Cara Menulis di Map Lamaran, Panduan Lengkap untuk Pelamar Kerja

Liputan6.com, Jakarta Dalam proses melamar pekerjaan, penulisan yang tepat pada map atau amplop lamaran merupakan langkah penting yang sering diabaikan. Padahal, amplop lamaran adalah kesan pertama yang dilihat oleh pihak perusahaan sebelum membuka dan memeriksa dokumen di dalamnya. Penulisan yang rapi, informatif, dan sesuai standar dapat meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan perhatian positif dari rekruter. Artikel ini akan membahas secara komprehensif tentang cara menulis di map lamaran dengan benar, mulai dari pemilihan amplop yang tepat hingga informasi penting yang perlu dicantumkan.

Map lamaran kerja adalah wadah atau amplop khusus yang digunakan untuk mengirimkan dokumen-dokumen terkait lamaran pekerjaan ke perusahaan yang dituju. Berbeda dengan amplop surat biasa, map lamaran memiliki ukuran yang lebih besar untuk menampung berbagai berkas seperti curriculum vitae (CV), surat lamaran, ijazah, sertifikat, dan dokumen pendukung lainnya.

Fungsi utama map lamaran adalah:

• Melindungi dokumen-dokumen penting agar tidak rusak atau kotor selama proses pengiriman
• Menjaga kerapian dan keutuhan berkas lamaran
• Memberikan kesan profesional dan terorganisir kepada pihak perusahaan
• Memudahkan proses identifikasi dan pengelompokan lamaran oleh bagian HRD

Pemilihan map lamaran yang tepat serta penulisan informasi yang akurat dan rapi di bagian luarnya merupakan langkah awal yang penting dalam proses melamar pekerjaan. Hal ini menunjukkan keseriusan dan perhatian Anda terhadap detail, yang merupakan kualitas yang dihargai oleh banyak perusahaan.

Dalam dunia pencarian kerja, terdapat beberapa jenis map lamaran yang umum digunakan. Pemilihan jenis map yang tepat dapat mempengaruhi kesan pertama yang diberikan kepada pihak perusahaan. Berikut adalah beberapa jenis map lamaran kerja yang sering digunakan:

1. Amplop Coklat Ukuran Folio

Jenis ini merupakan yang paling umum dan banyak direkomendasikan. Amplop coklat ukuran folio (24 cm x 34,5 cm) memiliki kapasitas yang cukup untuk menampung berbagai dokumen lamaran. Warna coklat memberikan kesan formal dan profesional.

2. Map Plastik

Map plastik transparan atau berwarna sering digunakan untuk menyimpan dokumen lamaran. Meskipun praktis, penggunaan map plastik sebaiknya disesuaikan dengan preferensi perusahaan yang dituju.

3. Map Kertas Karton

Map dari bahan karton tebal juga kadang digunakan, terutama jika ingin memberikan kesan lebih formal. Namun, perhatikan bahwa jenis ini lebih rentan rusak dibandingkan amplop coklat.

4. Amplop Putih Besar

Beberapa pelamar menggunakan amplop putih berukuran besar. Meskipun bisa digunakan, amplop jenis ini kurang disarankan karena lebih mudah kotor dan kurang formal dibandingkan amplop coklat.

5. Map Bertali

Map dengan tali pengikat di bagian atas sering digunakan untuk memastikan dokumen tidak tercecer. Jenis ini cocok jika Anda perlu membawa dokumen lamaran secara langsung ke perusahaan.

Dalam memilih jenis map lamaran, pertimbangkan faktor-faktor berikut:

• Kapasitas: Pastikan map cukup besar untuk menampung semua dokumen yang diperlukan
• Ketahanan: Pilih bahan yang cukup kuat untuk melindungi dokumen selama pengiriman
• Formalitas: Sesuaikan dengan tingkat formalitas perusahaan yang dituju
• Kemudahan penggunaan: Pilih jenis yang mudah dibuka dan ditutup tanpa merusak dokumen
• Biaya: Pertimbangkan harga, terutama jika Anda akan mengirim banyak lamaran

Pemilihan jenis map yang tepat menunjukkan perhatian Anda terhadap detail dan profesionalisme, yang dapat memberikan kesan positif kepada calon pemberi kerja.

