Contoh Nota, Jenis, Fungsi, dan Cara Membuatnya yang Mudah

Liputan6.com, Jakarta Contoh nota mungkin sudah tidak asing lagi bagi sebagian orang. Pasalnya, pengunaan nota sudah sering ditemui dalam kehidupan sehari-hari. Kamu tentunya akan selalu mendapatkan nota ketika berbelanja di swalayan, pasar, tempat makan, dan lain sebagainya.

Nota adalah bukti transaksi yang telah dilakukan secara tunai, biasanya dibuat oleh penjual kemudian diberikan kepada pembeli. Nota memiliki fungsi sebagai bukti transaksi yang sah. Nota dapat dijadikan bukti ketika terjadi kesalahpahaman dalam sebuah transaksi.

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), nota adalah tanda jual beli secara kontan. dengan kata lain, nota adalah tanda jual beli secara tunai. Nota biasanya dibuat rangkap dua. Salinan pertama diberikan kepada pembeli, sedangkan salinan lainnya disimpan oleh toko atau penjual untuk disimpan sebagai arsip.

Sebagai arsip, nota berfungsi sebagai data transaksi yang akan dibuat rekapannya setiap periode tertentu. Berikut Liputan6.com rangkum dari berbagai sumber, Rabu (31/5/2023) tentang contoh nota.

Contoh nota mungkin sudah sering kamu lihat saat makan di restoran atau tempat makan lainnya. Bentuk dari contoh nota pun berbeda-beda sesuai dengan di mana kamu melakukan transaksi. Contoh nota di tempat makan tentunya berbeda dengan contoh nota pada toko bangunan.

Berikut contoh nota yang umum ditemui di berbagai tempat:

Contoh nota selanjutnya juga kerap ditemui, terutama menyangkut jual beli perusahaan. Contoh nota ini lebih sering digunakan dalam kepenting yang lebih formal, atau pembelian yang lebih besar seperti grosir.

Dalam praktiknya, nota tidak hanya dijadikan sebagai tanda jual beli secara tunai saja. Namun juga dibuat sebagai tanda bukti pengembalian barang dari pembeli ke penjual. Berdasarkan jenis transaksinya, nota dapat dibedakan menjadi tiga, yakni nota kontan, nota kredit, dan nota debit.

Nota kontan

Nota kontan adalah bukti atas transaksi yang dibuat untuk mendokumentasikan transaksi yang dilakukan secara tunai. Nota ini biasanya dibuat rangkap dua. Salinan yang pertama diberikan kepada pembeli, sedangkan salinan yang lainnya disimpan oleh toko sebagai arsip.

Nota kredit

Nota kredit adalah bukti transaksi yang dibuat sebagai bukti penerimaan barang yang dikembalikan pembeli kepada penjual, karena barang mengalami kerusakan atau tidak sesuai dengan permintaan. Penggunaan nota kredit ini dapat diberlakukan untuk semua pembeli atau hanya pada pembeli tertentu semua itu tergantung pada pemilik toko.

Nota debit

Nota debit adalah bukti transaksi atas pengembalian barang yang telah dibeli dengan cara kredit atau terjadinya pengurangan harga faktur karena barang yang telah dibeli mengalami kerusakan atau kualitas yang datang tidak sesuai dengan pesanaan.

Fungsi utama nota adalah sebagai bukti transaksi yang sah. Namun di samping itu, nota juga memiliki fungsi lain, sebagai berikut:

1. Untuk mengetahui jumlah produk yang terjual
2. Untuk mengetahui jumlah total pembayaran
3. Sebagai tanda terima yang sah serta bukti transaksi sah dalam proses jual beli
4. Sebagai sumber data dalam pembukuan suatu perusahaan pada periode tertentu

Nota adalah bukti pembayaran yang sah dalam bisnis. Nota sangat penting apabila terjadi suatu hal di kemudian hari, seperti barang tidak sesuai, kerusakan, atau hal lainnya. Nota bisa disebut sebagai tanda bukti pembayaran yang sah apabila memenuhi ciri-ciri berikut ini:

1. Terdapat informasi perusahaan, seperti nama, alamat dan nomor telepon.
2. Terdapat nomor pengeluaran nota yang ditentukan sesuai urutan yang dibuat oleh perusahaan.
3. Nota memiliki informasi yang jelas mengenai transaksi seperti tanggal transaksi pembelian.
4. Membubuhkan nama dan jumlah barang yang dibeli pelanggan.
5. Mencantumkan jenis barang sesuai keingnan pembeli.
6. Mencantumkan harga produk satuan.
7. Jika membeli lebih dari satu, maka cantumkan total harga satuannya.
8. Membubuhkan harga secara keseluruhan barang yang dibeli pelanggan.
9. Membubuhkan nama pembeli sebagai bentuk penanggungjawabnya dan bukti transaksi sah di antara penjual dan pembeli.

Contoh nota bisa kamu buat sendiri menggunakan Microsof Word atau Microsoft Excel. Kamu bisa membuat contoh nota sesuai dengan keinginan melalui Microsof Word dan Microsoft Excel.

Cara Membuat Nota Menggunakan Microsoft Word

Cara membuat nota dengan menggunakan Microsoft Word bisa dibilang relatif lebih mudah daripada dengan Excel. Namun dari sisi penggunaan, nota yang dibuat dengan Microsoft Word kurang praktis, karena perhitungan harganya tidak bisa dilakukan secara otomatis dengan rumus, namun harus dihitung secara manual.

Berikut cara membuat nota menggunakan Microsoft Word:

1. Buka aplikasi Microsoft Word

2. Buatlah baris dan kolom dengan mengikuti langkah berikut yaitu klik insert > table > insert table > masukkan jumlah kolom dan baris yang diinginkan lalu ok.

3. Atur lebar dan tinggi kolom sesuai kebutuhan secara manual yaitu dengan melakukan drag pada garis yang ingin di atur ulang.

Cara Membuat Nota dengan Microsoft Excel

1. Pertama-tama, buka dulu aplikasi Microsoft Excel.

2. Pada bagian atas tuliskan informasi mengenai penjual, yang mencakup nama toko, alamat toko, dan nomor telepon.

3. Tulis nama penerima atau pembeli dan tanggal nota dibuat di bagian bawahnya.

4. Buat tabel yang terdiri atas empat kolom. Kolom paling kiri jumlah barang, selanjutnya nama produk, harga satuan, dan sub total. Kamu juga bisa membuat tabel dengan kolom yang lebih banyak atau sedikit sesuai kebutuhan.

5. Kemudian pada baris paling bawah pada tabel, pilih tiga kolom paling kiri, lalu klik merge cell.

6. Pada bagian kolom dengan format merge cell, ditulis dengan keterangan total bayar.

7. Pada kolom pertama di bawah baris “Sub Total,” kamu bisa memasukkan rumus =E9*F9

Dengan catatan, E9 merupakan harga dari produk yang pertama dan F9 merupakan jumlah produk yang dibeli. Kamu bisa menyesuaikan kode di atas untuk harga dan jumlah barang sesuai kolom dan baris yang tepat.

8. Selanjutnya, salin rumus tersebut dengan menarik baris pertama di bawah "Sub Total" sampai di atas baris "Total."

9. Kemudian di bagian “Total Bayar” kamu bisa menambahkan rumus berikut:=SUM(G9:G23)

Dengan catatan, rumus ini digunakan untuk menjumlahkan semua sub total barang, G9 merupakan sub total dari barang pertama dan G23 merupakan sub total dari barang terakhir (ke 15). Kamu bisa menyesuaikan rumus di atas sesuai dengan baris dan kolom dari setiap sub total yang ada.