Simak, 4 Kebiasaan yang Wajib Dimiliki Manajer Proyek

Liputan6.com, Jakarta - Tidak mudah untuk menjadi seseorang yang memiliki tanggung jawab penuh untuk suatu pekerjaan. Dibutuhkan lebih dari sekadar keberanian dan kepercayaan diri untuk menjadi seorang yang pandai untuk mengurus proyek dan acara.

Seorang manajer proyek diperoleh dalam waktu dan pengalaman yang dipupuk sepanjang karir perjalanan mereka. Sehingga hal tersebut menjadi salah satu faktor manajer proyek tidak pernah dikerjakan secara sengaja karena harus emmiliki keterampilan yang sesuai, pengetahuan yang diperlukan dan kebiasaan yang hebat.

Mengutip dari Freemalaysiatoday, Minggu (11/10/2020) berikut empat kebiasaan penting untuk menjadi manajer proyek yang hebat:

1. Kemampuan untuk Mengelola Tim

Seorang manajer proyek tidak seharusnya melakukan semuanya pekerjaan sendiri. Mereka diharapkan dapat menciptakan tim yang sempurna yang dapat mencapai hasil yang diinginkan.

Mengkoordinasikan tim dengan lancer dan menjadi pemimpin yang mereka butuhkan adalah salah satu kebiasaan pertama dari seorang manajer proyek yang hebat.

Seorang manajer proyek perlu untuk

·      Kenali tim

Dengan mengetahui lebih dalam kekuatan, kelemahan, keterampilan dan ciri kepribadian setiap orang dalam tim, manajer proyek dapat menetapkan tugas yang tepat kepada orang yang tepat pula. Sehingga dapat meningkatkan efisiensi tim dan mengarah pada pencapaian semua tujuan.

·      Percayai tim

Tidak perlu bagi manajer proyek untuk hadir di setiap segmen pengembangan proyek dan mengawasi semuanya sepanjang waktu. Inilah mengapa manajer proyek membutuhkan tim, sehingga manajer proyek dapat

-       Mengajukan pertanyaan

-       Dengarkan saran tim

-       Mengakui kesalahan

-       Memuji ide yang bagu

Tidak ada proyek tanpa tim dan tidak ada tim tanpa seorang yang menyatukannya.

2. Mampu Menghadapi Hal yang Tidak Terduga

Sepertinya sangat jarang orang atau sekelompok tim yang dapat menjalankan 100% rencana yang sudah dibuat.

Saat berurusan dengan jenis proyek apapun, terutama yang melibatkan banyak orang dan tahapan yang berbeda pasti ada yang tidak berjalan sesuai rencana yang sudah dibuat. Sehingga proyek manajer yang baik harus siap untuk kondisi seperti itu.

Kebiasaan yang sangat dihargai dari manajer proyek yang hebat adalah selalu selangkah lebih maju dari masalah. Yang berarti

·      Memprediksikan bahwa masalah tersebut berpotensi terjadi

·      Punya solusi yang direncanakan

·      Datang dengan solusi baru jika yang sebelumnya gagal

·      Membuat keputusan dalam situasi stress

·      Membuat perubahan dan adaptasi sesuai dengan kejadian terbaru

Masalah dan hambatan adalah hal yang normal untuk proyek apapun. Yang penting adalah orang yang bertanggung jawab siap untuk melangkah dan membuat langkah yang tepat.

3. Kemampuan untuk Melacak Berbagai Hal

Salah satu kesalahan terbesar yang dapat dilakukan manajer proyek adalah meyakini bahwa mereka memiliki kapasitas otak untuk mengingat semua informasi terpenting dan menyimpannya di kepala mereka.

Namun seharusnya bukan begitu cara kerja yang benar. Setiap manajer proyek yang bertanggungjawab dan mempersiapkan dengan baik akan mengatakan bahwa mereka perlu mendokumentasikan semuanya.

Ini adalah kebiasaan ketiga yang terbaik dari manajer proyek. Menuliskan semua yang berhubungan dengan proyek

·      Laporan rapat

·      Biaya

·      Target harian

·      Tonggak sejarah

·      Kontak penting

·      Masalah utama

·      Penyelesaian tugas

·      Pengingat

Kebiasaan ini akan menjadikan organisasi menjadi hebat dan dapat dipercaya. Ini membantu manajer proyek tetap berada di puncak permainan dan tidak membiarkan apapun meleset dari pikiran mereka.

Menuliskan semua yang berhubungan proyek sangat penting untuk dilakukan karena dapat mengirimkan laporan kepada atasan dengan fakta yang benar-benar apa adanya.

4.     Mampu Merancang Lingkungan yang Produktif

Seorang manajer proyek bertanggungjawab atas semua orang untuk menjadi produktif dan efisien. Untuk melakukan hal tersebut, mereka perlu melakukan upaya ekstra untuk menciptakan kondisi kerja yang sempurna bagi semua orang.

Kebiasaan terakhir untuk menjadi manajer proyek yang hebat adalah menjaga tim. Yang berarti memperhatikan beberapa faktor yang memengaruhi pengalaman kerja tim

·      Alat: manajer proyek perlu memastikan setiap departemen memiliki semua alat yang diperlukan untuk melaksanakan semua tugas dengan benar.

·      Motivasi: menciptakan suasana yang positif berarti mampu memotivasi anggota tim untuk bekerja keras dan melakukan yang terbaik. Namun juga harus membuat mereka nyaman, semangat dan puas.

·      Umpan balik: ketika fase satu proyek telah terselesaikan dnegan sukses, maka anggota tim berhak mendapatkan pujian ataupun perayaan kecil-kecilan.

Jika ada yang tidak beres dan beberapa tindakan buruk untuk dilakukan, kritik yang membangun sangat dianjurkan dan diterima

Reporter: Tasya Stevany