lebih akrab dan personal
• Dapat menggunakan sapaan informal seperti "hai" atau "halo"
• Boleh menggunakan singkatan umum
• Tidak perlu mencantumkan referensi surat sebelumnya
• Cenderung lebih singkat dan to the point
• Tidak menggunakan kop surat
• Tidak perlu mencantumkan nomor surat
• Cukup ditandatangani oleh pengirim

Contoh penulisan tujuan surat resmi:

"Dengan hormat, melalui surat ini kami bermaksud untuk mengundang Bapak/Ibu menghadiri rapat koordinasi yang akan diselenggarakan pada hari Senin, 10 Juli 2023."

Contoh penulisan tujuan surat tidak resmi:

"Hai Andi, aku menulis surat ini untuk mengajakmu liburan ke Bali bulan depan. Gimana, kamu bisa ikut?"

Perbedaan utama terletak pada tingkat formalitas dan struktur penulisan. Surat resmi lebih formal dan terstruktur, sementara surat tidak resmi lebih santai dan fleksibel. Pemilihan gaya penulisan perlu disesuaikan dengan konteks dan penerima surat.

Penulisan tujuan surat memiliki beberapa perbedaan di berbagai negara, tergantung pada budaya dan kebiasaan setempat. Berikut adalah beberapa perbedaan penulisan tujuan surat di beberapa negara:

Indonesia

• Cenderung menggunakan bahasa formal dan sopan
• Sering menggunakan kata pengantar seperti "Dengan hormat"
• Tujuan surat biasanya ditulis di awal paragraf pembuka
• Penggunaan gelar dan jabatan masih umum dalam surat resmi

Amerika Serikat

• Lebih langsung dan to the point
• Jarang menggunakan kata pengantar formal
• Tujuan surat sering ditulis dalam kalimat pertama
• Penggunaan bahasa yang lebih casual, terutama dalam surat bisnis

Inggris

• Masih cenderung formal, terutama untuk surat resmi
• Menggunakan frasa pembuka seperti "I am writing to..."
• Tujuan surat biasanya ditulis setelah kalimat pembuka
• Penggunaan "Dear Sir/Madam" masih umum untuk surat formal

Jepang

• Sangat formal dan penuh dengan ungkapan kesopanan
• Tujuan surat sering didahului dengan permintaan maaf atau terima kasih
• Penggunaan bahasa yang tidak langsung dan bertele-tele
• Memperhatikan hierarki sosial dalam penulisan surat

Jerman

• Sangat formal dan terstruktur
• Tujuan surat ditulis setelah referensi dan subjek surat
• Penggunaan gelar akademik masih umum dalam surat resmi
• Cenderung menggunakan kalimat pasif dalam penulisan formal

Perbedaan-perbedaan ini mencerminkan keragaman budaya dan etika komunikasi di berbagai negara. Ketika menulis surat internasional, penting untuk memahami dan menyesuaikan diri dengan konvensi penulisan surat di negara tujuan. Hal ini akan membantu menciptakan komunikasi yang efektif dan menghindari kesalahpahaman budaya.

Berikut adalah beberapa contoh penulisan tujuan surat yang benar untuk berbagai jenis surat:

1. Surat Undangan

"Melalui surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu untuk menghadiri acara peresmian gedung baru PT Maju Sejahtera yang akan diselenggarakan pada hari Sabtu, 15 Juli 2023."

2. Surat Lamaran Kerja

"Dengan ini saya mengajukan lamaran untuk posisi Marketing Manager yang diiklankan oleh perusahaan Bapak/Ibu di harian Kompas tanggal 5 Juli 2023."

3. Surat Pemberitahuan

"Surat ini kami sampaikan untuk memberitahukan bahwa mulai tanggal 1 Agustus 2023, kantor kami akan pindah ke alamat baru di Jalan Sudirman No. 123, Jakarta Pusat."

4. Surat Permohonan

"Dengan hormat, melalui surat ini kami bermaksud untuk mengajukan permohonan bantuan dana untuk kegiatan bakti sosial yang akan kami selenggarakan pada bulan September 2023."

5. Surat Pengunduran Diri

"Melalui surat ini, saya bermaksud untuk menyampaikan pengunduran diri saya dari posisi Supervisor Produksi di PT Karya Mandiri, efektif mulai tanggal 31 Juli 2023."

