5 Cara Memberikan Umpan Balik yang Efektif dan Responsif

Liputan6.com, Jakarta - Kamu pasti pernah diminta untuk memberikan umpan balik atau feedback dari suatu hal yang sudah kamu lihat atau dengar. Terkadang, memberikan umpan balik memang bisa lebih membuat stres daripada menerimanya. Bagaimanapun juga, setiap individu pasti ingin kata-kata yang disampaikan dapat bermanfaat dan membangun, tetapi kamu pastinya juga tidak ingin membuat siapa pun merasa sakit hati.

Merasa gugup terhadap tanggapan atau komentar orang lain merupakan hal yang wajar. Apalagi reaksi negatif mungkin dapat merusak hubungan dan mempersulit dirimu berkomunikasi di waktu mendatang. Itulah alasan mengapa pentingnya mempelajari cara memberikan umpan balik yang bermanfaat dan membangun.

Menurut Jamie Levin, seorang konsultan komunikasi strategis, umpan balik dapat membantu mendorong pertumbuhan, berkontribusi pada komunikasi efektif, menyelesaikan konflik, dan meningkatkan motivasi.

Selain itu, umpan balik atau feedback tidak hanya penting untuk keberhasilan kelompok, tetapi juga untuk pertumbuhan pribadi. Masukan yang baik dapat membantu individu menjadi lebih baik dalam apa yang mereka lakukan. Hal ini juga dapat menumbuhkan kepercayaan dan komunikasi yang baik ke depannya bila disampaikan dengan benar.

Lantas, bagaimana menyampaikan umpan balik atau feedback dengan kesan efektif dan responsif? Berikut ulasannya, seperti yang dilansir dari halaman Verywell Mind pada Selasa (12/12/23).

Apa Saja Jenis-jenis Umpan Balik (Feedback)?

Jenis umpan balik seringkali bergantung pada tujuan dan situasi. Memberikan umpan balik yang salah pada waktu yang salah dapat menyebabkan kesalahpahaman, sakit hati, bahkan konflik. Berikut beberapa jenis umpan balik atau feedback yang mungkin pernah kamu berikan:

Umpan balik informal merupakan jenis umpan balik yang mungkin paling sering kamu berikan, bahkan terkadang tanpa memikirkannya. Hal ini cenderung terjadi secara alami karena merupakan secara alami. Misalnya, ketika kamu ditanya saran oleh rekan kerjamu terkait permasalahan yang ia alami.

Meskipun umpan balik informal dapat membantu, tetapi juga dapat merugikan bila nasihat yang diberikan dianggap tidak membangun atau malah menjatuhkan. Memberi tahu rekan kerjamu terkait pendapatmu yang sebenarnya tentang presentasi mereka merupakan hal yang baik dilakukan.

2. Umpan Balik Formatif

Umpan balik formatif sering disebut sebagai umpan balik konstruktif yang dirancang untuk membantumu memperoleh keterampilan dan meningkatkan pekerjaanmu. Ini melibatkan bidang-bidang yang dapat kamu tingkatkan, yang sangat penting ketika kamu mempelajari keterampilan yang baru.

Umpan balik konstruktif terkadang disalahartikan sebagai umpan balik yang sepenuhnya negatif. Komentar seperti itu biasanya menunjukkan adanya masalah, tetapi intinya tujuannya adalah untuk membantumu belajar dan berbuat lebih baik lagi. Jamie Levin mengatakan bahwa komentar yang membangun dapat menjadi umpan balik yang positif, semuanya bergantung pada penyampaian dan penerimaannya.

3. Umpan Balik Formal

Umpan balik formal disusun dan digunakan untuk menilai kinerja kamu dalam peran tertentu. Tinjauan kinerja dan penilaian pendidikan adalah beberapa contoh dari umpan balik jenis ini. Umpan balik formal seringkali menunjukkan hal-hal yang perlu ditingkatkan, tetapi juga menyoroti kekuatan individu.

Umpan balik kinerja dapat membantu mengukur kemajuanmu dan mengenali seberapa besar kemajuan yang kamu miliki dalam peranmu. Hal ini juga dapat membantu dalam mencapai sasaran kinerja tertentu.

Penting untuk diingat bahwa setiap jenis umpan balik memiliki tujuan yang berbeda. Sebelum memilih jenis umpan balik yang akan digunakan, kamu perlu mempertimbangkan alasanmu memberikan umpan balik, tujuan yang ingin kamu capai, dan kebutuhan penerima.

Pertimbangkan situasi dan kebutuhan individu sebelum memilih jenis umpan balik yang paling tepat. Kamu juga dapat membuat komentarmu lebih efektif bila kamu menyampaikannya dengan penuh pertimbangan dan empati.

Secara umum, tidak ada aturan yang disepakati secara universal mengenai bagaimana dan kapan memberikan umpan balik walaupun tempat kerja atau organisasimu mungkin memberikan beberapa pedoman khusus yang harus diikuti. Berikut beberapa rekomendasi aturan yang dapat membantu kamu memastikan masukanmu bermanfaat dan tidak menyakitkan.

