Notulen Adalah Ringkasan Diskusi, Ini Fungsi dan Cara Menulisnya

Liputan6.com, Jakarta - Notulen adalah tulisan mengenai ringkasan hasil diskusi. Notulen berisi poin-poin penting, hal-hal yang dibahas, disetujui, dan diperdebatkan.

Dalam buku berjudul Komunikasi Bisnis, edisi 3 oleh Djoko Purwanto, M.B.A, notulen adalah tulisan mengenai laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung. Notulen mencakup semua hal yang terjadi dalam pertemuan.

Notulen adalah ringkasan yang dibuat oleh notulis. Ia membuat tulisan mengenai segala informasi hasil diskusi bisa tersampaikan dengan faktual kepada setiap peserta maupun bukan peserta. Notulen adalah catatan kredibel yang bisa dipertanggungjawabkan kapanpun.

Berikut Liputan6.com ulas lebih mendalam tentang notulen, fungsi, dan cara menulisnya, Jumat (16/9/2022).

Notulen adalah tulisan mengenai sebuah ringkasan diskusi. Diskusi yang membutuhkan notulen adalah rapat, persidangan, seminar, webinar, debat, dan berbagai pertemuan. Notulen berisi segala tulisan yang dibahas oleh peserta atau orang-orang, lengkap berbagai tanggapan yang ada saat diskusi itu berlangsung.

Arti notulen adalah hasil diskusi. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) menjelaskan notulen adalah bentuk tidak baku dari notula. Notulen adalah catatan singkat mengenai jalannya persidangan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan. Notulen berperan dalam rapat menjadi dokumentasi penting.

Notulen adalah tulisan mengenai segala hasil diskusi atau rapat oleh orang yang berperan sebagai notulis. Notulen biasanya ditulis dalam format 5 W dan 1 H. What (apa), when (kapan), where (di mana), who (siapa), why (mengapa), dan how (bagaimana). Notulen adalah tulisan yang dibuat untuk merapikan hasil diskusi dan memudahkan pencatatan informasi.

Melansir dari Thought Co, notula atau notulen adalah tulisan mengenai ditulis menyertakan poin-poin kesepakatan dan tidak disepakati dengan ringkas dan koheren. 

Notulen dibuat oleh orang yang berperan sebagai notulis, membuat tulisan mengenai segala informasi hasil diskusi bisa tersampaikan dengan faktual kepada setiap peserta maupun bukan peserta.

Melansir Resource Centre, notulen merupakan tulisan mengenai hasil diskusi. Dijelaskan notulen adalah tulisan mengenai segala informasi, berupa catatan kredibel apa yang berlangsung dalam rapat untuk anggota yang tidak bisa menghadiri rapat tersebut.

Apabila sudah memahami tentang apa itu notulen, penting juga mengetahui fungsi notulen sebenarnya. Liputan6.com lansir dari berbagai sumber, ini fungsi notulen yang perlu diketahui:

1. Memetakan Tugas dan Tanggung Jawab

Notulen adalah tulisan yang berfungsi untuk mencatat segala hasil diskusi yang berguna untuk memetakan tugas dan tanggung jawan. Notulen dibuat oleh notulis untuk menciptakan kejelasan tentang apa langkah selanjutnya dan siapa yang bertanggung jawab atas apa. Kemudian memastikan tidak ada item tindakan yang terlupakan.

2. Sumber Informasi Anggota yang Tidak Hadir

Notulen berfungsi sebagai sumber informasi bagi mereka yang tidak hadir. Notulen adalah catatan yang bertindak membantu pemangku kepentingan lainnya tetap mendapat informasi. Contoh notulen berupa hasil pertemuan berdampak pada kegiatan kolaboratif, lintas tim, atau proyek.

3. Meninjau Kembali Hasil Diskusi

Notulen berguna untuk meninjau kembali hasil diskusi. Contohnya tulisan mengenai tinjauan kembali ide-ide kunci dan poin-poin diskusi yang mengarah pada keputusan akhir. Tanpa tulisan dari notulen, keputusan akan sulit didapatkan.

4. Catatan Resmi Diskusi

Notulen berguna untuk catatan resmi sebuah diskusi. Notulen mampu memberikan perlindungan hukum bagi organisasi dalam hal ini. Uji tuntas dicatat dalam notulen rapat, yang kemudian dapat diresmikan dan didokumentasikan untuk mengonfirmasi praktik etis dan adil organisasi. Catatan rapat berfungsi sebagai bukti mengapa dan bagaimana rapat mengambil keputusan tertentu. Adanya fungsi notulen ini membantu meminimalisir kesalahpahaman.

5. Memuat Informasi Penting

Notulen berfungsi untuk memuat informasi penting untuk diketahui. Isi notulen berupa tulisan mengenai apa yang disepakati pada pertemuan dan menciptakan pemahaman bersama tentang hasil. Notulen adalah tulisan yang menjadi sumber informasi penting dan memungkinkan peserta merenungkan apa yang terjadi.

Kemudian pahami bagaimana cara membuat notulen yang benar dan mudah. Ini penjelasan cara membuat notulen yang Liputan6.com lansir dari berbagai sumber:

1. Menulis Judul

Cara membuat notulen adalah menulis judul untuk pertama kali, ini bisa mendefinisikan jenis diskusi yang dilakukan.

2. Menulis Nama Anggota

Apabila perlu, tuliskan seluruh anggota rapat atau diskusi yang dilangsungkan.

3. Menulis Nama Notulis

Seorang penulis notulen (notulis) harus ditulis namanya untuk dimintai pertanggungjawaban suatu hari nanti saat masalah ini ada lagi.

4. Menulis Keterangan Waktu

Cara selanjutnya adalah memastikan sudah memuat keterangan waktu yang jelas mengenai diskusi tersebut dilangsungkan.

5. Menulis Keterangan Lokasi

Kemudian tuliskan lokasi atau tempat rapat atau diskusi dilangsungkan.

6. Menulis Poin Penting

Inti dari cara membuat notulen adalah memuat poin-poin penting atau poin utama sebagai agenda.

7. Menulis Hasil Diskusi

Terakhir, tuliskan hasil diskusi tentang apa saja yang dibahas, apa saja yang disetujui, dan apa saja yang tidak disetujui.