Penulisan informasi yang tepat dan lengkap pada map lamaran kerja sangat penting untuk memastikan dokumen Anda sampai ke tangan yang tepat dan memberikan kesan profesional. Berikut adalah informasi-informasi krusial yang harus dicantumkan pada map lamaran kerja:

1. Data Diri Pelamar

Informasi pribadi pelamar harus ditulis dengan jelas di bagian kiri atas amplop. Ini mencakup:

• Nama lengkap (sesuai KTP)
• Alamat lengkap
• Nomor telepon yang aktif
• Alamat email yang profesional

2. Posisi yang Dilamar

Di bagian kanan atas, tuliskan posisi atau jabatan yang Anda lamar. Jika ada kode posisi, cantumkan juga. Contoh:

"Posisi: Staff Accounting (Kode: ACC-2023)"

3. Alamat Perusahaan

Tulis alamat lengkap perusahaan di bagian tengah amplop. Pastikan untuk mencantumkan:

• Nama perusahaan
• Nama departemen atau divisi (jika ada)
• Alamat lengkap termasuk kode pos
• Nama penerima (jika diketahui, misalnya "U.p. Bapak/Ibu HRD")

4. Keterangan "Lamaran Pekerjaan"

Untuk memudahkan identifikasi, tambahkan keterangan "LAMARAN PEKERJAAN" dengan huruf kapital di bagian atas amplop.

5. Tanggal Pengiriman

Mencantumkan tanggal pengiriman dapat membantu perusahaan dalam mengelola dan mengurutkan lamaran yang masuk.

6. Referensi (Jika Ada)

Jika Anda melamar berdasarkan referensi atau rekomendasi seseorang, cantumkan informasi ini di amplop. Contoh: "Referensi: Bapak Ahmad (Manajer Keuangan)"

7. Keterangan Khusus

Jika ada instruksi khusus dari perusahaan, seperti kode lamaran atau informasi tambahan lainnya, pastikan untuk mencantumkannya sesuai petunjuk.

Penting untuk diingat:

• Gunakan tulisan yang rapi dan mudah dibaca
• Pastikan semua informasi akurat dan terkini
• Hindari penggunaan singkatan yang tidak umum
• Jika menulis tangan, gunakan tinta hitam atau biru tua
• Periksa kembali semua informasi untuk menghindari kesalahan penulisan

Dengan mencantumkan informasi-informasi penting ini secara lengkap dan akurat, Anda meningkatkan peluang dokumen lamaran Anda untuk diproses dengan benar dan cepat oleh pihak perusahaan.

Penulisan yang tepat pada map lamaran kerja tidak hanya tentang apa yang ditulis, tetapi juga bagaimana cara menuliskannya. Berikut adalah panduan langkah demi langkah untuk menulis di map lamaran dengan benar:

1. Persiapkan Alat Tulis

Gunakan pulpen dengan tinta hitam atau biru tua yang tidak mudah luntur. Hindari penggunaan pensil atau spidol yang mudah terhapus.

2. Tentukan Tata Letak

Sebelum mulai menulis, tentukan tata letak informasi pada amplop. Umumnya, data diri pelamar di kiri atas, posisi yang dilamar di kanan atas, dan alamat perusahaan di tengah.

3. Tulis dengan Rapi dan Jelas

Gunakan huruf cetak yang rapi dan mudah dibaca. Jika tulisan tangan Anda kurang bagus, pertimbangkan untuk mencetak informasi menggunakan komputer dan menempelkannya pada amplop.

4. Mulai dengan Data Diri

Di bagian kiri atas, tulis data diri Anda dengan format:

Nama: [Nama Lengkap]

Alamat: [Alamat Lengkap]

Telp: [Nomor Telepon]

Email: [Alamat Email]

5. Cantumkan Posisi yang Dilamar

Di bagian kanan atas, tulis:

"Lamaran: [Nama Posisi]"

6. Tulis Alamat Perusahaan

Di bagian tengah amplop, tulis alamat perusahaan dengan format:

Kepada Yth.

[Nama Penerima/Departemen HRD]

[Nama Perusahaan]

[Alamat Lengkap Perusahaan]

[Kota, Kode Pos]

7. Tambahkan Keterangan "Lamaran Pekerjaan"

Di bagian atas amplop, tulis "LAMARAN PEKERJAAN" dengan huruf kapital.

8. Cantumkan Tanggal Pengiriman

Di sudut kanan bawah, tulis tanggal pengiriman lamaran.

9. Periksa Kembali

Setelah selesai menulis, periksa kembali semua informasi untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang terlewat.

10. Gunakan Amplop Baru jika Terjadi Kesalahan

Jika terjadi kesalahan penulisan, lebih baik menggunakan amplop baru daripada mencoret atau menggunakan tip-ex.