6. Surat Komplain

"Surat ini kami tujukan untuk menyampaikan keluhan atas keterlambatan pengiriman barang pesanan kami dengan nomor order #12345 yang seharusnya diterima pada tanggal 1 Juli 2023."

7. Surat Permintaan Informasi

"Melalui surat ini, kami ingin meminta informasi lebih lanjut mengenai produk XYZ yang ditawarkan oleh perusahaan Bapak/Ibu, khususnya terkait spesifikasi teknis dan harga."

8. Surat Ucapan Terima Kasih

"Surat ini kami sampaikan untuk mengucapkan terima kasih atas partisipasi dan dukungan Bapak/Ibu dalam acara amal yang kami selenggarakan pada tanggal 20 Juni 2023."

9. Surat Peringatan

"Dengan ini kami sampaikan surat peringatan kepada Saudara terkait ketidakhadiran tanpa keterangan selama 3 hari berturut-turut pada tanggal 3-5 Juli 2023."

10. Surat Rekomendasi

"Melalui surat ini, saya bermaksud untuk memberikan rekomendasi bagi Saudara Ahmad Fauzi untuk posisi Staf Keuangan di perusahaan Bapak/Ibu."

Contoh-contoh di atas menunjukkan penulisan tujuan surat yang singkat, jelas, dan langsung pada intinya. Penulisan seperti ini akan memudahkan penerima surat memahami maksud surat dengan cepat.

Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang sering terjadi dalam penulisan tujuan surat:

1. Terlalu bertele-tele - Menulis tujuan surat dengan kalimat yang terlalu panjang dan berbelit-belit sehingga inti pesannya menjadi tidak jelas.
2. Tidak langsung pada intinya - Menunda penyampaian tujuan utama surat dengan terlalu banyak basa-basi di awal.
3. Penggunaan bahasa yang tidak formal - Menggunakan bahasa yang terlalu santai atau tidak baku dalam surat resmi.
4. Salah ejaan dan tata bahasa - Membuat kesalahan penulisan atau tata bahasa yang dapat mengurangi kejelasan maksud surat.
5. Tujuan yang tidak jelas - Menulis tujuan surat secara samar-samar sehingga maksudnya sulit dipahami oleh penerima.
6. Mencampurkan beberapa tujuan - Menyampaikan lebih dari satu tujuan dalam satu kalimat sehingga membingungkan penerima.
7. Penggunaan kata-kata mubazir - Menggunakan kata-kata yang tidak perlu seperti "bersama surat ini" atau "dengan ini".
8. Tidak menyesuaikan dengan konteks - Menulis tujuan surat yang tidak sesuai dengan jenis surat atau penerima surat.
9. Terlalu singkat - Menulis tujuan surat terlalu singkat sehingga tidak memberikan informasi yang cukup.
10. Penggunaan singkatan yang tidak umum - Menggunakan singkatan yang mungkin tidak dipahami oleh penerima surat.

Menghindari kesalahan-kesalahan di atas akan membantu meningkatkan efektivitas penulisan tujuan surat. Pastikan untuk selalu memeriksa kembali tujuan surat yang telah ditulis sebelum mengirimkan surat tersebut.

Penulisan tujuan surat yang benar merupakan aspek penting dalam komunikasi tertulis. Tujuan surat yang ditulis dengan baik akan membantu memperjelas maksud surat dan meningkatkan efektivitas komunikasi. Beberapa poin penting yang perlu diingat dalam penulisan tujuan surat antara lain:

• Tulis dengan singkat, jelas, dan langsung pada intinya
• Gunakan bahasa yang formal dan sopan untuk surat resmi
• Sesuaikan gaya penulisan dengan jenis surat dan penerima
• Letakkan tujuan surat di awal paragraf pembuka
• Hindari kata-kata mubazir dan langsung sampaikan maksud utama
• Perhatikan ejaan dan tata bahasa yang benar
• Sesuaikan dengan konteks budaya jika menulis surat internasional

Dengan memperhatikan hal-hal tersebut, penulisan tujuan surat akan menjadi lebih efektif dalam menyampaikan maksud surat kepada penerima. Keterampilan menulis tujuan surat yang baik akan sangat bermanfaat dalam berbagai situasi, baik dalam konteks profesional maupun personal. Teruslah berlatih dan tingkatkan kemampuan menulis Anda untuk mencapai komunikasi tertulis yang lebih baik.