Mengenal Teknologi Record Document Management System yang Ramah Lingkungan

Liputan6.com, Jakarta - Belakangan, sejumlah perusahaan mulai mengadopsi Record Document Management System (RDMS) untuk melakukan proses pengorganisasian, penyimpanan, dan pelacakan dokumen secara digital.

Tujuan dari manajemen dokumen ini adalah untuk memudahkan perusahaan atau organisasi dalam mengakses, berbagi, dan berkolaborasi pada dokumen mereka, sekaligus meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko file hilang atau rusak.

Selain itu, RDMS diklaim sebagai teknologi yang berkontribusi terhadap lingkungan. Tidak dapat dipungkiri, banyaknya dokumen dalam bentuk fisik terkadang sulit dikelola dengan baik oleh perusahaan.

Memahami kebutuhan tersebut, Infomedia yang dikenal sebagai anak usaha Telkom Indonesia (Telkom), menawarkan layanan berbasis Record Document Management System bernama ProVue-RDMS.

Direktur Utama Infomedia, Eddy Sofryano, menjelaskan layanan ProVue-RDMS hadir sebagai solusi dalam mengelola dokumen fisik perusahaan, menjadikannya digital, mudah di akses, tersimpan dengan aman serta memenuhi akuntabilitas perusahaan pelanggan.

“Layanan ini melengkapi solusi back end process yang diusung Infomedia sebagai salah satu layanan utama kepada pelanggan,” ujar Eddy melalui keterangannya, Kamis (14/9/2023).

Pengelolaan dokumen merupakan salah satu unsur dari pengelolaan informasi perusahaan yang memiliki masa kelola hingga puluhan tahun.

Dalam Peraturan Kearsipan yang dikeluarkan oleh Badan Arsip Nasional RI no 12 tahun 2000, masa simpan arsip/dokumen penting perusahaan dapat mencapai 30 tahun.

Dokumen perusahaan juga memiliki peran signifikan sebagai rekam jejak, sumber informasi, dan dapat menjadi bukti akuntabilitas dan kinerja organisasi hingga harus terpelihara baik fisik dan informasi didalamnya.

Hal ini seperti tertuang dalam Undang-undang tentang Dokumen Perusahaan no.8 tahun 1997 dan Perka ANRI no 9 tahun 2018 mengenai Pedoman Pemeliharaan Arsip.

Dokumen perusahaan dapat menjadi bukti otentik harus dikelola sesuai standar, digitalisasi dokumen dimanfaatkan untuk kemudahaan akses bagi pihak yang berkepentingan.

Mengingat urgensi pengelolaan dokumen ditambah dengan masa simpan yang sangat panjang tersebut, maka diperlukan penanganan secara khusus dengan melibatkan teknologi digital sebagai alat utama dalam memastikan setiap arsip dapat tersusun dan terkategorisasi dengan baik.

Ketua Tim Penyimpanan dan Perawatan Arsip-Pusat Jasa Kearsipan ANRI, Wijiyanto, menyampaikan bahwa saat ini digitalisasi sudah menjadi bagian yang krusial dalam proses bisnis, apalagi dalam kaitannya melindungi berbagai arsip penting perusahaan.

“Digitalisasi tentu akan membantu dari segi keamanan, kemudahan dan kenyamanan mengakses dokumen serta mendukung penerapan tata kelola perusahaan yang baik. Saya yakin Infomedia dapat memberikan berbagai terobosan baru dalam pengelolaan arsip secara digital sesuai kebutuhan,” katanya.

Infomedia fokus terhadap pelibatan teknologi digital seperti penggunaan computer vision berbasis kecerdasan buatan (Artificial Intelligent/AI) dan penggunaan drone untuk memantau kesesuaian dokumen pada tempatnya serta kebutuhan stock opname dokumen.

Teknologi security system dengan face recognition juga diterapkan untuk menjaga keamanan gedung dan dokumen tetap terpantau dengan baik.

Mobilisasi dokumen bergerak akan terpantau keamanannya melalui vehicle tracking yang terpasang pada kendaraan pengangkut dokumen dan dapat dipantau secara realtime.

Adapun faktor transparansi dan akuntabilitas terjaga dengan dukungan dashboard pada aplikasi yang dapat diakses melalui website dan mobile.

Aplikasi ini menampilkan history proses saat penyimpanan dan pengambilan dokumen secara realtime mulai dari proses order hingga monitoring, alih media dan digital filing platform.

Melalui Document Management System yang terekam dengan baik secara digital, perusahaan dapat menekan biaya operasional dalam pengelolaan dokumen, mengurangi jumlah penggunaan kertas sekaligus mempercepat akses ke dokumen yang diperlukan dan mempercepat aliran distribusi kepada pihak yang membutuhkan.