Tips tambahan:

• Jaga kebersihan amplop, hindari noda atau lipatan yang tidak perlu

• Gunakan spasi yang cukup antar baris untuk meningkatkan keterbacaan

• Jika menggunakan label cetakan, pastikan label menempel dengan kuat dan rapi

• Sesuaikan ukuran tulisan dengan luas permukaan amplop

• Jika ragu, minta pendapat orang lain untuk memeriksa hasil penulisan Anda

Dengan mengikuti panduan ini, Anda dapat memastikan bahwa penulisan pada map lamaran kerja Anda terlihat profesional dan memberikan kesan yang baik kepada calon pemberi kerja.

Selain mengikuti panduan dasar, ada beberapa tips tambahan yang dapat membantu Anda membuat penulisan di map lamaran lebih efektif dan menonjol:

1. Gunakan Bahasa Formal

Pilih kata-kata dan frasa yang formal dan profesional. Hindari penggunaan bahasa gaul atau singkatan yang tidak umum.

2. Perhatikan Konsistensi

Pastikan format penulisan, termasuk penggunaan huruf kapital dan tanda baca, konsisten di seluruh bagian amplop.

3. Sesuaikan dengan Petunjuk Perusahaan

Jika perusahaan memberikan petunjuk khusus tentang cara pengiriman lamaran, pastikan untuk mengikutinya dengan cermat.

4. Gunakan Tinta yang Tahan Air

Untuk menghindari tulisan luntur jika terkena air, gunakan pulpen dengan tinta yang tahan air.

5. Pertimbangkan Penggunaan Label Cetakan

Jika tulisan tangan Anda kurang rapi, pertimbangkan untuk mencetak informasi pada label dan menempelkannya pada amplop.

6. Hindari Penggunaan Wewangian

Meskipun mungkin terdengar menarik, hindari menyemprotkan parfum atau wewangian pada amplop lamaran.

7. Gunakan Amplop Berkualitas

Pilih amplop dengan kualitas kertas yang baik untuk menghindari kerusakan selama pengiriman.

8. Tambahkan Kode Pos

Selalu sertakan kode pos pada alamat perusahaan untuk memastikan pengiriman yang tepat dan cepat.

9. Perhatikan Ukuran Tulisan

Pastikan ukuran tulisan proporsional dengan ukuran amplop. Tulisan yang terlalu kecil atau terlalu besar dapat mengurangi keterbacaan.

10. Simpan Salinan

Sebelum mengirim, fotokopi atau catat informasi yang Anda tulis di amplop untuk referensi di masa depan.

Dengan menerapkan tips-tips ini, Anda dapat meningkatkan profesionalisme dan efektivitas penulisan pada map lamaran kerja Anda. Ingatlah bahwa perhatian terhadap detail-detail kecil seperti ini dapat membedakan lamaran Anda dari pelamar lainnya dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan panggilan wawancara.

Meskipun menulis di map lamaran mungkin terlihat sederhana, banyak pelamar kerja yang masih melakukan kesalahan. Menghindari kesalahan-kesalahan ini dapat meningkatkan profesionalisme lamaran Anda. Berikut adalah beberapa kesalahan umum yang perlu dihindari:

1. Salah Ejaan atau Typo

Kesalahan ejaan, terutama pada nama perusahaan atau posisi yang dilamar, dapat memberikan kesan ceroboh. Selalu periksa kembali setiap kata yang Anda tulis.

2. Informasi yang Tidak Lengkap

Melupakan informasi penting seperti nomor telepon atau kode pos dapat menyulitkan perusahaan untuk menghubungi atau mengirimkan balasan kepada Anda.

3. Tulisan yang Tidak Rapi

Tulisan tangan yang sulit dibaca dapat membuat penerima frustrasi dan bahkan mengabaikan lamaran Anda. Jika tulisan tangan Anda kurang rapi, pertimbangkan untuk mencetak informasi.

4. Penggunaan Amplop yang Tidak Sesuai

Menggunakan amplop yang terlalu kecil, rusak, atau tidak sesuai dengan standar profesional dapat memberikan kesan buruk.

5. Penempatan Informasi yang Salah

Menempatkan informasi di posisi yang salah pada amplop dapat membingungkan penerima dan menunjukkan kurangnya perhatian terhadap detail.

6. Penggunaan Singkatan yang Tidak Umum

Hindari penggunaan singkatan yang tidak standar atau tidak umum digunakan dalam konteks profesional.

7. Terlalu Banyak Hiasan

Menambahkan stiker, gambar, atau hiasan lain yang tidak perlu dapat membuat amplop terlihat tidak profesional.