1. Pilih Waktu yang Tepat

Memberikan umpan balik sangat penting dilakukan pada waktu yang tepat. Jangan menunggu terlalu lama setelah sebuah proyek selesai atau pertunjukan telah diberikan untuk memberikan komentar.

Menunggu terlalu lama mungkin membuat masukan kamu menjadi kurang bermakna. Jika seseorang telah beralih ke proyek yang sama sekali berbeda maka kata-kata kamu mungkin tidak terlalu berbobot. Menyampaikannya terlalu cepat juga dapat menimbulkan masalah, terutama bila komentar bersifat lebih kritis.

Misalnya, seseorang yang merasa puas setelah memberikan presentasi mungkin tidak menerima umpan balik yang menjelaskan kesalahan yang mereka lakukan atau cara yang bisa mereka lakukan dengan lebih baik. Yang terpenting, pastikan penerima umpan balik mengetahui bahwa mereka akan menerima hal tersebut. 

2. Jelas dan Spesifik

Hindari memberikan komentar yang tidak jelas atau pernyataan umum tentang tindakan seseorang. Daripada mengatakan, "Kamu melakukannya dengan baik," lebih baik memberikan rincian dan penjelasan secara spesifik.

Misalnya, kamu dapat mengatakan sesuatu seperti, "Saya pikir kamu dapat menangani situasi ini dengan baik dengan mengambil tindakan ini." Pastikan untuk memanfaatkan komunikasi nonverbal untuk memperkuat apa yang kamu katakan. 

Umpan balik harus fokus pada perilaku dan tindakan spesifik seseorang, bukan pada sifat dan karakteristiknya. Mengaitkan kinerja dengan karakter seseorang dapat menimbulkan perasaan marah atau defensif, terutama ketika umpan balik berpusat pada penyelesaian masalah dalam kinerja.

Misalnya, daripada mengatakan seseorang "tidak termotivasi" atau "kurang komitmen," kamu dapat mengatakan kalimat seperti, "Saya perhatikan kamu sepertinya kesulitan untuk merasa bersemangat dengan proyek ini" atau "Sepertinya kamu melewatkan tiga tenggat waktu terakhir."

Berfokuslah pada perilaku, dibandingkan menghubungkannya dengan karakteristik bawaan seseorang, ini juga dapat membantu menumbuhkan lebih banyak perilaku. Ketika orang berpikir bahwa hasil disebabkan oleh karakteristik pribadi yang tidak dapat diubah maka umpan balik cenderung tidak menghasilkan perubahan. Namun, mengubah perspektif ini untuk fokus pada bagaimana orang dapat mengambil tindakan untuk menjadi lebih baik dapat membantu mereka merasa lebih termotivasi dan mampu.

4. Ambil Pendekatan yang Seimbang

Umpan balik yang baik harus mencakup komentar positif dan konstruktif. Jika kamu terlalu membebani umpan balik yang membangun, orang lain kemungkinan besar akan pergi dengan perasaan buruk terhadap dirinya sendiri. Dengan kata lain, terlalu berfokus pada kesalahan yang mereka lakukan dapat membuatnya kesal, menyakitkan, dan menurunkan motivasi.

Sebaliknya, cobalah memberikan beberapa komentar tentang cara-cara yang dapat ditingkatkan dan dikembangkan, tetapi tetap seimbangkan dengan memberikan pengakuan atas apa yang telah mereka lakukan dengan baik.

5. Carilah Cara untuk Mendorong Refleksi Diri

Masukan tidak boleh hanya berupa hal positif dan negatif. Sampaikanlah dengan cara yang mendorong orang untuk merefleksikan apa yang mereka lakukan dan cara-cara yang mungkin dapat mereka tingkatkan.

Melibatkan orang lain merupakan cara yang bagus untuk memulai. Saat mencatat hal-hal yang mungkin memerlukan perbaikan atau yang tidak memenuhi harapan, kamu bisa bertanya perihal, "Hal-hal apa saja yang mungkin akan kamu lakukan di lain waktu?" atau "Apakah kamu punya ide yang inovatif tentang cara mengubahnya?"

1. Kenali Audiens 

Cobalah memikirkan orang yang akan menerima masukanmu. Misalnya, jika mereka lebih menyukai komunikasi satu lawan satu, mereka mungkin akan merasa malu atau defensif bila kamu memberikan masukan saat rapat tim.

2. Berikan Umpan Balik secara Pribadi

Cobalah untuk memberikan tanggapan kamu dalam suasana pribadi. Meskipun komentarmu seimbang antara pernyataan konstruktif dan positif, merahasiakan masukan itu dapat membantu mencegah perasaan malu atau defensif.

3. Sarankan Solusi

Umpan balik harus lebih dari sekadar daftar masalah. Ketika ada kekurangan, cobalah untuk bersikap suportif dan memberikan solusi yang dapat membantu individu tersebut sukses di masa depan.

4. Ajukan Pertanyaan yang Mendorong Refleksi

Pendekatan ini dapat memperkuat hal-hal positif sambil membiarkan orang lain berpikir untuk memperbaiki keadaan. Kamu dapat bertanya kepada orang lain apa yang menurutnya berjalan baik dan apa yang mungkin mereka lakukan secara berbeda di masa depan.