7 Cara Membuat Surat Resmi, Pahami Struktur Penulisannya

Liputan6.com, Jakarta Cara membuat surat resmi perlu dipahami untuk keperluan surat-menyurat. Surat resmi merupakan suatu surat yang diterbitkan oleh perorangan, organisasi atau Lembaga, yang bersifat formal dan memiliki kepentingan serta format resmi.

Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam cara membuat surat resmi karena adanya aturan penulisan yang perlu diikuti. Hal ini diperlukan jika anda memiliki keperluan untuk menulis dan mengirim surat resmi, yang mempertimbangkan format dan penerima surat yang anda kirimkan.

Sayangnya masih banyak orang yang belum memahami bagaimana cara membuat surat resmi serta aturan dan format yang digunakan dalam penulisan surat resmi. Namun sebelum mengetahui tentang cara membuat surat resmi, penting juga untuk memahami kapan harus menggunakan jenis surat resmi.

Dalam artikel ini, berikut ini Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Selasa (23/8/2022). Tentang kapan anda bisa menggunakan surat resmi, aturan dalam penulisannya, berbagai jenis surat resmi, dan cara membuat surat resmi sendiri.

Kapan menggunakan format surat resmi

Jika anda berencana mengirim korespondensi bisnis, sebaiknya gunakan format surat resmi, hal Ini untuk memastikan surat yang dikirimkan merupakan surat yang profesional dan meletakkan dasar yang kuat untuk membangun hubungan profesional dengan penerima korespondensi anda.

Jika anda melamar pekerjaan, anda juga dapat menyusun surat resmi yang menunjukkan itikad baik dan menggunakan bahasa yang sesuai. Jika anda menghubungi otoritas atau kontak profesional lainnya, anda juga harus menggunakan format surat resmi.

Jika anda masih tidak yakin apakah surat resmi itu pantas, pertimbangkan penerima anda dan bagaimana anda akan berinteraksi dengan mereka secara langsung. Hal ini dapat membantu anda menentukan apakah anda harus menggunakan format surat resmi atau sesuatu format surat yang lebih santai.

Jenis-jenis surat resmi

Ada berbagai jenis surat formal tergantung pada tujuannya, ada beberapa jenis surat resmi. Berikut beberapa contohnya:

Surat penjualan: Surat penjualan adalah surat resmi yang bertujuan untuk mempromosikan produk atau layanan perusahaan. Biasanya merinci mengapa mereka harus dibeli dan termasuk ajakan bertindak.

Surat penerimaan: Jenis surat resmi ini digunakan pada saat menerima suatu kehormatan, pengunduran diri, pekerjaan atau formalitas lainnya.

Surat Permintaan: Surat permintaan digunakan ketika Anda menginginkan informasi lebih lanjut tentang suatu produk. Surat yang mirip dengan ini akan menjadi balasan untuk surat pernyataan.

Surat permintaan maaf: Surat permintaan maaf digunakan saat membuat permintaan maaf resmi atas suatu kesalahan.

Membuat surat klaim: Jika Anda tidak puas dengan produk atau layanan, Anda dapat mengirim surat klaim ke perusahaan atau produsen produk atau layanan tersebut. Ini akan merinci ketidakpuasan Anda dan apa yang Anda ingin perusahaan atau produsen lakukan untuk mengembalikan uang Anda.

Surat pengantar: Surat pengantar sering dikirim ke manajer perekrutan oleh calon kandidat pekerjaan dengan resume mereka. Ini merinci kualifikasi anda untuk pekerjaan tertentu dan memperluas hal-hal tertentu yang disebutkan dalam resume anda.

Cara membuat surat resmi

Untuk menulis surat formal yang sesuai, anda harus menyertakan elemen-elemen tertentu. Semakin anda mengikuti format yang tepat untuk surat resmi, semakin efektif surat itu, semakin penerima anda akan memahami isi surat dan semakin baik penerimaan yang akan diterima. Ikuti langkah-langkah ini saat menulis surat resmi :

1. Tulis nama dan informasi kontak

Di sudut kiri atas surat, sertakan nama anda atau nama perusahaan anda. Kemudian ikuti dengan alamat anda di baris bawah.