8. Menggunakan Tinta Berwarna-warni

Stick to warna tinta standar seperti hitam atau biru tua. Tinta berwarna-warni dapat terlihat tidak profesional.

9. Melupakan Keterangan "Lamaran Pekerjaan"

Tidak mencantumkan keterangan ini dapat menyebabkan amplop Anda tercampur dengan surat-surat lain di perusahaan.

10. Mencoret atau Menggunakan Tip-Ex

Jika Anda membuat kesalahan, lebih baik menggunakan amplop baru daripada mencoret atau menggunakan tip-ex, yang dapat terlihat berantakan.

Untuk menghindari kesalahan-kesalahan ini:

• Selalu buat draf terlebih dahulu sebelum menulis di amplop asli
• Minta orang lain untuk memeriksa penulisan Anda
• Gunakan template atau panduan jika Anda tidak yakin dengan format yang benar
• Luangkan waktu untuk menulis dengan hati-hati dan periksa kembali sebelum mengirim
• Jika ragu, lebih baik menggunakan cetakan komputer untuk memastikan kejelasan dan kerapian

Dengan menghindari kesalahan-kesalahan umum ini, Anda dapat memastikan bahwa map lamaran kerja Anda memberikan kesan profesional dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan perhatian positif dari calon pemberi kerja.

Meskipun ada standar umum dalam penulisan map lamaran, beberapa jenis pekerjaan atau industri mungkin memiliki preferensi atau kebutuhan khusus. Memahami perbedaan ini dapat membantu Anda menyesuaikan penulisan map lamaran sesuai dengan ekspektasi calon pemberi kerja. Berikut adalah beberapa contoh perbedaan penulisan map lamaran untuk berbagai jenis pekerjaan:

1. Pekerjaan Kreatif (Desainer, Seniman, dll)

- Mungkin lebih fleksibel dalam penggunaan warna dan desain

- Bisa menggunakan font atau gaya tulisan yang lebih unik, selama masih terbaca

- Pertimbangkan untuk menambahkan elemen desain sederhana yang mencerminkan kreativitas Anda

2. Posisi Korporat (Manajer, Eksekutif)

- Lebih formal dan konservatif dalam penulisan

- Gunakan kertas dan amplop berkualitas tinggi

- Pastikan untuk mencantumkan gelar akademis atau profesional yang relevan

3. Pekerjaan di Bidang Teknologi

- Bisa lebih modern dalam pendekatan, misalnya dengan menggunakan QR code untuk informasi tambahan

- Pertimbangkan untuk mencantumkan link ke portfolio online atau profil LinkedIn

- Tetap profesional namun bisa sedikit lebih santai dalam gaya bahasa

4. Posisi di Bidang Pendidikan

- Sertakan informasi tentang kualifikasi mengajar atau sertifikasi yang dimiliki

- Gunakan bahasa yang formal dan akademis

- Jika melamar ke institusi tertentu, sebutkan departemen atau fakultas yang dituju

5. Pekerjaan di Bidang Kesehatan

- Cantumkan informasi tentang lisensi atau sertifikasi profesional

- Gunakan terminologi medis yang tepat jika relevan dengan posisi

- Pastikan untuk menyebutkan spesialisasi atau bidang keahlian khusus

6. Posisi di Pemerintahan

- Sangat formal dalam penulisan dan penggunaan bahasa

- Sertakan nomor identifikasi pegawai negeri jika Anda sudah memilikinya

- Pastikan untuk mengikuti protokol atau format khusus yang mungkin ditetapkan oleh instansi pemerintah

7. Pekerjaan di Industri Kreatif (Media, Periklanan)

- Bisa lebih berani dalam penggunaan warna atau desain, namun tetap profesional

- Pertimbangkan untuk menambahkan tagline kreatif atau slogan personal

- Sertakan link ke portfolio atau showreel jika relevan

8. Posisi Entry-Level

- Fokus pada pendidikan dan keterampilan yang relevan

- Jika baru lulus, cantumkan informasi tentang prestasi akademik

- Gunakan bahasa yang antusias namun tetap profesional

Terlepas dari jenis pekerjaan yang Anda lamar, ada beberapa hal yang harus selalu diperhatikan:

• Pastikan informasi kontak Anda jelas dan mudah dibaca

• Selalu cantumkan posisi spesifik yang Anda lamar

• Periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan ejaan atau tata bahasa

• Sesuaikan gaya penulisan dengan kultur perusahaan yang Anda tuju

• Jika ragu, lebih baik memilih pendekatan yang lebih konservatif dan profesional

Dengan memahami dan menyesuaikan penulisan map lamaran sesuai dengan jenis pekerjaan yang Anda lamar, Anda dapat meningkatkan relevansi lamaran Anda dan menunjukkan pemahaman Anda tentang industri atau bidang yang dituju.