2. Cantumkan tanggal

Selanjutnya, pastikan untuk memasukkan tanggal surat di sudut kiri atas. Sertakan spasi atau garis antara tanggal dan informasi kontak anda. Tanggal surat harus tanggal anda menulisnya. Tanggal sangat penting untuk dicantumkan Jika penerima anda perlu membalas surat anda tepat waktu.

3. Sertakan nama penerima dan informasi kontak

Setelah tanggal, anda juga harus menyertakan nama penerima dengan gelar resmi mereka, seperti Bapak, Ibu atau nama gelar. Setelah ini, sertakan jabatan mereka, nama perusahaan mereka dan alamat mereka. Jika anda tidak memiliki informasi kontak mereka, lihat situs web perusahaan mereka untuk membantu.

4. Tulis salam 

Sapa orang yang anda tuju dalam surat resmi anda. Pastikan anda tidak terlalu banyak bicara atau terlalu santai. Pertimbangkan untuk menggunakan "Bapak" atau "Ibu" dalam surat anda jika anda tidak tahu namanya. Jika Anda tahu nama mereka, pertimbangkan untuk menggunakan Dr., Mr. atau Mrs. diikuti dengan nama lengkap mereka.

5. Tulis isi surat

Selanjutnya, menulis badan surat anda. Bagian ini biasanya terdiri dari dua atau tiga paragraf. Perkenalkan diri anda dan nyatakan tujuan surat anda di paragraf pertama. Penting untuk melibatkan mereka dengan cepat dan berbicara langsung dengan bahasa anda.

Paragraf kedua digunakan untuk menggaris bawahi pesan yang anda kirim. Gunakan paragraf terakhir anda untuk meringkas tujuan surat anda dan bagaimana anda ingin melanjutkan. Ini dapat mencakup ajakan, seperti "Saya menantikan kabar dari anda" atau "Silakan hubungi saya sesegera mungkin."

Pastikan untuk menjadi spesifik, formal, dan to the point di seluruh surat resmi anda. Pertimbangkan juga bahasa yang digunakan harus sesuai EYD dan hindari bahasa gaul atau jargon apa pun.

6. Sertakan tanda tangan

Sertakan penutup seperti "Hormat kami". Tinggalkan spasi dan kemudian sertakan tanda tangan dan nama tercetak anda. Selanjutnya, sertakan judul, nomor telepon, dan alamat email anda. Jika anda memiliki dokumen lain untuk disertakan dengan surat anda, tambahkan kata "Lampiran" di bawah ini diikuti dengan titik dua dan nama materi, seperti resume.

7. Koreksi surat 

Terakhir, penting untuk mengoreksi surat anda. Pastikan itu bebas dari kesalahan ejaan dan tata bahasa dan pada akhirnya akan masuk akal bagi penerima anda.

Tips menulis surat resmi

Saat anda menulis surat resmi, penting untuk mengingat beberapa hal untuk memastikan kualitas surat tersebut. Berikut adalah beberapa tips untuk dipertimbangkan:

- Jelas dan ringkas. Pendahuluan surat anda harus dengan jelas menyatakan tujuan korespondensi anda. Pastikan untuk tetap singkat dan to the point.

- Mengoreksi. Sebelum mengirim surat resmi anda, bacalah untuk kesalahan ejaan dan tata bahasa. Surat yang bebas dari kesalahan akan terlihat lebih profesional.

- Gunakan nada yang tepat. Ingatlah bahwa surat formal akan membutuhkan nada yang lebih formal dan profesional daripada rata-rata surat anda. Pertimbangkan audiens anda dan bahasa yang Anda gunakan. Hindari bahasa gaul dan pastikan Anda bersikap hormat.

- Gunakan format yang tepat. Saat anda menulis surat resmi, pastikan untuk memasukkan semua elemen yang tepat, termasuk alamat penerima, nama, tanda tangan anda, dan banyak lagi.