Kerapian dan kebersihan map lamaran kerja mungkin terlihat seperti detail kecil, namun sebenarnya memiliki dampak signifikan terhadap kesan pertama yang Anda berikan kepada calon pemberi kerja. Aspek-aspek ini mencerminkan profesionalisme, perhatian terhadap detail, dan keseriusan Anda dalam melamar pekerjaan. Berikut adalah beberapa alasan mengapa kerapian dan kebersihan map lamaran sangat penting:

1. Mencerminkan Profesionalisme

Map lamaran yang rapi dan bersih menunjukkan bahwa Anda adalah seseorang yang profesional dan memperhatikan kualitas pekerjaan Anda, bahkan dalam hal-hal kecil.

2. Menunjukkan Perhatian terhadap Detail

Kemampuan untuk menjaga kerapian dan kebersihan dokumen menunjukkan bahwa Anda memiliki perhatian terhadap detail, suatu kualitas yang dihargai di banyak pekerjaan.

3. Meningkatkan Keterbacaan

Map yang bersih dan tulisan yang rapi membuat informasi lebih mudah dibaca, memudahkan pihak HRD dalam memproses lamaran Anda.

4. Memberi Kesan Pertama yang Positif

Sebelum membuka isi lamaran, map adalah hal pertama yang dilihat oleh rekruter. Map yang rapi memberi kesan positif dari awal.

5. Menunjukkan Keseriusan

Dengan menyajikan lamaran dalam kondisi terbaik, Anda menunjukkan keseriusan dan komitmen terhadap proses pelamaran.

6. Mencegah Kesalahpahaman

Map yang kotor atau kusut dapat mengaburkan informasi penting, berpotensi menyebabkan kesalahpahaman atau terlewatnya informasi krusial.

7. Merefleksikan Kepribadian

Kerapian map lamaran dapat merefleksikan kepribadian Anda sebagai seseorang yang terorganisir dan memperhatikan kualitas.

Tips untuk menjaga kerapian dan kebersihan map lamaran:

• Gunakan amplop atau map baru, hindari menggunakan yang bekas atau sudah kusut
• Simpan map lamaran di tempat yang aman dan bersih sebelum dikirim
• Jika menulis tangan, gunakan alas yang rata dan bersih
• Hindari menyentuh map dengan tangan berminyak atau kotor
• Jika menggunakan label cetakan, pastikan ditempel dengan rapi dan tidak miring
• Jangan melipat atau menekuk map lamaran
• Jika perlu mengirim melalui pos, pertimbangkan untuk menggunakan amplop pelindung tambahan

Ingatlah bahwa kerapian dan kebersihan map lamaran bukan hanya tentang estetika, tetapi juga tentang menunjukkan sikap profesional dan perhatian Anda terhadap detail. Hal ini dapat membedakan lamaran Anda dari kandidat lain dan meningkatkan peluang Anda untuk mendapatkan perhatian positif dari calon pemberi kerja.

Setelah Anda mempersiapkan map lamaran dengan baik, langkah selanjutnya adalah memastikan bahwa dokumen tersebut sampai ke tujuan dengan aman dan tepat waktu. Pengiriman yang aman dan tepat dapat meningkatkan peluang lamaran Anda untuk diproses dengan baik. Berikut adalah beberapa cara untuk mengirim map lamaran dengan aman:

1. Pilih Metode Pengiriman yang Tepat

- Gunakan jasa kurir terpercaya atau pos tercatat untuk pengiriman jarak jauh

- Untuk pengiriman lokal, pertimbangkan untuk mengantarkan sendiri jika memungkinkan

- Pilih layanan yang menawarkan pelacakan pengiriman

2. Gunakan Amplop Pelindung

- Masukkan map lamaran ke dalam amplop pelindung tambahan untuk mencegah kerusakan

- Pilih amplop pelindung yang tahan air jika memungkinkan

3. Beri Label "Jangan Dilipat"

- Tuliskan "JANGAN DILIPAT" atau "DO NOT BEND" pada amplop untuk mencegah kerusakan dokumen

- Pastikan label ini terlihat jelas oleh petugas pengiriman

4. Pastikan Alamat Tujuan Benar dan Lengkap

- Periksa kembali alamat